Cómo importar datos en sus hojas de cálculo de Excel de la manera ordenada y fácil

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Excel es el rey de los programas de hoja de cálculo Excel vs. Hojas de cálculo de Google: ¿cuál es mejor para usted?¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las en línea tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lee mas , pero a veces necesita abrir un documento que no fue formateado específicamente para programas de Microsoft. Y otras veces, deberá guardar su documento en un formato diferente para que las personas que no usan Excel puedan usarlo.

Importar y exportar datos en Excel parece un proceso complicado, pero en realidad es bastante fácil una vez que lo ha hecho un par de veces. Esto es lo que necesitas saber.

Cómo importar datos a Excel

No importa qué tipo de datos esté importando, comenzará el proceso de la misma manera. Golpear Archivo> Importar Para empezar. Verá esta ventana emergente, que le permite elegir el formato del archivo original que desea importar:

Este cuadro de diálogo le ofrece la opción de importar valores separados por comas (CSV), FileMaker Pro, HTML y archivos de texto. Si desea importar otro tipo de archivo de hoja de cálculo, su mejor opción es exportar la hoja de cálculo en un formato diferente del programa original. La mayoría de los programas no deberían tener ninguna dificultad para exportar a CSV o texto. Usaré un CSV en este ejemplo porque es un formato de datos común, usado para todo, desde datos de investigación hasta hojas de cálculo de contactos en redes sociales. Cómo hacer una copia de seguridad de tus contactos de Facebook en cualquier cuenta de correo electrónico [Consejos semanales de Facebook]Facebook hace que muchos aspectos de tu vida sean más convenientes. Es una manera fácil de mantenerse en contacto, le recuerda los cumpleaños de sus amigos y puede sincronizar sus contactos y eventos de Facebook con sus ... Lee mas

Iniciar asistente de importación de texto

Hacer clic Importar, y verá el Asistente de importación de texto:

El Asistente de importación de texto de Excel hace todo lo posible para facilitar este proceso y, en su mayor parte, funciona muy bien. La mayoría de las veces, solo golpearás Siguiente> hasta que el asistente desaparezca y sus datos aparezcan en la hoja de cálculo. Como puede ver en la imagen de arriba, el asistente de texto determinó que este archivo está delimitado; cada celda está separada por una coma. Porque esto es correcto, simplemente podemos golpear Siguiente> para continuar con la importación (si no es así, siga leyendo para obtener sugerencias sobre la importación de ancho fijo).

Establecer delimitadores de datos

El paso dos le permite elegir una serie de opciones diferentes relacionadas con la delimitación que lo ayudarán a asegurarse de que sus datos se importen correctamente:

Primero, puedes elegir tu delimitador. Los datos que estoy importando aquí usan comas para separar las celdas, por lo que dejaré Coma seleccionado. Lengüeta también está seleccionado y no tiene un efecto adverso en esta importación, por lo que lo dejaré solo. Si su hoja de cálculo usa espacios o puntos y comas para diferenciar entre celdas, simplemente seleccione esa opción. Si desea dividir los datos en otro carácter, como una barra o un punto, puede ingresar ese carácter en el Otro: caja.

los Tratar delimitadores consecutivos como uno box hace exactamente lo que dice; en el caso de las comas, tener dos comas seguidas crearía una sola celda nueva. Cuando la casilla no está marcada, que es la predeterminada, crearía dos nuevas celdas.

los Calificador de texto la caja es importante; cuando el asistente importa una hoja de cálculo, tratará algunas de las celdas como números y otras como texto. El carácter en este cuadro le indicará a Excel qué celdas deben tratarse como texto. Normalmente, habrá comillas ("") alrededor del texto, por lo que esta es la opción predeterminada. Los calificadores de texto no se mostrarán en la hoja de cálculo final. También puede cambiarlo a comillas simples (‘‘) o ninguna, en cuyo caso todas las comillas permanecerán en su lugar cuando se importen a la hoja de cálculo final.

Establecer formatos de datos

Una vez que todo se ve bien, golpea Siguiente> para ir al paso final, que le permite establecer formatos de datos para celdas importadas:

El valor predeterminado para Formato de datos de columna es General, que convierte los datos automáticamente a formatos numéricos, de fecha y de texto. En su mayor parte, esto funcionará bien. Sin embargo, si tiene necesidades de formato específicas, puede seleccionar Texto o Fecha:. La opción de fecha también permite elegir el formato en el que se importa la fecha. Y si desea omitir columnas específicas, también puede hacerlo.

Cada una de estas opciones se aplica a una sola columna o a varias columnas si presiona Mayús y hace clic para seleccionar más de una. Puede llevar mucho tiempo recorrer todas las columnas de esta manera si tiene una hoja de cálculo gigante, pero puede ahorrarle tiempo a largo plazo si todos sus datos están formateados correctamente la primera vez que importe eso.

La última opción en este diálogo es la Avanzado menú, que le permite ajustar la configuración utilizada para reconocer datos numéricos. El valor predeterminado utiliza un punto como separador decimal y una coma como separador de miles, pero puede cambiar esto si sus datos tienen un formato diferente.

Después de marcar esas configuraciones a tu gusto, solo presiona Terminar y se realiza la importación.

Usar ancho fijo en lugar de delimitado

Si Excel obtiene delimitación incorrecta de sus datos, o está Importar un archivo de texto sin delimitadores Cómo convertir archivos de texto delimitado a hojas de cálculo de ExcelEs fácil convertir un archivo de texto delimitado en una hoja de cálculo de Excel. Aquí se explica cómo hacerlo utilizando tres métodos diferentes. Lee mas , tu puedes elegir Ancho fijo en lugar de Delimitado en el primer paso Esto le permite separar sus datos en columnas según el número de caracteres en cada columna.

Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo llena de celdas que contienen códigos con cuatro letras y cuatro números, y desea dividir las letras y los números entre diferentes celdas, puede elegir Ancho fijo y establece la división después de cuatro caracteres:

Para hacer esto, seleccione Ancho fijo y haga clic Siguiente>. En el siguiente cuadro de diálogo, puede indicarle a Excel dónde dividir los datos en diferentes celdas haciendo clic en los datos que se muestran. Para mover una división, simplemente haga clic y arrastre la flecha en la parte superior de la línea. Si desea eliminar una división, haga doble clic en la línea.

Después de seleccionar tus divisiones y golpear Siguiente>, obtendrá las mismas opciones que tendría en la importación delimitada; Puede seleccionar el formato de datos para cada columna. Luego golpea Terminar y obtendrás tu hoja de cálculo.

Además de importar archivos no delimitados, esta es una buena manera de dividir texto y números Cómo extraer un número o texto de Excel¿Necesita extraer un número de una cadena o texto mixto en Excel? Aquí se explica cómo convertir texto y números en Microsoft Excel. Lee mas de los archivos con los que está trabajando. Simplemente guarde el archivo como un archivo CSV o de texto, importe ese archivo y use este método para dividirlo como desee.

Importar HTML es lo mismo que importar archivos CSV o de texto; seleccione el archivo, siga las mismas opciones que antes y su documento HTML se transformará en una hoja de cálculo que podrá trabajar con (puede resultarle útil si desea descargar tablas HTML de un sitio web, o si los datos del formulario web se guardan en HTML formato).

Exportar datos desde Excel

Exportar datos es mucho más simple que importarlos. Cuando esté listo para exportar, presione Archivo> Guardar como... (o use un práctico atajo de teclado Excel 35 Atajos de teclado diarios de Microsoft Excel para Windows y Mac¡Los atajos de teclado pueden ahorrarle mucho tiempo! Use estos accesos directos de Microsoft Excel para acelerar el trabajo con hojas de cálculo en Windows y Mac. Lee mas ), y se te presentarán varias opciones. Solo elige el que necesitas.

Aquí hay un desglose de algunos de los más comunes:

• .xlsx / .xls: formatos estándar de Excel.
• .xlt: Plantilla de Excel.
• .xlsb: un formato de Excel escrito en binario en lugar de XML, que permite guardar hojas de cálculo extremadamente grandes más rápido que los formatos estándar.
• .csv: valor separado por comas (como en el primer ejemplo de importación utilizado anteriormente; puede ser leído por cualquier programa de hoja de cálculo).
• .TXT: una cantidad de formatos ligeramente diferentes que usan pestañas para separar las celdas en su hoja de cálculo (en caso de duda, seleccione Texto delimitado por tabuladores en lugar de otra opción .txt).

Cuando seleccionas un formato y presionas Salvar, puede recibir una advertencia similar a esta:

Si está buscando guardar su archivo como algo diferente a .xlsx o .xls, es probable que esto suceda. A menos que haya características específicas que realmente necesita en su hoja de cálculo, simplemente presione Seguir y tu documento se guardará.

Un paso más cerca del dominio de Excel

En su mayor parte, las personas solo usan hojas de cálculo con formato de Excel, y es realmente fácil abrirlas, modificarlas y guardarlas. Pero de vez en cuando obtendrá un tipo diferente de documento, como uno extraído de la web o generado en un suite ofimática diferente ¿Qué suite de oficina es mejor para ti?Te presionarán para encontrar una ocupación que no requiera procesamiento de palabras o números de algún tipo. Y quizás se pregunte, ¿es Microsoft Office realmente la mejor solución? Aquí están tus opciones. Lee mas . Saber cómo importar y exportar diferentes formatos puede hacer que trabajar con este tipo de hojas sea mucho más conveniente.

¿Importa o exporta archivos de Excel regularmente? ¿Para qué te resulta útil? ¿Tiene algún consejo para compartir o problemas específicos para los que aún no ha encontrado una solución? ¡Compártelas a continuación!