Cómo responder a todos los correos electrónicos de la manera correcta: en línea

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En 1971, se envió el primer correo electrónico de una computadora a otra. Ahora, 269 ​​mil millones de correos electrónicos Se envían todos los días.

Es imposible imaginar cuántos de estos correos electrónicos son innecesarios. ¿Cuántos sirven solo para causar más confusión? Para quemar aún más atención y paciencia de sus destinatarios.

Pero una cosa es segura: si más personas comenzaron responder a correos electrónicos de manera efectiva 5 herramientas para escribir mejores correos electrónicos que las personas leerán y responderánEscribir no es del agrado de todos. Pero no es necesario ser un gran escritor para enviar un excelente correo electrónico. Todo lo que necesita son algunas herramientas para garantizar mensajes de calidad. Lee mas , todos estaríamos encadenados a nuestras bandejas de entrada un poco menos apretados y nuestro ansiedad por correo electrónico Cómo dominar la ansiedad de la bandeja de entrada de GmailTantos correos electrónicos, tan poco tiempo. ¿Te sientes así cuando se trata de administrar tu bandeja de entrada de Gmail? Le mostramos configuraciones simples y herramientas útiles para organizar y proteger su bandeja de entrada de Gmail.

Lee mas Sería un poco menos debilitante.

La solución más obvia aquí no es solo "responder en línea", sino también responder en línea correctamente. La respuesta en línea es donde responde dentro del cuerpo principal del correo electrónico, en lugar de escribir su propio correo electrónico desde cero.

La respuesta en línea es algo que la mayoría de nosotros ya hacemos de vez en cuando. Pero deberíamos responder en línea lejos más a menudo. Y deberíamos hacerlo con algunas reglas en mente para mantener esos complicados hilos de correo electrónico organizados y fáciles de seguir.

Estamos respondiendo al correo electrónico incorrecto

Lo opuesto a la respuesta en línea es lo que a menudo se llama "publicación principal". Aquí es donde presiona responder a un correo electrónico y simplemente comienza a escribir en la parte superior del cuadro de texto. Así es como se compone la mayoría de los correos electrónicos de hoy. Pero a menos que esté lidiando con conversaciones de correo electrónico extremadamente simples, la publicación principal puede causar todo tipo de problemas.

En primer lugar, cuando la publicación principal, volver a consultar el correo electrónico original se convierte en una gran molestia, lo que implica buscar por correo electrónico tras correo electrónico para encontrar lo que está buscando. Luego, debe desplazarse hacia abajo hasta el correo electrónico que está redactando para quizás parafrasear lo que acaba de encontrar, fuera de contexto y, a menudo, faltan puntos sobresalientes.

A veces, un destinatario puede responder a su correo electrónico en un hilo de correo electrónico completamente nuevo, lo que significa que su conversación ahora está ocurriendo en dos o más hilos separados.

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Si estás en una conversación grupal, las cosas se ponen aún más complicadas. Hacer un seguimiento de quién responde a qué, cuándo y cuáles fueron las respuestas aquellos Las respuestas se convierten en una hazaña casi imposible.

La respuesta en línea es la solución

En lugar de la publicación principal, deberíamos responder en línea - es decir, dentro del cuerpo del mensaje de correo electrónico original. En Outlook y Apple Mail, puede ver el mensaje original tan pronto como pulse responder. En Gmail, solo presione los tres puntos en la parte inferior de la pantalla de redacción para mostrar la conversación.

Propina: Para eliminar la línea vertical de "cita" de su respuesta en Gmail, resalte todo el correo electrónico, luego haga clic en el sangría menos botón.

La respuesta en línea resuelve el problema de la necesidad de desplazarse por las masas de mensajes porque el correo electrónico original está incluido y se puede buscar en el mensaje más reciente que recibe en esa conversación. Esto significa que todo se mantiene en contexto.

Además, no tiene que perder el tiempo resumiendo las respuestas de otras personas o copiando fragmentos de correos electrónicos solo para que sus propias respuestas tengan sentido. Con las respuestas en línea, todo está ahí para que todos puedan consultarlo en cualquier momento.

Y para los hilos que involucran a varias personas, distinguir quién dijo qué y en respuesta a quién es fácil (si se hace correctamente).

En línea respondiendo correctamente

Cuando la mayoría de las personas responden en línea, simplemente escriben sus respuestas junto con el texto al que quieren responder, y lo ponen en negrita o rojo.

Esto está lejos de ser ideal. Tan pronto como alguien abre un correo electrónico en texto plano, no puede ver este formato. Y tan pronto como haya más de un par de personas en un hilo, las cosas pueden volverse desordenadas rápidamente.

Entonces, aquí hay una guía rápida sobre correctamente respuesta en línea que es escalable y mantendrá la confusión al mínimo.

1. No confíes en el formato

Como se mencionó, en algunos casos, un destinatario puede no ver el formato que incluye en un correo electrónico (por ejemplo, puede preferir texto sin formato). Si alguien es daltónico, puede que les resulte difícil seguir hilos que contengan múltiples colores.

Por supuesto, use el formato para que las respuestas sean más fáciles de encontrar al escanear un correo electrónico. Pero no confíes solamente en eso.

2. Prefacio Respuestas con su nombre

En lugar de depender del formato, adopte el hábito de anteponer todas sus respuestas con su nombre y, si necesita estar especialmente organizado, la fecha. Pida a todos los destinatarios que hagan lo mismo.

Actualmente, en Gmail, no tiene más remedio que escribir su nombre manualmente. Lo mismo es cierto para el aplicación de correo de Apple siempre soso.

Sin embargo, si usa Outlook, hay una función para introducir automáticamente sus respuestas con su nombre. Para hacer esto, vaya a Archivo> Opciones> Correo. Luego ve a Respuestas y reenviar, comprobar la Prefacio comentarios con cuadro y escriba su nombre en el cuadro de texto. Cuando responda en el cuerpo de un correo electrónico, su nombre aparecerá entre paréntesis automáticamente.

Mailbird También tiene esta opción por defecto.

3. Use saltos de línea, por favor

Siempre que deje una respuesta en línea, esta debe estar en una nueva línea, en lugar de insertarse a mitad de la oración o al final de un párrafo.

Esto hace que sea mucho más fácil para otras personas responder a sus comentarios y simplifica mucho el escaneo de la conversación que ocurre alrededor de cada punto.

4. Sangría respuestas de varios niveles

Cuando se abordan varios puntos en un correo electrónico, tendrá múltiples hilos en un solo mensaje.

Para mantenerlos organizados, debe sangrar las respuestas enhebradas para que sea obvio qué comentarios se relacionan con cada punto. Personalmente, el uso de corchetes angulares (>) son los caracteres más intuitivos aquí, ya que las viñetas pueden no aparecer en correos electrónicos de texto sin formato.

Esto le ahorrará mucho esfuerzo al tratar de averiguar a qué parte de la conversación debe prestarle atención.

5. Último recurso: use una herramienta mejor

Nadie finge que las respuestas en línea son la solución perfecta aquí. Pero si no tiene más remedio que usar el correo electrónico, tómese el tiempo para escribir correos electrónicos que sean eficientes y efectivos Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos)El correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en los negocios. Para tener éxito en ese entorno, debe aprender a redactar correos electrónicos profesionales efectivos. Te mostramos 9 trucos simples que han demostrado que funcionan. Lee mas . Según las razones anteriores, la respuesta en línea es la mejor manera de mantener el progreso de los proyectos. También ayuda a todos a mantenerse al día con múltiples conversaciones dentro de hilos de correo electrónico sin necesidad de perder el tiempo mirando largas listas de correos electrónicos pasados.

Si incluso las respuestas en línea se vuelven demasiado complejas, o si sus colegas no pueden acostumbrarse a responder correctamente en línea, sin embargo, puede ser el momento de buscar una herramienta diferente.

Herramientas de comunicación como Flojo, Quejarsey Grupo Facilitar las complejas comunicaciones del equipo. En lugar de seguir luchando con el correo electrónico, puede ser hora de probar uno de estos.

Difundir la palabra

Cuando adopte estas simples reglas de respuesta en línea, muchos destinatarios apreciarán cuán eficiente es comportamiento del correo electrónico 5 herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicosTodos todavía están tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos también del hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Lee mas es y comienza a imitar tu enfoque de forma natural.

Sin embargo, si no copian naturalmente su etiqueta de correo electrónico reflexiva, hágala saber. Envíales este artículo. Describa cómo desea que respondan y explique que ahorrará toneladas de mensajes incomprendidos, pérdida de tiempo y pérdida de contexto.

Realmente no hay inconveniente.

¿Crees que estas reglas te ayudarán a estar al tanto de los hilos complejos de correo electrónico? ¿Hay algún otro consejo de respuesta en línea que considere útil?

Haber de imagen: sangoiri /Depositphotos