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Cuando viaja por viajes de negocios, probablemente sepa lo tedioso que puede ser realizar un seguimiento de los gastos de viaje, comida, hotel y entretenimiento. A menudo requiere que recuerde obtener recibos, contarlos y proporcionar a su empresa u organización un informe de gastos. Bueno, ExpenseCloud, un nuevo servicio en línea y aplicación móvil, podría ahorrarle muchísimo tiempo.
ExpenseCloud funciona de manera muy similar al popular servicio financiero personal, Mint.com. Puede usar ExpenseCloud para importar transacciones de sus cuentas de tarjeta de crédito y débito en línea, o agregar gastos manualmente, y al final crear un informe de gastos para su aprobación.
Aunque las opciones de pago premium para ExpenseCloud serán más útiles para las empresas con varias cuentas, la cuenta gratuita para particulares también puede ser útil para los docentes, trabajadores independientes, empleados del gobierno y similares que pueden no tener una cuenta de empresa pero necesitan hacer un seguimiento de los gastos y proporcionar un informe de gastos, incluso para los impuestos relacionados propósitos
Cómo funciona
ExpenseCloud es una aplicación móvil multiplataforma para iPhone, Blackberry y Android. Después de registrar su cuenta, puede comenzar a usar ExpenseCloud directamente. La interfaz de usuario de la pantalla de inicio consiste en una simple colección de botones de entrada de datos para registrar estacionamiento, gastos de hotel, kilometraje, entretenimiento, viajes aéreos, comidas y otros gastos.
Cuando toca una categoría, puede agregar manualmente un gasto que incluye campos de datos para el monto, la fecha y el comerciante, y si un gasto es Facturable o Prepago. Si está viajando al extranjero, también puede indicar la moneda que utilizó.
Como ExpenseCloud está en su iPhone, puede tomar fotos de los recibos con la cámara incorporada. La cámara del iPhone captura documentos incluso mejor que algunos escáneres, y con un poco de práctica, toma menos de 30 segundos tomar una foto de un recibo y guardarlo en su iPhone. Puede usar el botón verde Agregar desde ExpenseCloud para activar la cámara o agregar una foto existente de un recibo en su biblioteca.
Con ExpenseCloud, por supuesto, puede ingresar datos manualmente, como lo haría al guardar recibos y registrar elementos con lápiz y papel. Pero ExpenseCloud funciona como una hoja de cálculo, por lo que cuando ingresa datos manualmente, proporciona un informe detallado, calculando todos los datos por usted, lo que lo hace más preciso. Toda la información que ingresa en la versión móvil de ExpenseCloud se sincroniza con su cuenta en línea y viceversa.
Gastos de importación automática
ExpenseCloud funciona de manera similar a Mint.com en que puede vincularse a sus cuentas personales de tarjeta de crédito y débito y descargar transacciones a su cuenta ExpenseCloud, que a su vez alivia la necesidad de ingresar datos manualmente, excepto, por supuesto, cuando paga usando efectivo.
La importación automática es un ahorro de tiempo útil, especialmente si realiza muchos viajes de negocios en los que necesita administrar e informar sus gastos. Al igual que Mint, el acceso de ExpenseCloud a sus cuentas de crédito no le permite a usted ni a ninguna otra persona realizar cambios utilizando ExpenseCloud. Solo descarga sus transacciones con fines informativos.
Reporte de gastos
El gran ahorro de tiempo es cuando necesita reunir y clasificar recibos, calcular sus gastos y crear un informe de gastos. ExpenseCloud hace estas tareas por usted. Después de regresar de su viaje, incluso puede agregar gastos aún no registrados y luego simplemente crear su informe, que puede exportarse a PDF o enviarse por correo electrónico directamente a contabilidad.
Si hace copias fotográficas de sus recibos, por supuesto, también se agregarán a su informe.
Precios
Las compañías más grandes probablemente establecerán cuentas ExpenseCloud para sus empleados, pero también hay opciones individuales gratuitas y de bajo costo. El plan gratuito incluye la importación automática de gastos, las funciones de informes, el uso de la aplicación móvil gratuita que se sincroniza con su cuenta de ExpenseCloud en línea y se integra con otro software de cuenta como Quickbooks
Con la tecnología móvil como ExpenseCloud, hay pocas razones para aferrarse a los recibos de papel obsoletos y al método de hoja de registro para rastrear los gastos. Háganos saber lo que piensa de ExpenseCloud. ¿Es un servicio que crees que podrías intentar usar?
Bakari es escritor y fotógrafo independiente. Él es un usuario de Mac desde hace mucho tiempo, fanático de la música de jazz y hombre de familia.
