Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en línea en tiempo real

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Nativos digitales, coautores de artículos, tesis y libros en línea y en tiempo real. Si todavía está enviando correos electrónicos de ida y vuelta con archivos adjuntos para colaborar en un documento, lo está haciendo mal. A menos que compartas la misma oficina, escritura colaborativa en línea Cómo las herramientas de escritura colaborativa hacen tu vida más fácilGracias a Internet, colaborar en un proyecto de escritura debería ser muy sencillo. Si alguna vez ha coproducido uno, sabe que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta adecuada. Lee mas generalmente es más seguro, más confiable y más eficiente que los correos electrónicos. Además de eso, es divertido y fácil. Permite que te ayude a empezar.

El equipo

Trabajar de forma remota es difícil. Por lo tanto, es más importante lograr que todos estén en la misma página y formar el equipo. Hemos cubierto cómo el espíritu de equipo triunfa sobre la tecnología Team Spirit Trumps Technology: Cómo dominar la colaboración remota para equipos en línea

Colaborar no se vuelve más fácil si tiene que trabajar juntos de forma remota y solo comparte Internet como una conexión común. La tecnología puede ayudar a navegar el caos. Pero es solo la guinda. Lee mas antes de. Los miembros del equipo necesitan aprender sobre las fortalezas y debilidades de los demás. El equipo necesita un objetivo común y una hoja de ruta con objetivos y responsabilidades individuales. Todos deben sentirse cómodos con las herramientas que están utilizando, y al menos una persona necesita mantener el equipo organizado.

Consejo 1: Nunca olvides la importancia de un equipo inclusivo que involucre a todos sus miembros.

Las herramientas

Escritura colaborativa en tiempo real o la edición se puede hacer de varias maneras. Las herramientas basadas en el navegador incluyen Google Drive o OneDrive (anteriormente SkyDrive). En el lado del software, Microsoft Office admite la edición colaborativa con SharePoint o OneDrive. Si está utilizando una versión anterior de Word (2007 o 2010), puede instalar el complemento CodoxWord para habilitar la escritura colaborativa. El libre, multiplataforma y procesador de textos de código abierto Abiword es el mejor procesador de textos ligero y gratuitoObtenga un procesador de texto liviano pero sin poca potencia. Si necesita un programa compatible con una amplia variedad de formatos de archivo, Abiword podría ser el adecuado para usted. No es tan poderoso como Microsoft ... Lee mas AbiWord también incluye un complemento de colaboración, para permitir la edición simultánea de documentos a través de AbiCollab.net. Si la privacidad es un problema, puede configurar un editor de texto en línea gratuito y de código abierto autohospedado con Etherpad.

Consejo 2: Elija una herramienta basada en las necesidades de su proyecto y las capacidades o preferencias de su equipo.

Se supone que las herramientas facilitan su flujo de trabajo. Si los miembros individuales del equipo no pueden usar un software o plataforma en particular, el progreso de su proyecto se verá afectado. Aquí hay algunos puntos a considerar:

• ¿En qué sistemas operativos están los miembros de su equipo?

• ¿Qué herramientas están usando ahora?

• ¿Con qué herramientas tienen experiencia?

Del mismo modo, si una herramienta carece de las características necesarias, lograr el resultado deseado será difícil. Prepare colectivamente una lista de características imprescindibles y agradables. Considera lo siguiente:

• escritura colaborativa en tiempo real

• comentarios

• chat lateral

• notificaciones

• gestión de archivos

• revisión histórica

• control de versiones

• soporte de rebajas

• importación y exportación

• soporte móvil

Esta lista y el conocimiento de los requisitos previos de su equipo lo ayudarán a elegir una o más herramientas adecuadas.

Consejo 3: Ayude a cada miembro a configurar las herramientas que decidió y, cuando sea necesario, bríndeles una introducción a las características que necesitarán.

El proceso

Al comienzo del proyecto de redacción, recopile una descripción general de las diferentes tareas y temas para cubrir y distribuir las responsabilidades. El equipo necesita redactar un esquema, encontrar expertos para diferentes secciones, elegir un editor de copias para corregir la ortografía, la gramática y el estilo de escritura. Ponga un editor ejecutivo a cargo del contenido y nomine a alguien para administrar datos o diseñar figuras y tablas.

Consejo 4: cada miembro de su equipo tiene diferentes habilidades. Un proceso eficiente se basará en las fortalezas de las personas. Asignar responsabilidades en consecuencia.

Consejo 5: Cuando se trata de ejecución, involucra al equipo. Las personas deben intercambiar roles periódicamente y corregir el trabajo de cada uno para cubrir diferentes perspectivas.

Escribir es un proceso creativo y una pasión para muchas personas.

Consejo 6: Si tienes personas en tu equipo que odian que otra persona cambie su escritura, los editores pueden trabajar con comentarios y sugerencias.

Consejo 7: Acuerde las convenciones de comentarios, una nomenclatura y cómo se procesarán los comentarios.

Al final, el éxito de su documento depende del contenido.

Consejo 8: Deje que las personas escriban lo que les entusiasma, incluso si su escritura apesta. Sus ideas pueden ser brillantes y siempre puedes arreglar el estilo de escritura.

Consejo 9: ¡Respeta la idea! Cuando edite la escritura de otra persona, asegúrese de conservar la idea que expresa.

Mientras tanto, una persona necesita organizar el equipo, gestionar las expectativas y tener en cuenta el marco temporal.

Consejo 10: comunícate con frecuencia con tus compañeros de equipo. Actualícelos sobre el progreso general, resalte las brechas y recuérdeles las responsabilidades y los plazos. Elogie los esfuerzos individuales y aliéntelos a compartir su propio progreso, ideas y desafíos.

El proyecto terminado

Un equipo que aborda un escrito o cualquier otro proyecto con entusiasmo y espíritu de colaboración, dispuesto a dar lo mejor de sí, apoyar a sus compañeros de equipo y hacer compromisos: siempre producirá mejores resultados que individuos. El todo es más grande que la suma de sus partes. Ríndete y prometo que será la experiencia más gratificante de tu vida. Definitivamente ha sido mío.

¿Qué lecciones has aprendido mientras trabajas con equipos virtuales?

Credito de imagen: Ed Yourdon a través de Flickr, Colaboración virtual a través de Shutterstock