Cómo enviar automáticamente facturas mensuales desde hojas de cálculo de Google

Anuncio

Si trabaja desde su casa o tiene su propio negocio, no siempre es fácil recordar enviar sus facturas a tiempo.

En este artículo, verá cómo escribir un script de Google (MUY simple, no se preocupe).

También le mostraremos cómo hacer lo mismo con una macro. Una macro puede empaquetar muy bien su factura y enviarla por correo electrónico a cualquier dirección de correo electrónico (o direcciones) que desee.

Paso 1: prepara tu factura mensual

Si actualmente no realiza un seguimiento de sus facturas utilizando Hojas de cálculo de Google, realmente debería hacerlo. Incluso si tienes nunca programé nada en tu vida Los 10 mejores proyectos para principiantes para nuevos programadores¿Quieres aprender programación pero no sabes por dónde empezar? Estos proyectos y tutoriales de programación para principiantes lo comenzarán. Lee mas .

Google Sheets se almacena en la nube, donde también tienes el poder de los scripts de Google 3 formas seguras de aumentar su productividad con Google ScriptsEs posible hacer todo tipo de automatizaciones realmente geniales con Google Scripts, y ni siquiera tiene que crearlos desde cero. Aumente su productividad a lo grande.

Lee mas en la punta de tus dedos. Debido a esto, Google Sheets está mucho más "habilitado para Internet" que Excel.

Realmente no importa cómo formatee su factura para que esta solución funcione. Tomemos algunas cosas que debería organizarse antes de abordar su Google Script.

Esto no es complicado. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de que la hoja de su mes actual siempre tenga el mismo nombre. En mi caso lo llamo "Factura".

El 1 de cada mes, la factura se envía automáticamente. Luego, algún tiempo después, durante la primera semana, simplemente le cambié el nombre a ese mes y año.

Luego, vuelva a crear la hoja "Factura" y comience a registrar nuevamente el mes actual.

Paso 2: crea el script de Google

Para ingresar al editor de Google Script desde Google Sheets, simplemente haga clic en Herramientas en el menú Luego haga clic Editor de guiones.

Es inteligente cambiar el nombre del proyecto a algo que recordará más adelante si alguna vez necesita volver a revisar sus scripts y modificarlos.

A continuación, pegue el siguiente script.

function myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Mes actual" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (nombre de archivo); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, subject: '¡Aquí está mi factura del mes pasado!', cuerpo: '¡Hola! He adjuntado mi factura para este mes. Gracias por el trabajo, realmente lo aprecio! -Ryan ', archivos adjuntos: [SendBook.getBlob (). SetName (nombre de archivo)]}); }

Hemos cubierto la función sendEmail Cómo enviar correos electrónicos en una hoja de Google con Google ScriptsAprenda cómo usar Google Scripts para automatizar las herramientas de productividad de Google como Hojas de cálculo y Documentos y ahorrarse horas de tiempo. Lee mas en el pasado si te interesa cómo funciona eso.

Edite las partes correctas de ese script para que vaya a la dirección de correo electrónico correcta. Asegúrese de que también use el nombre correcto de la persona a la que se lo envía en el cuerpo.

Para probar que su script está funcionando, complete el texto "ToUser" con su propia dirección de correo electrónico.

Clickea en el Salvar icono de disco en el menú para guardar la secuencia de comandos. Luego haga clic en el Tocar icono (parece una flecha hacia la derecha).

Le pedirá que confirme la autorización para que el script acceda a sus otros datos de Google (como Gmail y Sheets).

Es posible que reciba una advertencia de que el script no es seguro. Esto se debe solo a que está escribiendo una secuencia de comandos personalizada que Google no ha revisado ni autorizado para un uso más amplio.

Puede ignorar esta advertencia desde que creó el script y sabe que es seguro.

Si se ejecuta correctamente, debería haber recibido un correo electrónico con este aspecto:

Como puede ver, la hoja de cálculo se adjunta al correo electrónico como un PDF. Esto hace que sea muy fácil para el destinatario abrirlo y verlo incluso si no usa Hojas de cálculo de Google.

Ahora necesitamos automatizar esto para que se ejecute el 1 de cada mes.

Paso 3: automatice su secuencia de comandos de factura

Para automatizar su secuencia de comandos, debe crear lo que se llama un "disparador".

Regrese a su Google Script, haga clic en Editar en el menú y elija Los desencadenantes del proyecto actual.

Como todavía no ha creado ningún desencadenante para este proyecto, estará en blanco.

Verá un enlace azul que dice "No hay activadores configurados". Pinchalo.

Escoger Impulsado por el tiempo eventos, configure el temporizador en Temporizador de mesy deje el número en 1.

Una vez que haga clic en Guardar, Google Scripts enviará el formato PDF de su factura, por correo electrónico, el 1 de cada mes.

¡Eso es todo al respecto!

Lo importante es asegurarse de mantener su factura bien actualizada durante el mes. Asegúrese de que esté terminado y listo para comenzar el primer día del próximo mes.

Paso 4: crea una macro

Hay otro enfoque que no es de programación que puede tomar para lograr lo mismo que el script anterior: Google Sheets ahora incluye una función de macros Cómo automatizar tareas repetitivas en hojas de cálculo de Google con macrosLas macros finalmente están disponibles para los usuarios de Hojas de cálculo de Google. No necesita ningún conocimiento de codificación para automatizar tareas repetitivas en documentos y hojas de cálculo. Lee mas . Las macros le permiten grabar una serie de acciones para realizar una tarea. En este caso, primero debe crear la macro y luego activarla de la misma manera que activó su Google Script.

Primero, en su Hoja de facturas, vaya a Herramientas> Macrosy seleccione Grabar macro.

A continuación, solo siga los pasos normales de enviar a alguien la hoja como un archivo PDF adjunto.

Ir Archivoy haga clic Correo electrónico como archivo adjunto.

Luego, complete todos los campos del formulario para que el sujeto y el cuerpo se vean naturales.

Luego haga clic Enviar.

En la ventana emergente "Grabando nueva macro", haga clic en Salvar. Esto finaliza el proceso de grabación macro. Déle a la macro un nombre que recordará y haga clic en Salvar de nuevo.

Debería haber visto llegar su correo electrónico de prueba con el PDF adjunto.

Paso 5: automatizar la macro

Ahora es el momento de automatizar la macro. Puede activar macros al igual que activa Google Scripts.

Volver a Herramientas y Editor de guiones. Haga clic en el código macros.gs.

Tome nota del nombre de la función macro. En el ejemplo anterior, el nombre de la función de macro es myFunction1.

Ahora entra Editary Los desencadenantes del proyecto actual.

Esta vez, en el cuadro desplegable de funciones, verá la función macro en la lista. Seleccionarlo

Luego, simplemente configure el resto del activador como lo hizo anteriormente para el activador de Google Script.

Establecer eventos en Impulsado por el tiempo. Escoger Mes Temporizador. Deje el número en 1.

Ahora su macro grabada se ejecutará todos los meses.

Enviará la hoja de Factura como PDF a cualquier dirección de correo electrónico que haya definido cuando grabó la macro.

Las hojas de Google automatizadas pueden ahorrar tiempo

La característica de los disparadores en Google Sheets es realmente el poder detrás de esta automatización. Le permite automatizar todas esas tareas cotidianas que realiza con frecuencia, para que pueda concentrarse en cosas más importantes.

Si recién está comenzando con Google Scripts y desea obtener más información, hemos cubierto otros ejemplos de scripts de Google útiles 4 secuencias de comandos de Google que hacen que las hojas de cálculo de Google sean más potentesGoogle Sheets es excelente desde el primer momento, pero puede ser aún más poderoso si usa los scripts de Google Sheets para mejorar sus capacidades. Lee mas puedes intentarlo ahora mismo.