5 Configuración de Hojas de cálculo de Google esenciales para el trabajo en equipo

Anuncio

Servicios como Google Docs y Google Sheets han tomado por sorpresa a los nativos digitales y se utilizan en todo el mundo para colaborar en proyectos escolares y profesionales por igual.

Google Sheets es el equivalente en línea de Excel Excel vs. Hojas de cálculo de Google: ¿cuál es mejor para usted?¿Realmente necesitas Excel? Tanto las soluciones de escritorio como las en línea tienen sus ventajas. Si tiene problemas para elegir entre Excel y Google Sheets para administrar sus hojas de cálculo, permítanos ayudarlo a decidir. Lee mas y no es la primera herramienta que viene a la mente en el ámbito del trabajo en equipo. Pero cuando suministra datos colectivamente, la hoja de cálculo como herramienta de procesamiento de información se vuelve inevitable.

Este artículo lo llevará a través de las funciones y características de Google Sheets esenciales para proyectos grupales. Algunos son universales y se pueden encontrar en Excel, otros son exclusivos de Google Sheets y las opciones de colaboración que ofrece.

Los basicos

Sujeto de la demostración

Para demostrar el poder de las Hojas de cálculo de Google, estoy usando una hoja de cálculo que se configuró para evaluar los resultados de un ejercicio de dinámica de equipo. El objetivo del ejercicio es identificar qué miembros del equipo adoptaron qué roles dentro del equipo, según lo visto por sus colegas. Si desea obtener más información sobre la dinámica y los roles del equipo, le recomiendo que investigue Marco de Belbin.

Configuración de hoja de cálculo y fuente de datos

Brevemente, he configurado una hoja para cada participante, en la que pueden calificar a todos los demás miembros del equipo para cada uno de los nueve roles en el marco de Belbin. Después de crear la primera plantilla, la dupliqué para crear varias hojas idénticas. Los datos se importan a una hoja de procesamiento, que a su vez libera los resultados a la hoja maestra. Cuando digo hojas, me refiero a pestañas dentro de un solo documento de hoja de cálculo. Además de la calificación promedio para cada miembro y rol del equipo, la hoja maestra también revela qué roles están cubiertos por el equipo y cuáles faltan o están subrepresentados.

Para crear un conjunto aleatorio de datos para esta demostración, utilicé el Generador aleatorio, uno de tantos complementos útiles de Google Drive 5 complementos de Google Drive que debes usarGoogle Docs y Google Spreadsheet son servicios gratuitos increíbles, pero cuando incluye algunos de los complementos enumerados aquí, puede dar nueva vida a estas herramientas. Lee mas .

Destaqué las celdas que necesitaba rellenar, configuré el complemento para insertar Entero números del 0 al 3 (las opciones de calificación para nuestra prueba), se eliminó la marca de verificación para Valores únicosy ha hecho clic Generar. Repetí el proceso para todas las hojas de datos individuales. Como no se supone que los miembros del equipo se califiquen, entré y eliminé los puntos de datos aleatorios respectivos de cada hoja, creando una línea vacía.

Además de ingresar números enteros, también puede usar el generador aleatorio para agregar Valores booleanos Mejore en la búsqueda de cosas con los motores de búsqueda: Explicación de la lógica de búsqueda booleanaSolo le toma a los miles de servidores de Google medio segundo consultar aproximadamente 50 mil millones de páginas indexadas, le toma mucho más tiempo escanear solo la primera página de resultados de búsqueda. Además de eso, ... Lee mas , fechas, listas personalizadas y cadenas.

Cómo encontrar las fórmulas que necesita

Tenga en cuenta que cada vez que comience a escribir una fórmula, es decir, un signo igual seguido de al menos una letra, aparecerá una sugerencia automática con las funciones disponibles. Desplácese sobre las funciones sugeridas para ver para qué están diseñadas.

Puede revisar todas las fórmulas en el Lista de funciones de Google o revise algunos básicos tomando el Curso de creación de fórmulas simples en GCFLearnFree.org.

Haga que las hojas de cálculo de Google trabajen para usted

Importar datos de otras hojas de cálculo de Google

Siempre que tenga permiso de visualización, puede importar datos de cualquier hoja de Google Cómo importar datos de otras hojas de cálculo de GoogleLa mayoría de los usuarios solo usan una pequeña fracción del potencial de la hoja de cálculo de Google. ¿Sabes cómo obtener información de una hoja de cálculo de Google en otra? Aquí hay una función de celda para hacer el trabajo. Lee mas , ya sea otra pestaña en su hoja actual o un documento de hoja de cálculo completamente diferente. Puede importar celdas individuales o columnas y / o filas completas; La fórmula básica es la misma:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID se refiere a la cadena de letras encontradas entre dos barras diagonales en la URL del documento, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. La cadena puede ser bastante larga.

TAB_NAME hace referencia al nombre de la hoja individual dentro de un documento. Asegúrese de hacerlo algo simple, idealmente sin espacios. Si el nombre de la pestaña contiene espacios, use comillas simples para ajustarlo. Está separado de CELL_OR_RANGE con un signo de exclamación. CELL_OR_RANGE puede referirse a una sola celda, algo así como B4, o un rango de celdas, algo así como B: B a copie una columna completa, B4: J4 para copiar desde una sola línea, o B4: J15 para copiar en varias líneas y columnas

Agregue la fórmula a la primera celda de su "rango de importación" deseado y rellenará automáticamente todas las celdas solicitadas a la derecha y / o debajo. Aunque cuando intentas hacer eso por primera vez, ¡puedes obtener un #REF! error, como se muestra a continuación. Simplemente haga clic Permitir el acceso para que proceda la importación.

Si hace referencia a datos desde el mismo documento de hoja de cálculo, una fórmula simplificada debería funcionar, aunque para mí solo funcionó con celdas individuales:

= TAB_NAME! CELL

Contar puntos de datos y calcular promedios

Para calcular la calificación promedio de cada miembro del equipo, importé sus calificaciones de todas las hojas individuales a una hoja de procesamiento usando la fórmula descrita anteriormente. En otras palabras, para cada miembro del equipo, tengo 11 filas de datos, con al menos una fila vacía, ya que nadie se califica a sí mismo. También tuve que tener en cuenta que si aparecen menos de 11 participantes para el ejercicio, más de una línea estará vacía, lo que crea un desafío para calcular el promedio. Así es como lo resolví.

Para calcular el promedio, simplemente sumé su total de todas las calificaciones individuales. Esta es la fórmula para eso:

= SUMA (INICIO: FIN)

START se refiere a la primera celda, p. B5 y FIN se refiere a la última celda que desea incluir, p. B15.

Para determinar la cantidad de puntos de datos, utilicé la fórmula COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Sabía que las calificaciones serían cualquier número entre 0 y 3. No es necesario contar una celda que contenga algo que no sea uno de esos números, que son todos menores que 4, idealmente una celda vacía. Por lo tanto, el resultado de este recuento será igual al número de puntos de datos enviados.

Luego, combiné las dos fórmulas en una función anidada, es decir, DIVIDIR mi SUMA con el resultado de COUNTIF y así calcular el promedio en una sola celda:

= DIVIDIR ((SUMA (B5: B15)), (CONTEO (B5: B15, "<4")))

Es bueno tener en cuenta que la función dentro de los paréntesis se procesará primero.

Tenga en cuenta que faltan paréntesis o comillas es la fuente más común de error de hoja de cálculo. Además, si usa el formato de número europeo, donde se usan comas en lugar de puntos para separar decimales, podría tener problemas con la coma utilizada para separar los valores en su fórmula; intente usar un punto y coma en su lugar.

Usé esta fórmula nuevamente, para contar cuántas personas aparecen en roles específicos dentro de nuestro equipo. En ese caso, utilicé "> 1", ya que las calificaciones superiores a 1, es decir, 2 o 3, indican que la habilidad se está aplicando.

Usted puede usa la fórmula COUNTIF Mini tutorial de Excel: uso de funciones avanzadas de conteo y adición en ExcelContar y agregar fórmulas puede parecer mundano en comparación con las fórmulas de Excel más avanzadas. Pero pueden ayudarlo a ahorrar mucho tiempo cuando necesita recopilar información sobre los datos en su hoja de cálculo. Lee mas para muchas operaciones avanzadas, como lo describimos en un artículo separado. Del mismo modo, si necesita encontrar información específica dentro de una hoja de cálculo, puede usar el universal funciones de búsqueda 4 funciones de búsqueda de Excel para buscar hojas de cálculo de manera eficienteBuscar una gran hoja de cálculo de Excel no siempre es fácil. Use fórmulas de búsqueda para ahorrar tiempo y buscar hojas de cálculo de manera eficiente. Lee mas . Finalmente, si tiene curiosidad sobre el formato condicional, la combinación de datos de diferentes celdas o la importación de datos externos, le recomiendo nuestro artículo sobre funciones útiles de Google Sheets Realiza increíbles hazañas con estas útiles funciones de hoja de cálculo de GoogleMe da vergüenza admitir que solo recientemente he decidido comenzar a experimentar con las hojas de cálculo de Google, y lo que descubrí es que cualquier atracción o poder que Excel tuviera sobre mí debido a la increíble cosas... Lee mas .

Ocultar y proteger las hojas

Para ayudar a mi equipo a centrarse en los datos que importaban, decidí ocultar la hoja de procesamiento. Para hacer esto, haga clic en la punta de flecha al lado del nombre de la hoja para expandir el menú, luego seleccione Ocultar hoja. Como puede ver en la captura de pantalla a continuación, puede mostrar una hoja oculta yendo a Ver> Hojas ocultas y seleccionando la hoja que desea mostrar nuevamente.

Para evitar que los usuarios alteren accidentalmente fórmulas complejas o cambien datos, también puede elegir Proteger hoja ... opción del menú que se muestra arriba. Esto le dará la opción de proteger un Rango de células o un entero Sábana. Si vas con este último, puedes Excepto ciertas celdas. En ambos casos, puedes Establecer permisos y Restringe quién puede editar este rango, esencialmente permitiendo a los usuarios seleccionados realizar ediciones, o en general Mostrar una advertencia al editar este rango.

Configurar notificaciones para recibir alertas de cambios

Cuando publica un documento para la colaboración grupal asincrónica, es una buena idea verificar de vez en cuando y ver qué han estado haciendo los demás. O configure notificaciones, para que sepa exactamente qué sucede cuando.

Ir Herramientas> Reglas de notificación ... y elige tu rutina preferida. Puedes ser notificado cada vez Se realizan cambios. o cuando Un usuario envía un formulario y puede ser notificado por correo electrónico desde resumen diario o inmediatamente.

Dado que Google Sheets admite comentarios, también puede recibir notificaciones sobre comentarios o respuestas. Hacer clic Comentarios en la esquina superior derecha, expanda el Notificaciones menú y seleccione su preferencia.

Para hacer un comentario, primero resaltar la celda / s desea comentar, luego vaya a Comentarios> Comentario.

Usar el historial de revisiones para restaurar versiones de documentos

A veces suceden cosas que no fueron intencionadas o tal vez desee reutilizar una hoja y convertirlo en una plantilla 10 plantillas de hojas de cálculo increíblemente útiles para organizar tu vida¿Es tu vida un desastre de plazos perdidos, compras olvidadas y compromisos incumplidos? Parece que necesita organizarse. Lee mas , lo que significa que debe borrar todos los datos que se ingresaron mientras tanto. Ahí es cuando el historial de revisiones es útil. Puedes acceder a través de Archivo> Ver historial de revisiones o con el atajo de teclado CTRL + ALT + MAYÚS + G.

Al principio, esto enumerará las ediciones clave a lo largo del historial del documento, junto con la fecha, la hora y el nombre de usuario de la persona que editó el documento. Para ver cada paso, haga clic en Mostrar revisiones más detalladas al final de la lista. Cuando encuentre el estado en el que desea ver el documento, haga clic en Restaurar esta revisión.

Haz más con las hojas de cálculo de Google

No son solo sus funciones de colaboración las que hacen que Google Sheets sea una herramienta mucho más versátil que Excel. En combinación con otras herramientas de Google, puede crear operaciones complejas. Por ejemplo, puede combinar Hojas de cálculo de Google con Formularios de Google para configurar un cuestionario de autoevaluación Cómo usar los formularios de Google para crear su propio cuestionario de autoevaluación¿Eres profesor o entrenador? Alguien involucrado en un proceso de contratación? ¿Necesita verificar de alguna manera que otras personas tienen las habilidades o el conocimiento que usted espera que tengan? Bueno, vas a ... Lee mas o con Google Analytics para producir un informe automatizado Cómo crear un informe automatizado de hoja de cálculo de Google a partir de datos analíticos Lee mas . Tu imaginación es el limite.

¿Qué estás haciendo con Google Sheets y qué fórmulas,Guiones de Hojas de cálculo de Google Aumente la productividad con estos excelentes scripts de hoja de cálculo de GoogleSi utiliza una aplicación de hoja de cálculo para procesar datos, los scripts personalizados podrían ser la clave maestra. Comience a utilizar estos excelentes scripts de hoja de cálculo de Google y utilice sus datos de nuevas maneras. Lee mas ,o complementos sin los que no podrías vivir?