Microsoft Office 2010: Últimos consejos y trucos

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Aprenda a aprovechar al máximo la última versión de Microsoft Office con nuestra última guía gratuita para Office 2010. Incluye muchas mejoras sobre Office 2007. Sin embargo, al igual que con todas las versiones de Office, estas mejoras distan mucho de ser obvias para el usuario promedio.

Ingrese a Office 2010: Ultimate Tips and Tricks. Este manual, del autor Matt Smith, señala todas las mejores características nuevas de la última suite ofimática de Microsoft y las explica en una guía práctica. En la mayoría de los programas, no es difícil encontrar todas las funciones, pero Microsoft Office2010 es tan expansivo que incluso los usuarios veteranos a menudo descubrirán que no son expertos ni siquiera en la mitad de las capacidades que ofrece el software.

¡Aquí hay mucho que aprender, así que échale un vistazo!

Tabla de contenido

§1. Introducción

§2 – Explorando entre bastidores

§3 – Palabra!

§4 – Excel

§5 – Encender Powerpoint

§6 – Mirando hacia Outlook

§7. Conclusión

1. Introducción

1.1 Bienvenido a Office 2010

Hay pocos nombres en el software de PC más icónicos que Microsoft Office. La palabra en sí es genérica, pero la popularidad del conjunto de productividad de Microsoft lo ha hecho instantáneamente reconocible en el contexto de las computadoras. Llega más allá de los límites del geekdom y llega al léxico de los guerreros de cubículos cotidianos, que utilizan el software constantemente para todo, desde la composición del correo electrónico hasta las presentaciones corporativas.

La última versión de Office de Microsoft, Office 2007, fue un gran problema. Fue una revisión casi tan grande como la de Windows Vista en comparación con Windows XP. Si bien Office 2007 tiene muchos detractores (cualquier cambio importante en un programa popular y arraigado seguramente provocará cierta agonía), la revisión fue mayormente exitosa. Microsoft lanzó una nueva interfaz de usuario importante, conocida como Ribbon, sin excesivos dolores de crecimiento.

Office 2010 es, en comparación, una actualización menor. Eso no quiere decir que no incluya nuevas características, algunas de las cuales son increíblemente útiles, pero la interfaz es prácticamente la misma. Los usuarios de Office anteriores a Office 2007 tenían una pequeña curva de aprendizaje asociada con el hecho de volver a familiarizarse con el software, pero cualquier persona que se sienta cómoda con Office 2007 no debería tener ningún problema con 2010.

1.2 Consejos - ¡entrantes!

Dado que Office 2010 no cambia tanto como Office 2007, no hay tanto para instruir a los usuarios sobre cómo usar el nuevo software. Los usuarios que vienen desde 2003 aún tendrán que familiarizarse con la interfaz Ribbon, pero, francamente, la mayoría de los consejos generales relacionados con la versión 2007 aún lo ayudarán allí (pero los detalles, por supuesto, tienen cambiado)

En cambio, Office 2010 tiene muchas mejoras. Esta guía se centrará en enseñar a los usuarios que vienen a Office 2010 cómo aprovechar al máximo el programa y usar todas las funciones que se ofrecen. En la mayoría de los programas, no es difícil encontrar todas las funciones, pero Office 2010 es tan expansivo que incluso los usuarios veteranos a menudo descubrirán que no son expertos ni siquiera en la mitad de las capacidades del software ofertas.

Los consejos que encuentre aquí deberían ser útiles para la mayoría de las personas que usan Office 2010 regularmente. Mi objetivo no era buscar trucos oscuros, sino presentar información útil que no se conoce comúnmente. Esperemos que esto lo haga más productivo, o al menos le brinde las herramientas necesarias para manejar su trabajo con más velocidad y menos estrés.

1.3 Compatibilidad con versiones anteriores

Los consejos que presento en esta guía son puramente desde la perspectiva de Office 2010. Esto no quiere decir que algunos de ellos no se apliquen total o parcialmente a Office 2007, pero muchos de los consejos se centran en las nuevas funciones que se agregaron en Microsoft Office2010.

Los fanáticos de Mac que usan Microsoft Office para Mac 2008, que probablemente incluye a la mayoría de las personas que leen esto en una computadora Apple, encontrarán muy poca información útil en esta guía. Microsoft Office para Mac 2008 ni siquiera usó la interfaz de cinta, por lo que existen muchas diferencias. Es más probable que encuentre características similares en el recientemente lanzado Microsoft Office para Mac 2011; sin embargo, los atajos de teclado y los diseños de menú pueden ser diferentes en muchas situaciones.

2. Explorando entre bastidores

El mayor cambio en la interfaz de Office 2010 es la introducción de Backstage. Atrás quedó el menú Archivo, y desapareció también el botón de Office de Office 2007. Ahora encontrarás una pestaña Archivo. Pero cuando hace clic en él, ya no abrirá un menú, sino que abrirá una parte completamente nueva de la interfaz.

A pesar del nuevo elemento de interfaz, la mayoría de las tareas realizadas en Backstage son completamente mundanas. Puede abrir, guardar e imprimir archivos, explorar documentos recientes y abrir documentos nuevos. ¡Bostezo!

Sin embargo, hay algunas características interesantes que se pueden encontrar si profundiza en Backstage. Solo tienes que ir a buscarlos.

2.1 Personalizando la cinta

La cinta de Microsoft Office no irá a ningún lado, al menos, hasta que Microsoft decida renovar Office nuevamente, lo que probablemente no sucederá hasta el final de esta década.

No tome esto como que significa que lo que se le presenta la primera vez que abre Microsoft Office está escrito en piedra. Es posible engañar la interfaz de Office 2010 de varias maneras, aunque el método para hacerlo no es obvio mientras está utilizando el software. Cambiar la interfaz requiere que vaya a Backstage y abra el menú Opciones, luego navegue hacia abajo hasta Personalizar cinta de opciones.

La interfaz de la cinta está, por defecto, bastante ocupada. Sin embargo, en realidad no representa la gran mayoría de los comandos potenciales que están disponibles en cualquier pieza particular de software de Office. El objetivo de la interfaz Ribbon era reducir el desorden, y esto significaba deshacerse de los árboles de menú profundos y deshacerse de los botones de comando para las funciones que rara vez se usaban.

Por supuesto, raramente usado no es lo mismo que nunca usado. Esos comandos todavía están allí, y puede encontrarlos en los Comandos, no en la sección Cinta de opciones.

Digamos, por ejemplo, que quería tener acceso rápido al menú Bordes y sombreado, y quiero agregar este botón en la pestaña Insertar. No puedo agregar comandos a ninguno de los grupos predeterminados, así que para hacer esto tengo que resaltar la pestaña Insertar y luego hacer clic en Nuevo grupo. Una vez que haya creado un grupo personalizado, puedo resaltar ese grupo y mostrar el comando Bordes y sombreado. ¡Presto! Ahora, Borders and Shading aparece en mi pestaña Insertar.

Eso es solo el comienzo. También puede crear nuevas pestañas, por lo que si lo desea, puede crear una pestaña completa llena de grupos personalizados con comandos personalizados. Aunque no soy lo suficientemente entusiasta de la interfaz como para querer hacer esto, las herramientas están disponibles para usted si eso es lo que le gustaría hacer.

2.2 Colaborar entre bastidores

El comando Guardar encontrado en versiones anteriores de Office ahora se ha reemplazado con una sección Backstage llamada Guardar y enviar. Puede usar esto para guardar sus documentos, por supuesto. Pero aquí también es donde entran en juego las numerosas funciones de colaboración de Office.

Hay algunas formas de compartir documentos (además del correo electrónico, obviamente). La opción Guardar en Web guardará sus documentos en su cuenta de Windows Live Skydrive. Esta es una cuenta gratuita que se puede utilizar para almacenar documentos y compartirlos con otros. Skydrive utiliza una interfaz web y se puede acceder en skydrive.live.com.

Desde Skydrive puede compartir documentos con sus amigos, familiares y compañeros de trabajo enviando un enlace o agregándolos a los permisos del archivo (a través de su dirección de correo electrónico). Si da permiso, otros pueden editar estos documentos, creando un documento de Microsoft Office verdaderamente colaborativo sin la necesidad de un servidor Sharepoint, aunque Sharepoint todavía es parte del ecosistema de Office y, de hecho, se puede acceder directamente debajo de Guardar en Web.

2.3 Repare esos molestos bloques de archivos

Es triste, pero cierto: las mejoras de seguridad van de la mano con molestia. Lamentablemente, agregar más obstáculos para el malware da como resultado más obstáculos para los usuarios. Me encantaría no ejecutar un firewall y un antivirus si no existiera malware. Pero lo hace, así que tengo que lidiar con la adición de esas piezas adicionales de software a mi sistema.

Office 2010 tiene sus propias mejoras de seguridad y sus propias molestias correspondientes, la mayor de las cuales tiene que ver con la confianza de los archivos. Los piratas informáticos han diseccionado muchos tipos de archivos antiguos de Microsoft a lo largo de los años, y se han encontrado fallas de seguridad. Malware como macro virus 7 tipos de virus informáticos a tener en cuenta y lo que hacenMuchos tipos de virus informáticos pueden robar o destruir sus datos. Estos son algunos de los virus más comunes y lo que hacen. Lee mas , que se esconden en las macros de las hojas de cálculo de Excel, documentos de Office aparentemente legítimos como medio de propagación.

De manera predeterminada, Office 2010 bloquea ciertos tipos de documentos. Se abrirán, pero solo en Vista protegida, lo que significa que no se pueden editar. Para cambiar este comportamiento, puede abrir Opciones en el área Backstage, luego ir al Centro de confianza y luego abrir Opciones del Centro de confianza. Finalmente, abra la configuración de bloqueo de archivos. Encontrará varios tipos de archivos y casillas de verificación que se pueden seleccionar para habilitar o deshabilitar el manejo de esos archivos en la Vista protegida.

Mientras esté allí, también puede consultar el menú Vista protegida, que determina cómo la Vista protegida maneja los archivos de ciertos orígenes, como los descargados de Internet. Solo tenga en cuenta que si bien deshabilitar la Vista protegida puede ser más conveniente, podría abrirlo a ciertas amenazas de malware. ¡Microsoft no puso la función en Office porque sus programadores tenían demasiado tiempo en sus manos!

3. ¡Palabra!

Microsoft Word es sin duda una de las piezas de software más utilizadas en el planeta. Es el procesador de texto de referencia para empresas, escuelas, gobiernos y la mayoría de los usuarios domésticos. No pensaría que un procesador de textos podría ser complejo, pero en realidad hay muchas formas de manipular un documento, y Word ha crecido los años pasados ​​de una herramienta bastante simple a un programa integral que se puede utilizar para crear materiales ingeniosos como la guía .PDF que está leyendo correctamente ahora.

Pensé que sabía todo lo que había que saber sobre Word cuando comencé a componer esta guía, pero resulta que estaba equivocado. Principalmente uso Word para escribir, pero hay más en el software que eso.

3.1 Haciendo tareas repetitivas más rápido

Los documentos de Word no siempre son únicos; de hecho, apuesto a que la mayor parte del contenido creado con Word es de alguna manera una repetición de contenido que ya se ha creado antes. Eso puede sonar extraño, pero piénsalo. Las empresas usan Word constantemente, y las empresas publican mucha documentación con información repetitiva como la dirección de la empresa, los nombres de los empleados, etc.

Si se encuentra en una situación como esta, puede hacer la vida más fácil creando una Parte rápida. Seleccione cualquier texto o contenido que planee usar con frecuencia y luego vaya a la pestaña Insertar. Busque el botón Piezas rápidas y haga clic en él para acceder a un menú desplegable.

Ahora, haga clic en Guardar selección en la Galería de piezas rápidas. Se abrirá una ventana que le pedirá que ingrese el nombre de la parte rápida. Es posible que desee crear una nueva categoría para ella si tiene la intención de tener muchas partes rápidas diferentes, pero no debería tener muchas razones para cambiar las categorías Guardar en y Opciones.

Ahora que ha creado una Parte rápida, puede ingresarla haciendo clic en el botón Partes rápidas y luego seleccionándola en el menú desplegable. Hacer esto para obtener información común, como una dirección comercial, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.

3.2 Aprendiendo a usar bloques de construcción - Continuación

La Parte rápida que creó es parte de una categoría más amplia de herramientas de Microsoft Word conocidas como Building Blocks. Un Building Block es cualquier tipo de contenido guardado que no es un documento, sino una parte de un documento, y no se guarda solo, sino en la interfaz de Word. Una vez guardado, puede recurrir a ese Building Block nuevamente. De esta forma, puede utilizar elementos de diseño muy complejos en numerosos documentos sin perder años tratando de formatearlos correctamente.

Ya hemos hablado sobre cómo hacer una Parte rápida, que es un tipo de Building Block, pero no es el único tipo. Puede aplicar Building Blocks a los encabezados y pies de página, después de lo cual pueden seleccionarse y agregarse automáticamente a una o todas las páginas de un documento.

Por ejemplo, supongamos que quiero crear un encabezado para mi negocio. Escribo lo siguiente.

Para todos ustedes, ninjas de documentos, no dije que fuera un BUEN encabezado. ¡Es solo un encabezado para fines de ejemplo, por supuesto!

Como jefe de publicidad de los Servicios de Acme, quiero guardar este encabezado para poder usarlo en el futuro. Eso no es un problema. Simplemente selecciono, hago clic en el botón Encabezado en la pestaña Insertar para abrir el menú desplegable y luego hago clic en Guardar selección en la Galería de encabezados. Al igual que con la Parte rápida realizada en el ejemplo anterior, mi encabezado personalizado ahora aparece cada vez que hago clic en el botón Encabezado.

Si cree que el proceso para crear un pie de página personalizado es el mismo, dése palmaditas en la espalda. ¡Sin duda lo es! También hay otros dos botones en la pestaña Insertar que proporcionan la misma funcionalidad; el botón Ecuación y el botón Página de portada.

Por supuesto, a medida que se familiarice con los Building Blocks y comience a usarlos con más frecuencia, es posible que necesite reorganizar, eliminar o cambiar algunos de los Building Blocks que tiene disponibles. Puede acceder al Organizador de Building Blocks haciendo clic en Quick Parts y luego haciendo clic en la selección del menú Organizador de Building Blocks. O, si lo desea, puede usar las instrucciones en la sección del Capítulo 2 "Personalizar la cinta de opciones" para agregar el Organizador de Building Blocks como un botón a su pestaña Insertar.

El organizador en sí es extremadamente básico, así que lo explicaré rápidamente. La ventana del organizador consta de una lista de Building Blocks a la izquierda y un panel de vista previa a la derecha. El botón Editar propiedades mostrará el menú que usó para agregar el Building Block para que pueda cambiar la categoría, etc. Como es de esperar, el botón Insertar coloca el Building Block en su documento y el botón Eliminar hace que el Building Block desaparezca de su vista.

3.3 Disfrutando de la Búsqueda de documentos mejorada de Word

Búsqueda de documentos DocJax: motor de búsqueda de documentos con visor en línea Lee mas siempre ha sido parte de Office, pero no siempre ha sido fácil de usar. Solía ​​ser su propio menú que se abría y pedía que escribiera lo que estaba buscando. Luego, básicamente, revisa el documento, una instancia de la palabra o frase a la vez. Funcionó, pero fue lento y confuso.

Microsoft se ha asociado con Office 2010 y ha modelado la función de búsqueda para que se parezca más a un motor de búsqueda en línea. Eso significa contexto. Cuando abre la búsqueda (el acceso directo sigue siendo Ctrl-F), una barra lateral se expande en el lado izquierdo de la pantalla y puede escribir lo que está buscando. Sin embargo, ahora se le proporciona un breve extracto de texto de su documento, que proporciona el contexto de lo que está tratando de encontrar. Cuando haya localizado lo que estaba buscando, puede hacer clic en la vista previa correspondiente en la barra lateral para acceder directamente allí.

Esta nueva función de búsqueda es mucho más rápida que la que se ofrecía antes, pero aún puede acceder al menú anterior haciendo clic en la flecha junto a la lupa de búsqueda. Esto presentará un menú desplegable que incluye Búsqueda avanzada y Buscar y reemplazar, los cuales abren un menú similar a la función de búsqueda anterior. También puede navegar directamente a una página específica u otro elemento del documento utilizando la función Ir a. Finalmente, puede buscar gráficos, tablas y ecuaciones seleccionando estas opciones en el menú desplegable.

3.4 Compatibilidad .Doc y .Docx

Antes de pasar a Excel, quería agregar una breve nota sobre la diferencia entre .doc, el formato de documento anterior de Microsoft y .docx, el nuevo formato. Microsoft cambió a .docx en Office 2007, pero el cambio fue significativo y aún causa confusión a los usuarios cuando provienen de versiones anteriores de Microsoft Office.

El nuevo formato .docx es ahora el estándar para Microsoft Word. Todas las versiones de Microsoft Word posteriores a Office 2007 utilizarán este formato. Sin embargo, todas las variantes anteriores de Microsoft Word no pueden abrir .docx.

Puedes arreglar esto por descargando un paquete de compatibilidad de Office Cómo abrir archivos DOCX de Microsoft Word 2007¿Alguna vez recibió uno de esos archivos con la extensión .docx y se preguntó qué hacer con él? No se puede ver en versiones anteriores de Word, entonces, ¿cómo puede abrir un archivo .docx ... Lee mas . Sin embargo, perderá algunas de las características disponibles en Office 2007 en el apartado anterior. Por ejemplo, el texto de Bibliografía y citas se convierte en texto estándar estático. Una lista completa de las características perdidas al abrir un archivo .docx en una versión anterior de Word es disponible de Microsoft.

4. Sobresalir

Excel ha sido una herramienta favorita de organizadores y creadores de números durante más de dos décadas. Microsoft ha agregado gradualmente nuevas funciones con el tiempo, pero no ha descansado o no ha podido mantenerse al día con sus competidores. Microsoft Excel sigue siendo el principal; de hecho, hay pocos competidores que sean remotamente capaces.

4.1 Presentación de datos de un vistazo con minigráficos

Una de las nuevas características interesantes agregadas en Excel 2010 es Sparklines. Si eres como yo y no prestas atención a los nombres de los gráficos y otra información, Es posible que no haya oído hablar de Sparklines, pero probablemente los haya encontrado en un periódico o en un sitio web.

Una Línea de chispa es un gráfico pequeño de alta densidad destinado a presentar una forma condensada de información. A diferencia de un gráfico completo, que generalmente tiene un eje X e Y visible, Sparklines está solo. No proporcionan tantos detalles como un gráfico normal, sino porque no hay ejes X e Y u otros equipaje, puede colocar Sparklines en espacios pequeños, como una celda en una hoja de cálculo de Microsoft Excel, fácilmente. Los minigráficos son más rápidos y pequeños que un gráfico completo y, a menudo, son igualmente útiles.

Hay tres tipos diferentes de minigráficos; línea, columna y ganancia / pérdida. Es probable que los dos primeros sean familiares para cualquiera que haya usado gráficos incluso unas pocas veces antes. El gráfico de líneas hace un gráfico de cada punto de datos y luego dibuja líneas entre ellos, por supuesto, y el gráfico de columnas hace que cada punto de datos sea una columna de tamaño apropiado. Sin embargo, la opción de ganar / perder es un poco diferente; presenta información como un cuadro binario "arriba" o "abajo".

Los minigráficos son fáciles de insertar. Solo necesita hacer clic en el botón Sparklines apropiado en la pestaña de inserción y luego seleccionar los datos que desea graficar. Todo lo demás se gestiona automáticamente. Puede hacer clic en Sparkline y seleccionar la pestaña Sparkline Tools para hacer algunos ajustes. Por ejemplo, los gráficos de líneas son suaves de forma predeterminada, pero puede hacer clic en la casilla de verificación Marcadores para agregar un cuadro cuadrado para representar cada punto de datos. También puede editar los colores del gráfico. Un ejemplo popular es el uso de un color verde para resaltar los datos más positivos en un gráfico y un color rojo para indicar los más negativos.

4.2 Grupos ahorran tiempo

Las hojas de cálculo de Excel generalmente comienzan pequeñas, pero pueden convertirse en verdaderos monstruos. Hacer un presupuesto personal parece bastante simple; pero si terminas desglosando todo lo que compras, concilias todos tus libros con precisión y haces gráficos para visualizar la tasa de pago de la deuda, todo puede ser sorprendentemente complejo. Y esa es solo una persona. Las organizaciones pueden terminar con hojas de cálculo con decenas o cientos de páginas.

Administrar una hoja de cálculo en expansión es difícil, pero una forma de ahorrar tiempo es agrupando las hojas. La agrupación le permite reproducir automáticamente el formato en una página de una hoja de cálculo en todas las demás páginas. Por ejemplo, supongamos que quiero ejecutar un presupuesto mensual en el transcurso de un año. Podría hacer una hoja de cálculo con doce páginas y luego agruparlas para reproducir el formato. Solo tendría que formatear una página para formatear cada mes durante todo el año.

Hay dos formas de editar páginas como grupo. Si desea editar cada página que tiene abierta, puede hacer clic con el botón derecho en cualquier pestaña Hoja y luego hacer clic en Seleccionar todas las páginas. Todas las pestañas de la página deben resaltarse en blanco para indicar que se están editando juntas. Alternativamente, puede seleccionar hojas de selección haciendo clic en ellas mientras mantiene presionado el botón del teclado Ctrl. En cualquier caso, debería ver que el texto [Grupo] ahora aparece en el nombre de la hoja en la barra de título.

5. Power Up Powerpoint

Microsoft Powerpoint es a la vez una bendición y una maldición para los trabajadores de oficina en todas partes. Por un lado, es una excelente manera de crear presentaciones que se pueden usar junto con un discurso o en una reunión. Por otro lado, es el arma principal de la cursi oficina, en parte gracias al uso excesivo de imágenes prediseñadas pixeladas y genéricas.

Sin embargo, la gente de Redmond no está completamente borracha con su propio kool-aid, y han estado trabajando duro para hacer de Powerpoint una herramienta de presentación más moderna y elegante. Por eso, la mayor parte de este capítulo se centra en las características de Powerpoint 2010, como videos y animaciones. ¿Quieres perder el queso? ¡Empieza a leer!

5.1 La pestaña Nuevas transiciones

Las animaciones de PowerPoint solían ser bastante terribles, pero se están volviendo más sofisticadas. De hecho, son una parte tan importante de Powerpoint 2010 que ahora hay dos pestañas dedicadas por completo a las animaciones. El primero del que vamos a hablar son las transiciones. En Office 2007, estas funciones se colocaron juntas en la pestaña de animaciones, pero ahora que están separadas, se proporcionan más detalles para cada función.

Las transiciones en Powerpoint funcionan igual que en un editor de video como iMovie o Windows Movie Maker en vivo Haga videos de aspecto rápido y profesional con Windows Movie Maker (Parte 1) Lee mas . Cuando abra la pestaña, encontrará una galería de transiciones con una amplia variedad de opciones. También puede ajustar la duración de las transiciones; los sonidos (si los hay) utilizados junto con la transición, y aplique las transiciones a todas las diapositivas a la vez. Las transiciones se seleccionan simplemente haciendo clic en ellas. No tiene que hacer clic en Aceptar, ni configurarlos, ni nada; haga clic una vez y listo.

5.2 Aplicación rápida y replicación de animaciones

La pestaña Animaciones es un poco más profunda en Office 2010, y aunque esta pestaña existía en Office 2007, en realidad es la pestaña con el contenido más nuevo. Ahora que las transiciones tienen su propia pestaña, aparte de las animaciones, hay muchas cosas nuevas incluidas. Por ejemplo, las animaciones como Motion Paths ahora se guardan en una galería, y son mucho más fáciles de usar que antes.

Dicho esto, las mejores características nuevas relacionadas con las animaciones también se encuentran entre las menos obvias, y no son nuevas formas de agregar animaciones, sino nuevas formas de manipularlas y replicarlas fácilmente. Tome Animation Painter como un ejemplo. Esta herramienta, ubicada a la derecha de la galería de pestañas de animación, le permite copiar rápidamente una animación a varios objetos. Primero, haces clic en un objeto al que se le ha dado una animación. Luego, haga clic en Animation Painter. El siguiente objeto en el que hagas clic en tu Powerpoint recibirá la misma animación. Luego puede hacer clic en Animation Painter nuevamente y hacer esto para otro objeto, y así sucesivamente. De esta manera, puede aplicar fácilmente una animación a múltiples objetos.

El panel de animación también es increíblemente útil. Encontrado encima de la opción Animation Painter, Animation Pane le permite cambiar cómo se reproducen las animaciones en su presentación. Cuando haces clic en una diapositiva con animaciones, las animaciones aparecerán en el orden en que se mostrarán. Puede reorganizarlos mediante arrastrar y soltar. Pero no tienen que jugar en orden en absoluto; si hace clic con el botón derecho en una animación en el Panel de animación, tendrá la opción de reproducir la animación junto con la animación que viene antes o después. Se pueden hacer ajustes precisos al tiempo arrastrando los rectángulos que se encuentran además del texto de cada animación; esto cambia cuando la animación comienza a reproducirse y qué tan rápido se reproduce.

5.3 Ir más allá de la animación con video

De acuerdo, las animaciones son buenas y elegantes. Puede usarlos para agregar un toque extra a un documento, o para fines más prácticos, como mantener cierta información fuera de la pantalla hasta que la desees, momento en el que la introduces con una bonita animación. Sin embargo, las animaciones son limitadas; tienes que usar lo que te da Powerpoint o ser REALMENTE creativo con imágenes fijas. ¿No sería más fácil agregar un video?

La respuesta solía ser "bueno, no realmente" debido a la implementación de mala calidad de objetos de video de Powerpoint. 2010 ha cambiado las cosas, sin embargo. Ahora puede incrustar fácilmente videos de archivos locales y en línea, y tiene acceso a una amplia variedad de opciones de edición.

Lo primero es lo primero: encontrará el botón Video en el extremo derecho de la pestaña Insertar. Puede hacer clic en él para ir directamente a agregar un archivo local, o puede hacer clic en la flecha debajo para ver opciones adicionales, como agregar un archivo desde un sitio web.

Una vez que haya agregado un video, aparecerá en la diapositiva con un pequeño reproductor junto al botón, con el que puede pausar o reproducir el video. De manera predeterminada, deberá hacer clic para iniciar el video cuando aparezca la diapositiva, pero ¿recuerda el Panel de animación? Bueno, está de regreso, y se puede usar para editar el tiempo de los videos para que se reproduzcan al comienzo de una diapositiva o junto a otros objetos.

Encontrarás más opciones si haces clic derecho en un video y luego haces clic en Recortar video. Esto abrirá un pequeño menú de edición que te permite ajustar la duración del video y recortar partes que no son necesarias. También puede modificar el video usando la opción Formatear video. Esto le permite ajustar el brillo, recortar el video y hacer otras modificaciones.

5.4 Transmisión en vivo

Entonces, Powerpoint 2010 ya no maneja videos como si se hubieran hecho en 1999. Eso es genial, pero tal vez te quedas pensando "bueno, ya es hora". Si es así, no te preocupes. Han ido un paso más allá y han agregado una característica increíble que es bastante moderna; radiodifusión. Esta característica le permite mostrar su Powerpoint a otros a través de Internet.

Para acceder a esta nueva función, haga clic en la pestaña Presentación con diapositivas, luego haga clic en la opción Difundir presentación con diapositivas. Se abrirá una ventana para el Servicio de transmisión de PowerPoint. Para usarlo, necesita un Windows Live ID, como algunas otras características, como el intercambio de archivos SkyDrive del que hablamos en el capítulo 2. Después de ingresar su Windows Live ID, se le dará un enlace. Cualquiera que tenga el enlace puede ver la presentación de diapositivas.

Sorprendentemente simple, ¿no? Incluso puede poner el enlace en su propio navegador si desea una demostración.

6. Mirando hacia fuera para Outlook

Aunque Microsoft actualizó Windows 2007 ampliamente, un área que notablemente no recibió la mayor parte de las actualizaciones, como la interfaz Ribbon, fue Microsoft Outlook. A diferencia de sus hermanos, Outlook conservó el antiguo diseño del árbol de menús. Aunque no todos estaban descontentos con eso, dejó el programa sintiéndose como un hombre extraño.

Office 2010 resuelve ese problema y lo actualiza para alinearlo con el resto del conjunto de aplicaciones de Office. Ahora usará la interfaz Ribbon tal como lo haría en cualquier otro programa de Office. Eso está lejos del final de la revisión de Outlook: hay una serie de nuevas características que vale la pena explorar.

6.1 Reuniones sociales

Microsoft es visto a menudo como una empresa anticuada y anticuada, por lo que es probable que Microsoft se esfuerce por agregar funciones de redes sociales a la mayoría de los productos nuevos. Outlook no es diferente, y la revisión de 2010 contiene una característica llamada Social Connector. El trabajo de Social Connector es importar contactos de redes sociales a Outlook para que tenga esa información disponible cuando envíe correos electrónicos.

Office 2010 admite cuatro redes sociales diferentes: Facebook, LinkedIn, MySpace y Windows Live Messenger. La conectividad no está instalada de manera predeterminada, por lo que debe ir a. Afortunadamente, el instalador no tiene más de 12 megabytes, por lo que es una descarga rápida.

Una vez que ejecute el proveedor de Social Connector para su red social favorita, vaya al Panel de personas en la pestaña Ver y luego haga clic en Configuración de la cuenta. Aparecerá una ventana que muestra todos los conectores que ha descargado e instalado; si no visitó el sitio web anterior e instaló el software, solo verá la opción Mi sitio. Al hacer clic en la casilla de verificación junto a una red social en particular, aparecerá una pantalla de inicio de sesión.

Después de hacer esto, la información sobre un contacto aparecerá debajo del panel de lectura. Esto puede minimizarse de manera predeterminada, por lo tanto, haga clic en un correo electrónico para abrirlo para leerlo y luego encuentre la pequeña lista de contactos, separada por una barra blanca móvil, en la parte inferior.

Esta característica extrae información sobre cualquier persona. Por supuesto, si habla con ellos regularmente por correo electrónico, puede agregarlos como amigo, lo que puede hacer haciendo clic en el pequeño símbolo verde más.

6.2 Seguir conversaciones

La idea de la "conversación" por correo electrónico es probablemente uno de los avances más significativos para el correo electrónico en los últimos cinco años; Los usuarios de Gmail no saben cómo funcionar sin él. Solo tiene sentido que los correos electrónicos que forman parte de la misma cadena de respuestas se agrupen para que todos puedan verse fácilmente a la vez, pero durante la mayor parte de la vida del correo electrónico no es así como funcionó.

Office 2007 carecía notablemente de esta característica, y dado que Office se actualiza principalmente en grandes saltos en lugar de pequeños parches, los usuarios de Outlook tuvieron que esperar hasta Office 2010 para ello. Pero ahora lo tiene, y aunque la función puede llegar tarde, lo compensa siendo una interpretación particularmente buena de la idea.

La función de conversación en realidad no está activada de manera predeterminada, pero se puede activar fácilmente yendo a la pestaña Ver y haciendo clic en la casilla de verificación junto a Mostrar como conversaciones.

Después de habilitar las conversaciones, tiene algunas opciones que puede hacer, que se habilitan mediante el botón Configuración de conversación. La única opción seleccionada de forma predeterminada es Mostrar mensajes de otras carpetas, que simplemente permite que las conversaciones abarquen varias carpetas. Las otras opciones son las siguientes.

• Mostrar remitentes sobre el asunto: simplemente voltea el remitente y las líneas de asunto para que el asunto esté ahora en la parte inferior.

• Expandir siempre las conversaciones: convierte automáticamente una conversación en una vista ampliada, que muestra a todas las personas involucradas en la conversación, cuando hace clic en ella.

• Usar vista con sangría clásica: desactiva los gráficos de conversación originales que supuestamente muestran cómo las personas y los mensajes se relacionan entre sí, pero a veces no es claro.

6.3 Encuentre correos electrónicos fácilmente con la búsqueda

En el capítulo 3, toqué el panel de navegación de Word, que reemplazó la antigua ventana Buscar. Sin embargo, Word no es el único programa de Office 2010 que ha recibido una función de búsqueda actualizada; Outlook también tiene uno, y es aún más detallado.

Puede comenzar a buscar escribiendo en el cuadro de texto discreto ubicado sobre sus vistas previas de correo electrónico. Como era de esperar, escribir una palabra o frase reducirá la lista de resultados a aquellos que incluyen lo que está buscando. La verdadera magia se encuentra en la pestaña que ahora aparece en la interfaz de la cinta de opciones.

Usando la pestaña Buscar puede reducir drásticamente su búsqueda. Es posible buscar solo correos electrónicos de un contacto específico, solo la línea de asunto, solo correos electrónicos con archivos adjuntos, solo correos electrónicos enviados dentro de un período de tiempo determinado, solo correos electrónicos no leídos, solo correos electrónicos clasificados y más. También puede abrir búsquedas recientes.

7. Conclusión

Los consejos y trucos que se encuentran en esta guía se seleccionaron para ayudarlo a aumentar su productividad con Office 2010. Quería dejar de lado el mumbo-jumbo técnico, olvidarme de las características que no son emocionantes e ir directamente a lo que es realmente genial y lo que realmente puede ahorrarle tiempo. Aprender acerca de una suite de Office no es idea de todos para pasar un buen rato, pero si usa Office con tanta frecuencia mientras lo hago, aprender a personalizar la interfaz o hacer gráficos geniales es increíble, en un ambiente ciertamente nerd camino.

Aún así, incluso esta guía no puede contener todos los consejos o trucos de Office. El equipo de escritores de MakeUseOf siempre está buscando cosas interesantes que hacer con el software, y tenemos una buena cantidad de artículos que cubren diferentes aspectos de Office 2010 y su conjunto de programas. He enumerado algunos de los artículos más interesantes a continuación.

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Guía publicada: junio de 2011