Visualice sus datos y haga que sus hojas de cálculo sean fáciles de usar con un panel de Excel

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¿Alguna vez sintió que tendría más uso para Excel si tuviera una mejor manera de presentar sus datos? Excel puede ser un programa muy poderoso en las manos correctas, pero a veces un simple formato de hoja de cálculo no es lo suficientemente atractivo como para que sus datos sean accesibles para un lector. Una forma de evitar esto es producir un Tablero; Un entorno que toma toda la información más importante de su documento y la presenta en un formato fácil de digerir.

¿Para qué puedo usar un panel de Excel?

La función principal de un Panel de Excel es transformar una gran cantidad de información en una pantalla manejable. Lo que elija poner en esa pantalla depende de usted, pero esta guía le indicará cómo reunir mejor los diferentes tipos de contenido de Excel en un solo entorno. A partir de ahí, puede optar por implementarlo para controlar el progreso del proyecto en su lugar de negocios, o puede úsalo en casa para realizar un seguimiento de tus finanzas 15 plantillas de hoja de cálculo de Excel para administrar sus finanzas

Siempre haga un seguimiento de su salud financiera. Estas plantillas gratuitas de hojas de cálculo de Excel son las herramientas que necesita para administrar su dinero. Lee mas - las mismas técnicas se pueden aplicar a un amplio espectro de usos.

Empezando

Lo primero que necesitará a su disposición son los datos que desea presentar. Como ejemplo, este Tablero en particular funcionará como una forma para que un estudiante revise la totalidad de sus tareas un año escolar, pero, una vez más, su Tablero puede presentar cualquier información que elija, por lo que este es el primer lote de datos que voy a presentar necesitar.

Como puedes ver, He usado una función simple Fórmulas de Excel: haga sus preguntas de Excel a expertos Lee mas para que la columna "Progreso" muestre la cifra ingresada en "Progreso de recuento de palabras" sobre el "Recuento total de palabras". Esto permite al usuario modificar rápidamente sus cifras a medida que continúan progresando, lo que luego se reflejará en el panel final. También necesitamos usar la función SUMA para calcular los totales para "Progreso de recuento de palabras" y "Recuento total de palabras". Para hacerlo, ingrese la siguiente fórmula en la celda C15 sin comillas "= SUMA (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)", luego arrastre desde la esquina inferior derecha de la celda para que se rellene D15 con una fórmula similar para ‘Total El recuento de palabras'.

Añadir un poco de color

Ahora es el momento de hacer esta información presentable. El objetivo de este panel es brindarle acceso inmediato a una variedad de información de alto nivel, de modo que un método simple de "semáforos" funcione bastante bien. Primero, debe hacer clic con el botón derecho en la parte superior de la barra de la columna que contiene "Progreso del recuento de palabras" y seleccionar "Insertar" para agregar una columna adicional en blanco.

Aquí es donde colocaremos los semáforos. Para hacer esto, convierta la cifra del "Progreso de Wordcount" en un porcentaje usando una fórmula simple. Ingrese "= (D3 / E3) * 100" sin las comillas en la celda C3, luego arrastre la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo Cómo ahorrar tiempo en Excel utilizando el controlador de rellenoDominar el controlador de relleno es el primer paso para convertirse en un asistente de Excel. Lee mas para que la celda C13 llene el resto de los porcentajes que necesitaremos: las celdas C6 y C10 no funcionarán correctamente ya que son filas de título de la tabla, así que simplemente elimine la fórmula de esas celdas individuales. Pruebe sus fórmulas cambiando los valores de "Progreso de Wordcount" en la columna D y asegurándose de que su columna C cambie en consecuencia.

Ahora lo harás usar formato condicional 3 fórmulas locas de Excel que hacen cosas increíblesLas fórmulas de Excel tienen una herramienta poderosa en formato condicional. Este artículo cubre tres formas de aumentar la productividad con MS Excel. Lee mas para cambiar estos porcentajes en íconos legibles. Seleccione toda la columna C, luego haga clic en "Formato condicional" en la sección "Estilos" de la cinta "Inicio". Luego, elija "Conjuntos de iconos" en el menú desplegable y seleccione uno de los conjuntos de tres colores de iconos de colores. Las barras de datos y las escalas de color también podrían funcionar, pero todo depende del tipo de información que desee mostrar. Aquí, los detalles importantes son si los ensayos individuales están terminados, en progreso o aún no se han comenzado, por lo que un formato de "semáforo" funciona bien.

Ahora, solo necesitamos hacer algunos ajustes a la regla que está formateando sus íconos. Con la columna C seleccionada, haga clic en "Formato condicional" y luego en "Administrar reglas" en el menú desplegable. Solo debe haber una regla allí, así que selecciónela y haga clic en "Editar regla". Aquí, cambie el valor asignado al ícono verde a 100 y el límite inferior de la luz ámbar a 1; esto significará que el ensayo mostrará una luz verde, cualquier ensayo en progreso mostrará una luz ámbar y cualquier ensayo que no se haya iniciado mostrará un rojo ligero. Finalmente, marque la casilla "Mostrar solo icono" para que el porcentaje en sí no se muestre.

Una vez que haya hecho esto, la columna C debería mostrar los iconos apropiados para cada valor en la columna B. Vale la pena centrar la columna para que los íconos se vean un poco más limpios, así como cambiar su tamaño para que se ajuste mejor al ícono, pero esto se puede hacer al final, cuando reunimos todo.

Medidor de termómetro

A continuación, cree una versión de un gráfico de termómetro que le permita a alguien que mira este tablero tener una idea de cuánto se ha completado todo el trabajo del año de un vistazo. Existen muchas formas de crear un gráfico como este, pero el siguiente método será permitir que se actualice continuamente Cómo crear gráficos de Microsoft Excel de actualización automática en 3 sencillos pasosLos gráficos de Excel que se actualizan automáticamente ahorran mucho tiempo. Siga estos pasos para agregar nuevos datos y verlos aparecer automáticamente en un gráfico. Lee mas de acuerdo con los cambios en los valores de "progreso del recuento de palabras". Primero, deberá configurar un grupo de datos para el gráfico como en la siguiente imagen.

Las cifras de la derecha representan los incrementos porcentuales en los que aumentará nuestro termómetro, y simplemente se ingresan en la hoja de cálculo como enteros. La columna de la izquierda calcula los totales de palabras correspondientes a esos valores porcentuales y, como tal, la fórmula que se muestra debe ser ingresó una vez en la celda superior y luego copió a las nueve debajo arrastrando la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo, como antes de.

Luego, ingrese “= $ D $ 15” sin las comillas en la celda I3, y arrastre desde la esquina inferior derecha para que todas las celdas de esta columna hacia I13 también contengan este valor. Las celdas deben llenarse con la cifra actual de "progreso del recuento de palabras" recopilada de todos los valores individuales en la columna D. A continuación, utilizaremos el formato condicional una vez más para convertir estos valores en un gráfico de termómetro.

Resalte las celdas I4 a I13, ignorando I3 por el momento, luego seleccione la opción "Mayor que" de "Resaltar reglas de celdas" en "Formato condicional". Escriba "= G4" en el cuadro de diálogo "Mayor que" que se le presenta, luego elija "Formato personalizado" en el menú desplegable a su derecha. En la siguiente pantalla, elija la pestaña "Rellenar" y luego una muestra de color rojo brillante: aunque cualquier color servirá, realmente Cómo elegir un esquema de color como un profesionalLos colores son complicados. Puede parecer bastante fácil elegir un puñado de colores que se vean bien juntos, pero como cualquier diseñador que haya pasado horas retocando los tonos te dirá: es complicado. Lee mas .

Ahora, las pocas celdas inferiores que seleccionó deberían haberse puesto rojas, pero hay algunos pasos más antes de que nuestro termómetro esté terminado. Primero, seleccione solo la celda I3 y repita lo que hizo para las celdas debajo de ella, esta vez eligiendo "Resaltar reglas de celdas" y luego "Más reglas". Allí, debe seleccionar "mayor o igual que" en el menú desplegable, ingrese "= G3" sin las comillas en el campo a su derecha y formatee la celda con un relleno rojo como lo hizo anteriormente. Esto asegura que será posible "llenar" su termómetro.

A continuación, evite que los valores mismos se muestren en estas celdas. Resalte de I3 a I13, haga clic derecho y seleccione "Formatear celdas" 5 habilidades de Microsoft Word y Excel que debe tener éxito en la oficina"¡Llévame ese informe lo antes posible!" Un conjunto básico de trucos de Microsoft Excel y Word puede hacer que esta tarea sea menos estresante y ayudarlo a elaborar un informe elegante en poco tiempo. Lee mas . Elija "Personalizado" de la lista e ingrese "" sin las comillas en el campo marcado "Tipo". Presione OK y sus valores numéricos deberían haber desaparecido, dejando solo el rojo del termómetro.

Sin embargo, podemos hacer más que simplemente hacer que las celdas formen una barra de color. Seleccione la herramienta "Formas" de la cinta "Insertar", luego elija la forma sólida "Forma libre" del subgrupo "Líneas". Use esto para dibujar el contorno de un termómetro para contener la barra roja.

Dibuja una forma similar a la de arriba con la herramienta, uniéndola para formar una forma completa en lugar de dejar un espacio como lo hice yo. Tenga en cuenta que no estamos dibujando la barra del termómetro en sí, sino todo lo demás: nuestra forma simplemente va a bloquear el color rojo que no queremos ver. Use el menú "Estilos de forma" para cambiar el color de relleno a blanco, y el color y el grosor del contorno a algo más apropiado.

Poniendolo todo junto

Una vez que tenga todos estos elementos en su lugar, es una simple cuestión de compilarlos todos en su tablero. Primero, cambie el nombre de la Hoja en la que ha estado trabajando hasta ahora como "Datos" o algo similar, luego cambie a una Hoja diferente y cambie el nombre a "Tablero". A continuación, utilizaremos la función Cámara, por lo que si aún no la ha agregado a su Acceso rapido a la barra de herramientas Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de MS Office 2010La barra de herramientas de acceso rápido ha sido parte de MS Office desde la versión 2003, pero ha pasado a la vanguardia desde la introducción de MS Office 2007 y más prominentemente con MS Office ... Lee mas , vale la pena hacerlo ahora, así que es útil.

Para hacer esto, acceda a las Opciones de Excel y seleccione "Personalizar". Desde aquí, agregue el comando Cámara de la columna izquierda a la columna derecha. Ahora tendrá la cámara fácilmente accesible, por lo que podemos usarla para armar el tablero.

La cámara en sí es muy simple de usar; simplemente resalte las celdas que desea mostrar en otro lugar, luego haga clic en el ícono Cámara y las copiará la próxima vez que haga clic en una celda. De aquí en adelante, esa "fotografía" de esas celdas se actualizará a medida que cambien.

Use la herramienta Cámara para tomar instantáneas de los cuadros de progreso con semáforos y su termómetro, transfiriéndolos a la Hoja que llamó "Tablero". Ahora solo se trata de organizar y formatear las cosas de una manera que sea agradable para usted, así como de agregar cualquier otro elemento que desee. Agregué una lista de tareas simplemente creándola en la Hoja de "Datos" y usando la Cámara para transferirla.

Usando estas técnicas, puede hacer un tablero similar para atender cualquier tipo de tarea. Una vez que te sientas cómodo con el conceptos básicos de técnicas avanzadas de Excel Cómo usar una tabla dinámica de Excel para el análisis de datosLa tabla dinámica es una de las herramientas más potentes del repertorio de Excel 2013. Se usa con frecuencia para el análisis de grandes datos. Siga nuestra demostración paso a paso para aprender todo al respecto. Lee mas como el formato condicional y tener una comprensión de herramientas como la cámara, solo tienes que pensar qué información necesita a su alcance y cuál es la mejor manera de presentar esa información. Excel es más que una simple herramienta de oficina 10 plantillas de Excel para rastrear su salud y estado físico Lee mas - También hay muchas cosas que puede hacer por ti en casa.

¿Tiene una sugerencia propia sobre cómo llevar un Panel de Excel al siguiente nivel? ¿O está buscando más información sobre una parte particular del proceso? Póngase en contacto dejando un comentario a continuación.