Use Excel y Google Tasks para crear la mejor herramienta de gestión de objetivos

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Últimamente, comencé a darme cuenta de que estoy trabajando muy duro, pero si alguien me pregunta si siento o no que estoy trabajando hacia un propósito más amplio, tendría que decir que realmente no lo sé. El enfoque actual se siente más como un enfoque de ametralladora, donde solo estoy tratando de lograr lo que sea posible, y espero que me lleve a donde quiero estar. Esa no es exactamente la forma de alcanzar las metas de la vida.

Entonces, como siempre lo hago cuando necesito una solución, recurrí a MakeUseOf. Encontré una herramienta de administración de objetivos en línea llamada GoalStacker GoalStacker: una aplicación de gestión de tareas centrada en las tareas de su día Lee mas , pero el sistema allí se sentía demasiado orientado a tareas para mis necesidades. Estaba buscando un enfoque más amplio, donde comienzas con objetivos generales de la vida, y luego avanzas hacia las tareas diarias individuales. A continuación, recurrí a la revisión de Bakari de 43Cosas Liste y logre con 43Things.com

Aunque las resoluciones y objetivos de Año Nuevo se pueden escribir e imprimir fácilmente en una hoja de papel, 43Things.com ofrece características más útiles que el lápiz y el papel, y proporciona un método simple para gerente... Lee mas , que parecía muy prometedor. Irónicamente, 43Things tiene el problema opuesto. Está bellamente orientado hacia esos objetivos y sueños generales, pero no es tan fuerte cuando se trata de dividirlos en pedazos pequeños y administrar las tareas diarias que lo llevarán allí.

Otra herramienta de gestión de objetivos que miré fue Plan de semana WeekPlan: planificador de tareas semanal con objetivos en mente Lee mas , que pensé que tenía más promesa. Desafortunadamente, no me gustó el enfoque limitado basado en roles, y el hecho de que la línea entre los objetivos de la vida y las tareas diarias era tan directa. En el sistema de administración de objetivos de mi sueño, busco un área intermedia donde pueda dividir esos objetivos muy grandes en objetivos más pequeños (pero aún grandes) para lograr en el camino. Finalmente, divide esos objetivos de nivel medio en un grupo de tareas que lo ayudarán a alcanzar cada uno de esos hitos.

Crear un sistema de gestión de objetivos de bricolaje

Como suele suceder cuando no encuentro lo que necesito en un sistema o aplicación existente, decidí crear el sistema ideal desde cero. Ahora, no estoy hablando de intentar codificar una aplicación o crear un sitio web que lo haga como yo quiero. No, en cambio, decidí usar dos sistemas que uso a diario y que conozco bien: Microsoft Excel y Google Tasks.

Organice y compartimente sus objetivos de vida

Si está listo para tomarse en serio el trabajo hacia esos grandes sueños que tiene, es hora de sentarse y escribirlos. Esto reintroduce el enfoque en su vida diaria. Le da una razón para trabajar en esas tareas aparentemente mundanas y sin sentido, porque sabe que esa tarea es solo un paso hacia el objetivo general. A pesar de todo lo demás destinado a la gestión de objetivos, Microsoft Excel sigue siendo la mejor herramienta para hacer esto, en mi opinión.

Para comenzar, abra una nueva hoja de cálculo y cree una nueva hoja para las 4-6 áreas principales de su vida que son más importantes para usted. En mi caso, en los últimos días de mi vida, quiero decir que he podido dejarles una gran riqueza a mis hijos, tengo Tuve una relación maravillosa con cada miembro de mi familia, me mantuve en perfecto estado de salud y viví increíbles aventuras. Entonces, mis áreas centrales son RIQUEZA, FAMILIA, SALUD y AVENTURA.

En cada una de esas hojas de objetivos "principales" individuales, va a dividir ese núcleo en 4 o 5 objetivos específicos generales que significan el éxito en esa área de su vida, en su mente. Estos son los elementos que enumerará en esta página e incluyen un año objetivo en un futuro lejano. La mayoría de estos estarán cerca de la jubilación, pero en algunos casos puede tener un objetivo como deshacerse de la deuda que podría ocurrir mucho antes.

Ahora que ha desglosado esas grandes y enormes metas en "submetas" más pequeñas, son un poco más manejables. Sin embargo, para convertirlos en tareas diarias, deben desglosarse aún más. Tome cada uno de esos grandes objetivos secundarios y enumere los principales pasos involucrados para llegar allí. Estas no deberían ser tareas diarias, deberían ser metas que te llevarán de seis meses a un año para lograrlas. Cada paso te acerca mucho más al gran objetivo secundario dentro de tu valor central.

También me gusta poner un símbolo verde "$$$" junto a los artículos que requerirán cierta inversión, como una forma de planificar con anticipación ese costo. Pero lo más importante, cada uno de los pasos debe tener un año específico aplicado que desea realizar ese paso. Hágalo realista, pero tampoco se preocupe demasiado. Finalmente, sombree los pasos que se deben realizar dentro del próximo año o dos: estos son los elementos que debe planificar de inmediato.

Ahora que tiene sus valores centrales desglosados ​​en submetas principales, y luego esas submetas desglosadas en pasos, es hora de crear los hitos o tareas en los que va a trabajar para avanzar lentamente hasta el final línea. Cree una nueva hoja al lado de la hoja de valor central con un nombre similar. Llamé al mío "Wealth_MS1", donde MS significa hitos.

Dentro de esta nueva hoja, copiará los pasos que vencen dentro del próximo año o dos. Sin embargo, hará que cada paso se convierta en un encabezado. Debajo de cada uno de estos encabezados, finalmente creará las tareas específicas e individuales que puede realizar con una semana o varias semanas.

Cada uno de estos elementos se puede llamar literalmente una "tarea", porque es algo en lo que puede sentarse y realmente trabajar y lograr después de varias sesiones. No es esta idea de pastel en el cielo lo que se siente inalcanzable. Estos son elementos muy accesibles que parecen un paso muy, muy pequeño, pero cada uno de estos representa un peldaño en la escalera hacia esos sueños de la vida. Dales a cada uno una fecha específica y piensa mucho en esa fecha.

Asignar tareas procesables para lograr

Una vez que haya creado todas estas hojas de "hitos", el siguiente paso de su sistema de gestión de objetivos es asignar esas tareas a su lista de tareas pendientes. No importa qué listas de tareas Do It (Tomorrow) es una lista de tareas en línea extremadamente simpleSi te encanta la idea de una lista en línea de cosas que debes hacer, pero nunca logras usar una por más tiempo del que te lleva agregar todo ... Lee mas Lo he intentado, siempre vuelvo a Google Tasks. Entonces, decidí usarlo para este proyecto también. Básicamente, crea una nueva lista para cada uno de sus valores centrales que definió al comienzo de este proyecto.

Una vez que haya terminado, verá todos esos objetivos centrales listos para aceptar las tareas individuales en las que estará trabajando para llegar allí.

Ahora, revise las hojas de "hitos" que acaba de crear y coloque los elementos más urgentes, lo antes posible, en la lista correspondiente en Tareas de Google. No olvide asignarle la fecha y darle una buena descripción para que recuerde exactamente lo que quería lograr.

Una vez que haya terminado, se habrá asignado una lista de las tareas más urgentes.

Ahora tiene elementos reales y procesables que sabe que va a lograr, ¡porque están en su lista de tareas pendientes con fechas límite!

Rastrea y monitorea tu progreso

Tienes un sistema realmente genial configurado ahora. Cada semana o cada dos semanas, puede abrir su hoja de cálculo, actualizar los elementos que ha completado y realizar un seguimiento de cuánto más se está acercando a esos grandes objetivos.

Sería bueno simplemente marcar los elementos como realizados, pero para ser honesto, he descubierto que la retroalimentación visual funciona como un estímulo aún mejor en el camino. Voy a mostrarle rápidamente cómo puede configurar un gráfico de barras genial para mostrar el progreso. Vuelva a la hoja de "hitos" que creó y cree una columna "Completada" junto a las fechas objetivo. En la parte inferior de esa columna, cree un campo usando el formato formal "= COUNTIF (celda1: celda2," Sí ") / x) * 100"

Simplemente reemplace "x" por el número de filas (tareas) y haga que "celda1" y "celda2" sean iguales a las celdas al inicio y al final del rango.

Lo que esto hace es crear una celda debajo de todas las tareas que se actualizará con el porcentaje del total de tareas que ha completado. Ahora, para hacer eso gráfico, haga clic en Formato y elija Formato condicional para la celda, y elija una de las barras de datos.

Esto convierte la celda en una barra de datos. Ahora, simplemente regrese al mismo elemento del menú nuevamente y seleccione "Editar regla ". Establezca todos los elementos que se muestran a continuación con una flecha roja en los valores que se muestran.

¡Esto hará que la barra se llene de color verde en el porcentaje que representa la cantidad de tareas que ha realizado hasta ahora!

¿Es eso genial o qué? De acuerdo, tal vez este último paso es un poco exagerado, y podrías completar totalmente el sistema de gestión de objetivos sin este estímulo gráfico, pero me encanta ver que la barra se mueve a través de la celda mientras realizo una tarea en un momento. Alcanzar el 100% significa que estás un paso muy cerca de esos sueños de la vida.

¿Qué opinas sobre un sistema tan personalizado? ¿Crees que puede darte más poder y control para gestionar mejor tus objetivos de vida? ¿Qué sistemas implementa para dividir sus grandes sueños en tareas manejables? ¡Comparte tus propios consejos y sugerencias en la sección de comentarios a continuación!