Delegación: debe tener habilidad de liderazgo para reducir su carga de trabajo

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Quizás eres nuevo en un rol de liderazgo o simplemente estás luchando con el trabajo de delegación. Como líder, delegar tareas a otros es necesario, pero puede ser un desafío. Si recientemente adquirió su propio equipo ¿Cuál es la diferencia entre un jefe y un líder? Lee mas o simplemente necesita un poco de ayuda con la delegación, aquí hay algunos consejos útiles.

La mejor manera de describir cómo delegar es con las cinco preguntas: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Para pintar una imagen clara, comenzaremos con el por qué.

¿Por qué es necesaria la delegación?

La delegación tiene muchos beneficios, tanto para usted como líder como para su organización y su equipo. Sin embargo, muchas personas tienen problemas para delegar tareas.

Algunos podrían pensar que es más fácil hacer tareas ellos mismos en lugar de delegarlos. Otros pueden sentir una sensación de valor al abordar tareas solos. Aún más podría simplemente ser inexperto en la delegación.

los Estados en línea de Harvard Business Review:

La delegación beneficia a gerentes, informes directos y organizaciones. Sin embargo, sigue siendo una de las capacidades de gestión más subutilizadas y subdesarrolladas.

Y además, el estudio de gestión del tiempo referenciado por Harvard Business Review concluyó que:

332 empresas encuestadas estaban preocupadas por las habilidades de delegación de sus empleados. Al mismo tiempo, solo el 28 por ciento de esas compañías ofrecieron capacitación sobre el tema.

Beneficios para usted como líder

• Puede dirigir su atención a otros artículos.
• Puede programar su tiempo de manera efectiva.
• Puede lograr más durante la jornada laboral.

Beneficios para los miembros de su equipo

• Pueden aprender nuevas o mejorar las habilidades actuales.
• Pueden sentirse parte de un equipo y entorno de confianza.
• Pueden mejorar su confianza en sí mismos y su motivación.

Beneficios para su organización

• Puede aumentar la productividad.
• Puede ofrecer procesos exitosos para clientes y clientes.
• Puede construir una cultura conectada para todos los empleados.

Como puede ver, los beneficios de la delegación tocan más que solo un líder. Entonces, si ha estado frenando, también está afectando a su empresa y a su equipo.

¿Qué debe delegar?

Ahora que conoce la importancia de la delegación como líder, el siguiente paso es decidir qué debe delegar.

En muchos casos, la delegación de ciertas tareas es obvia. Por ejemplo, no asignaría una tarea de programación a un asociado de ventas. Sin embargo, cuando se trata de sus propias tareas, puede ser más difícil decidir qué delegación de garantías.

Hágase estas preguntas:

• ¿Es esta una tarea que solo yo tengo el conocimiento para hacer?
• ¿Estoy evitando asignar esta tarea porque nadie más tiene tiempo?
• ¿Me aferro a las tareas porque quiero "hacerlo todo" yo mismo?
• ¿Es esta una tarea recurrente o de rutina?
• ¿Soy realmente responsable de esta tarea?

Un proyecto de la Universidad Estatal de Carolina del Norte establece esto en su lista de los tipos de tareas que deberían delegarse:

Las personas a menudo mantienen tareas que disfrutan más para sí mismas, incluso si la tarea no es su responsabilidad. Estas tareas no son la mejor manera de gastar su tiempo y energía.

Una vez que haya decidido qué delegar, manténgase en esa decisión. Entonces, organizar su horario y lista de tareas 9 mejores herramientas de gestión del tiempo para mantenerse organizadoLas herramientas de administración del tiempo que se muestran aquí lo ayudarán a aprovechar al máximo sus días. Apto para cualquier negocio o situación personal. ¡Este es el momento de organizar tu vida! Lee mas para acomodar los otros elementos importantes que debe atender.

¿Quién es la persona adecuada para la tarea?

Después de determinar qué elementos deben delegarse, el movimiento lógico es decidir quién debe abordar la tarea. Cuando usted es el líder, ya sea un pequeño grupo permanente o un equipo de proyecto flexible, conociendo a los miembros de tu equipo Los 5 mejores consejos de gestión de proyectos para principiantesSi está asumiendo un rol de gerente de proyecto por primera vez, aquí hay solo cinco consejos de administración de proyectos para ayudarlo a comenzar. Lee mas es clave.

Entonces, cuando llega el momento de delegar tareas, obviamente debe reconocer las habilidades de cada persona. Pero al mismo tiempo, debe saber qué tan bien se desempeñan y su historial de responsabilidad. Asignar una tarea a alguien en quien pueda confiar es importante para que se complete con éxito.

Forbes ofrece estos dos consejos útiles con respecto a la delegación:

Junto con la confianza, también debe dar a las personas a quienes delega la oportunidad de hacer un trabajo a su manera.

Delegue responsabilidad y autoridad, no solo la tarea.

Recuerde, una vez que delega una tarea, ese miembro del equipo debe ser responsable de ello. Esto no significa que deba retirarse, sino que debe dejar que el miembro de su equipo tome la iniciativa.

¿Cuándo debe delegar tareas?

Entonces sabes lo que estás delegando y a quién, pero ¿cuándo entregas esos reinados? Encontrará muchas variables relacionadas con cuándo se debe delegar una tarea. Debe considerar la fecha de vencimiento, la prioridad y el esfuerzo como mínimo.

Por ejemplo, tareas que son urgentes. y obviamente, el conjunto de habilidades de un miembro del equipo debe delegarse desde el principio. Pero aquellos que son de baja prioridad o que varias personas podrían manejar pueden esperar.

Una forma útil de tomar esta decisión es utilizar un método de priorización de tareas. Una de esas técnicas, llamada la matriz de Eisenhower, puede ayudarlo a priorizar rápidamente. Con este método, puede poner sus tareas en cuatro cuadrantes para hacer primero, programar, delegar y no hacer.

A medida que revisa los cubos para Hacer primero y Programar, puede cambiar fácilmente las tareas a la sección Delegar. Este también es un método útil para determinar aquellas tareas que pueden caer en el cuadrante No hacer.

¿Dónde debe administrar las tareas delegadas?

La tarea ha sido delegada y ahora es hora de que sigas adelante... casi. Aún necesita realizar un seguimiento y seguimiento de la tarea hasta que se complete.

Es probable que use varias aplicaciones y herramientas en tu posición Conviértete en un líder más organizado y productivo con WrikeYa sea que esté dirigiendo un solo proyecto en el trabajo, o esté administrando una pequeña empresa, cualquiera de los roles requiere una organización y planificación extremas. Esto no siempre es posible con un planificador o planificador tradicional. Entra Wrike, un ... Lee mas . Si tiene un mecanismo de seguimiento confiable, asegúrese de incorporar las tareas que delegue. Pero si necesita algunas sugerencias, aquí hay cinco excelentes opciones.

1. panorama le permite asignar tareas y mantener una copia en su propia lista.
2. Google ofrece funciones Ahorre tiempo con 10 funciones de Google infrautilizadasLas herramientas y servicios de Google hacen todo por nosotros. Pero hay muchas características que se subutilizan. Ahorre unos segundos y haga más con las herramientas de Google que usa todos los días. Lee mas para delegar correos electrónicos y tareas de calendario con Gmail y calendario de Google.
3. Trello utiliza el método Kanban para administrar proyectos con características para asignar tareas a otros.
4. Podio proporciona una estructura de comentarios limpia para las tareas delegadas para mantener a todos actualizados.
5. Meistertask le permite asignar fácilmente y recibir notificaciones de cambios en el estado de la tarea.

Solo tenga en cuenta que la herramienta que utiliza no solo debe proporcionar la capacidad de asignar tareas. Debe usar uno que ofrezca funciones como notificaciones, métodos de seguimiento y recordatorios.

Recursos de capacitación para delegaciones

Si cree que usted o su organización podrían beneficiarse de un programa de capacitación de delegación, aquí hay algunos recursos para explorar.

• Trabajos de capacitación empresarial
• Entrenamiento Dale Carnegie
• Asociación Americana de Gestión
• Aprendizaje de CRM

¿Qué tan bien delegas?

La capacidad de delegar a otros es un habilidad importante para cualquier líder 5 consejos de gestión del tiempo que pueden convertirlo en un líder en la vida y el trabajoYa sea que te des cuenta o no, eres un líder. Incluso si eso significa ser un líder de tu propia vida. Estos consejos te ayudarán a convertirte en uno aún mejor. Lee mas . Y como ha leído aquí, los beneficios se aplican no solo a usted, sino también a su organización y a su equipo. Esto lo convierte en una situación de ganar-ganar-ganar.

¿Sientes que tienes habilidades sólidas de delegación? ¿O luchas con la tarea de delegar todos juntos? Siéntase libre de compartir sus pensamientos sobre este tema en los comentarios.

Créditos de imagen: Duncan Andison / Shutterstock