Conviértase en un jefe en el correo electrónico: no lo deje llevar todo el día

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182,900,000,000 correos electrónicos.

182.9 mil millones.

Eso es más de 25 correos electrónicos por cada mente humana en el planeta.

Y eso es solo lo que enviamos en un día (PDF)

Dada la gran cantidad de correos electrónicos que se envían y reciben todos los días, no es de extrañar que esta comunicación electrónica se haya vuelto demasiado difícil de manejar para muchos de nosotros. Pero no se preocupe, aquí hay algunos secretos de productividad que pueden ayudarlo a domar a la bestia.

Usar respuestas enlatadas

No puedo enfatizar la importancia de este. Lo más probable es que responda a muchos correos electrónicos de la misma manera, ya sea que se trate de rechazar un envío, reconozca los esfuerzos de un colega o un simple saludo. Lo único que debe hacer es crear respuestas enlatadas para sus correos electrónicos más utilizados.

Es realmente fácil configurar respuestas enlatadas en Gmail Correo electrónico más rápido y mejor con respuestas enlatadas¿No tienes tiempo para cocinar el almuerzo? No hay problema, agarra una lata. ¿Necesitas comida para acampar que no salga mal? Fácil, consigue comida enlatada. ¿Cansado de escribir las mismas respuestas de correo electrónico? ¡Prueba los correos electrónicos enlatados! Pensar...

Lee mas o cualquier otro cliente de correo electrónico. No importa cuán rápido sea un mecanógrafo, no es más rápido que dos clics de su mouse, ¿verdad? Ahorre algo de tiempo y haga esto ahora.

Configurar filtros y etiquetas / carpetas

La mejor forma de abordar una sobrecarga es resolverla primero. Eso significa usar filtros y etiquetas / carpetas en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas, Gmail tiene etiquetas y ambos tienen filtros que puede configurar para enrutar automáticamente su correo electrónico a estas carpetas y etiquetas. Puedes configurar filtros avanzados 5 filtros de Gmail para ayudar a priorizar y organizar su bandeja de entrada¿Qué filtros debe tener cada persona en su arsenal para que su bandeja de entrada sea tan ordenada como la mía? Estoy aquí para ayudarlo a comenzar a configurar sus primeros cinco filtros, o ... Lee mas en Gmail de acuerdo a sus necesidades personalizadas. De hecho, Gmail ofrece automáticamente traiga algo de orden a su correo electrónico 6 maneras de recuperar su bandeja de entrada de correo electrónico¿Hay algo más que sea tan útil, frecuente y frustrante como una bandeja de entrada de correo electrónico? Ha existido por siempre y seguimos usándolo, y mientras lo sigamos usando, la gente como yo ... Lee mas con su nueva bandeja de entrada prioritaria.

Toman un tiempo para configurar y categorizar bien, y el primer mes requiere una aportación constante de su parte. Pero vale la pena su tiempo a largo plazo. No solo coloque las cosas apresuradamente bajo etiquetas y filtros, piense en ello y clasifique bien porque esta es la automatización que su bandeja de entrada usará por el resto de su vida.

Creo que es mejor hacer una verificación de 3 pasos antes de filtrar un correo electrónico:

1. Pregúntese cuál sería la mejor etiqueta / nombre de carpeta (ya sea existente o no) para este mensaje.
2. Compruebe si ese nombre ya existe, y si no, créelo.
3. Pregúntese si ese nombre debe ser una entidad separada o subcategorizada en una de las carpetas existentes.

Haga esto regularmente y su bandeja de entrada estará mágicamente más limpia.

Lleve su lista de tareas a otra parte

Díganme amigos: "Su bandeja de entrada no es su lista de tareas". Vivek Haldar de Google escribió sobre esto hace un tiempo y no podría estar más de acuerdo. Aquí está la toma de Haldar:

El correo electrónico es un lugar terrible para una lista de tareas pendientes. Realmente no entiendo cómo se puede agregar GTD al correo electrónico. Un correo electrónico no es procesable. Una vez que lo lea y lo comprenda, puede terminar con una acción clara, pero su bandeja de entrada no es el lugar para empujarlo.

Su correo electrónico es sobre comunicación, así que sea sobre eso. Hay muchas aplicaciones fantásticas para las listas de tareas y recomiendo Any.do o Wunderlist Wunderlist: la mejor aplicación de lista de tareas en el iPhone [iOS]Wunderlist es una de las formas más sencillas de realizar un seguimiento de lo que debe hacer. Tiene una interfaz de usuario elegante que tiene sentido. Cualquiera puede recogerlo y descubrir cómo ... Lee mas .

Darse de baja de la basura

No creerá cuántos boletines y otros correos no deseados están obstruyendo su bandeja de entrada, a pesar de un filtro de spam. Y una vez que el desorden comienza a acumularse, puede descontrolarse rápidamente. Para detenerlo, debe comenzar a darse de baja y hay un truco realmente fácil para hacerlo.

En su cliente de correo electrónico, simplemente busque la palabra "cancelar suscripción". Se adjunta al final de cada boletín, por lo que de repente verá una lista de todos los correos masivos en su bandeja de entrada. Ahora solo ábrelos uno por uno y cancela la suscripción. Recomiendo usar Gmail Panel de vista previa cuando haces esto para acelerar las cosas.

También hay complementos y servicios para darse de baja rápidamente de las listas de correo Limpie su bandeja de entrada: cancele rápidamente la suscripción a varios boletines con estas herramientasDarse de baja de los boletines informativos es algo más que solo spam. La mayoría de los boletines que llenan nuestra bandeja de entrada no venden medicamentos ni ofrecen premios en metálico, son boletines genuinos de compañías confiables a las que nosotros mismos suscribimos ... Lee mas o agruparlos en resúmenes de correo electrónico.

La pregunta de oro para hacer cada correo electrónico

Este es el problema y es lo que me ha ayudado a mantenerme al tanto de la sobrecarga de mi bandeja de entrada durante el año pasado. Tom Stafford, de BBC Future, hizo una pregunta de oro para hacerse al abrir cualquier mensaje:

"Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿saldría a buscarla?"

Si la respuesta es no, no presione responder o presione eliminar sin siquiera abrirla. Es así de simple. No, no te perderás nada enorme: lo he estado haciendo durante un año y realmente funciona. Aquí está la explicación de Stafford para ello:

En ninguna parte es esto más evidente que el correo electrónico grupal y la avalancha de respuestas que invariablemente se produce. Contraataca recordándote a ti mismo que no todos los correos electrónicos tienen que ser respondidos, que muchos problemas serán, y deberían ser, tratados por otras personas. Pregúntese: "Si no tuviera esta información en mi bandeja de entrada, ¿saldría a buscarla?" La mayoría de el momento en que la respuesta es probablemente "no", y eso es una señal de que alguien más está controlando su atención.

Comparte tus hacks de correo electrónico

Todos tienen sus propios hacks de correo electrónico para gestionar el desorden y la mejor manera de aprender es compartiéndolos. También tenemos el nuestro Guía de Gmail para todos La guía del usuario avanzado de GmailEsta Guía gratuita de Gmail es para aquellos de ustedes que ya usan Gmail como cliente de correo electrónico y desean aprovechar al máximo sus numerosas funciones de productividad. Lee mas . Ayuda, al igual que los consejos de los usuarios profesionales. Si Stafford no hubiera escrito ese artículo, todavía me estaría ahogando en mensajes y siempre estaría agradecido con él por eso.

Entonces dime, ¿cómo manejas tu sobrecarga de correo electrónico 3 consejos para lidiar con la sobrecarga de correo electrónico en Gmail [Show & Tell]La mayoría de nosotros sufre de sobrecarga de información. Estar abrumado con correos electrónicos privados puede no ser un gran problema e ignorar la mitad de los correos electrónicos es realmente aceptable hasta cierto punto. Sin embargo, en una vida profesional, ... Lee mas ? No hay respuestas incorrectas aquí, amigos.

Créditos de imagen: Pete, Lars Plougmann