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Dante estaba equivocado; Hay diez círculos del infierno, el más profundo de los cuales está reservado para aquellos que cometen los pecados de correo electrónico más atroces. El correo electrónico está aquí para quedarse, pero hay algunos pecadores que lo están empeorando para el resto de nosotros. Hoy voy a ver algunas de las formas más graves en que las personas pueden abusar del correo electrónico y hacer que la vida sea una mierda para el resto de nosotros.
Sin embargo, no te preocupes, incluso si eres un pecador, no estás condenado a una eternidad de sufrimiento. Abraza una penitencia de una semana para corregir el error de tus caminos y arrepiéntete de tu pecado por correo electrónico y todo será perdonado.
Sigue leyendo para saber si eres un correo electrónico santo 7 Pautas de Netiquette para escribir correos electrónicos y publicaciones en forosNetiquette es la abreviatura de etiqueta de red o internet. Abarca el conjunto especial de convenciones sociales que se encuentran en las interacciones en línea. Si bien la netiqueta es muy similar al buen comportamiento o la etiqueta en los encuentros fuera de línea, hay ... Lee mas o pecador.
Enviar correos electrónicos a demasiadas personas
El correo electrónico es increíblemente barato de enviar. Una persona puede pasar cinco minutos escribiendo un correo electrónico y enviarlo a miles, o incluso a cientos de miles de destinatarios. También es, en términos generales, extremadamente costoso de recibir. Si toma dos minutos leer, o incluso 30 segundos para descartar, la cantidad de minutos por persona que puede perder un solo correo electrónico es enorme. Esto equivale a una pérdida masiva de tiempo productivo. Incluso si toma medidas para minimizar el impacto, como configurar un sistema de comunicación multinivel Utilice este sistema de comunicación de 3 niveles para resistir distraccionesLa necesidad de estar constantemente conectado es una distracción. Para administrar sus relaciones y su tiempo, también administre la forma en que se comunica con el mundo. Crea un plan inteligente de 3 niveles. Lee mas , todavía tienes que lidiar con eso en algún momento.
Demasiadas organizaciones tienen políticas en las que cualquiera, todos y el perro de todos tienen CC en todos los correos electrónicos. No todos necesitan recibir cada correo electrónico. Si usted es una de las personas que elabora esas políticas, o simplemente elimina a todos por costumbre cuando no es necesario, es un pecador de correo electrónico.
Sin embargo, no se preocupe, la penitencia es simple. Durante una semana, solo envíe correos electrónicos a las personas que absolutamente necesitan recibirlos. En caso de duda, no envíe el correo electrónico. Probablemente se sorprenderá del poco efecto que tiene sobre cómo funciona todo.
Como beneficio adicional, cuanto más correo electrónico envíe, más probabilidades tendrá de recibir, por lo que si enfrenta su propia sobrecarga de correo electrónico, esto también puede ayudar.
Uso excesivo de Responder a todos
El correo electrónico está en su mejor momento cuando se usa exactamente como una carta: una persona envía a otra persona un solo mensaje y espera a que respondan. El correo electrónico también funciona cuando una persona envía un mensaje único a un montón de personas (siempre que todas Necesito recibirlo). Incluso con excelentes funciones como mensajes enhebrados 7 razones por las que debe dejar de usar clientes de correo electrónico de escritorio¿Es preferible un cliente de correo electrónico basado en la web a una opción de escritorio? Analizamos los diferentes pros y contras y encontramos una respuesta para usted. Lee mas , el correo electrónico no está diseñado para manejar varios mensajes correctamente.
El problema se hace realmente evidente con los correos electrónicos grupales. Los clasifico un poco más altos que la bomba nuclear como el peor desarrollo tecnológico del siglo XX. Un hilo de correo electrónico con 15 o 20 personas respondiendo puede salirse rápidamente de control si la gente no tiene cuidado No te tropieces: 5 comportamientos grupales de correo electrónico para evitarCrear un buen correo electrónico no es fácil, y es un arte que pocas personas pueden perfeccionar. Los correos electrónicos grupales no son más fáciles. Estos consejos deberían ayudar a mejorar sus mensajes. Lee mas . Y recuerde, cada mensaje que se envía es otra notificación para alguien en algún lugar.
Si bien el primer mensaje podría haber sido relevante para todos en la organización, lo más probable es que las respuestas no lo sean. Si su jefe envía una pregunta a todo el personal, haga sus compañeros de trabajo De Verdad necesita ver su respuesta? El uso excesivo del botón responder a todos es uno de los mayores pecados de correo electrónico que puede cometer.
De nuevo, la penitencia es bastante simple. Durante una semana, solo debe usar el botón de respuesta. Si más de una persona necesita ver la respuesta, CC manualmente. El botón responder a todos es una tentación malvada que debe ser resistida.
Enviar correos electrónicos cuando no lo necesite
A veces, el correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con alguien. A veces no lo es. Desafortunadamente, el correo electrónico a menudo se ve como el predeterminado. Enviar correos electrónicos cuando no es necesario es otra forma de enviarte directamente al infierno del correo electrónico.
A veces hay mejores formas de hacer las cosas. Si Tony se sienta frente a usted, a menos que necesite crear un rastro de papel, ¿por qué no se acerca y habla con él? Del mismo modo, si algo va a requerir mucho de ida y vuelta, una reunión cara a cara o telefónica probablemente será mucho más eficiente. Una llamada telefónica de 30 minutos puede reemplazar las discusiones por correo electrónico de una semana. Solo asegúrate de que no dejes que tus reuniones se conviertan en un vacío de tiempo ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefeSi una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas .
Su penitencia es hacer todo lo posible para no enviar correos electrónicos durante una semana. Si Tony no está en su escritorio cuando te acerques, deja una nota escrita a mano. Si Bob quiere organizar algo, llámalo y apúntalo por teléfono. Vea cómo cambiar su configuración predeterminada de "enviar un correo electrónico" a "solo enviar un correo electrónico si no hay otra opción" afecta su forma de trabajar. La bandeja de entrada de todos te lo agradecerá.
Envío de correos electrónicos demasiado largos
Así como enviar un correo electrónico corto a demasiadas personas es un pecado, enviar correos electrónicos realmente largos a una sola persona también puede serlo. Si lo que intenta decir requiere un correo electrónico de 2000 palabras, es probable que esté utilizando la herramienta de comunicación incorrecta. Cuanto más largo sea su correo electrónico, más tiempo le tomará a la otra persona leer y más esfuerzo requerirá para responder. ¡Los correos electrónicos largos realmente pueden apestar!
"No tuve tiempo para escribir un correo electrónico corto, así que escribí uno largo". - Mark "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 de abril de 2015
Hay un movimiento creciente de personas que se comprometen a mantener todos los correos electrónicos en cinco oraciones. Sienten que si el mensaje no se puede transmitir brevemente, lo estás haciendo mal. Si eres culpable de escribir correos electrónicos que llegan al territorio de Tolstoi, entonces tu penitencia es unirte a la multitud de cinco oraciones durante una semana. Ningún correo electrónico que envíe, por muy necesario que parezca, puede durar más de cinco, preferiblemente frases cortas. Es un buen hábito entrar y lo hará hacerte más productivo 7 consejos de eficiencia de correo electrónico para obtener más correo electrónico, más rápidoLa vida gira en torno a la comunicación y, literalmente, nada se logra sin ella. El correo electrónico es una herramienta de comunicación destinada a facilitarle la vida. En lugar de tener que escribir una carta o tratar de atrapar a alguien ... Lee mas .
Respondiendo a cada mensaje
Este es el pecado del que era más culpable, y me llevó un tiempo superarlo. Cuando recibe un correo electrónico, el impulso natural es responder de inmediato. El problema es que esto puede llevarlo a intercambios innecesarios y reaccionarios y la gente esperará que esté disponible para responder instantáneamente al correo electrónico a todas horas. Responder a todos los correos electrónicos al instante es solo un pequeño pecado de correo electrónico, mientras que, por el contrario, esperar que todos respondan al instante es un pecado más grande.
Al responder rápidamente a todo lo que está alimentando a la bestia que es el jefe que exige respuestas por correo electrónico a las 4 a.m. de un sábado. No debes complacer a esos jefes. Como penitencia por este pecado, debe pasar una semana esperando al menos una hora antes de responder correos electrónicos, y solo responder durante las horas de trabajo. Si algo requiere una respuesta urgente, debe utilizar otro método de comunicación.
Ve ahora en paz
Me encanta o lo odio, el correo electrónico está aquí para quedarse. Sin embargo, hay maneras de mejorar la experiencia para todos los demás. Si eres un terrible pecador de correo electrónico, arrepiéntete y pon en práctica algunas de estas soluciones simples. La gente te lo agradecerá. Si, por otro lado, eres un santo del correo electrónico, reenvía este artículo a cualquier pecador que conozcas y difunde la buena palabra.
Hay innumerables otros pecados de correo electrónico por ahí. ¿Cuáles crees que me he perdido? ¿Y qué penitencia sugerirías?
Créditos de imagen: xkcd.org.