Cómo escribir el correo electrónico profesional perfecto (respaldado por datos)

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Escribir correos electrónicos efectivos parece bastante fácil. Pero si desea que sus correos electrónicos funcionen aún mejor, tenga en cuenta las siguientes reglas respaldadas por la ciencia.

En el pasado, hemos enumerado 12 razones por las cuales las personas aún ignoran tus correos electrónicos 12 razones por las cuales las personas TODAVÍA ignoran sus correos electrónicos¿Suele tener dificultades para que la gente responda a sus correos electrónicos? Le mostramos por qué las personas pueden ignorar sus correos electrónicos y cómo hacer que se den cuenta y reaccionen a su mensaje. Lee mas . Incluso le hemos dado instrucciones paso a paso sobre conseguir que las personas ocupadas respondan a tus mensajes 6 maneras de hacer que las personas ocupadas respondan tus correos electrónicosHay un conjunto completamente diferente de reglas cuando se trata de correo electrónico que animará o desanimará a una persona a presionar el botón "responder" y responderle. Aprende las reglas del éxito del correo electrónico. Lee mas

. Pero ahora es el momento de compartir algunos consejos más específicos y procesables, respaldados por datos.

Cada uno de estos consejos no solo mejora las posibilidades de que se lean sus correos electrónicos, sino que también recibe una respuesta positiva de esos correos electrónicos. Esto es importante porque el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación en el mundo de los negocios. Al saber cómo elaborar correos electrónicos efectivos, se da una ventaja definitiva sobre sus colegas.

1. Obtenga los términos de nombre

Esto suena obvio, pero si realmente quieres que las personas presten atención cuando reciben un correo electrónico tuyo, usa su nombre. Y úsalo más de una vez.

Investigación publicada en 2006 mostró que varias regiones del cerebro "muestran una mayor activación del propio nombre", lo que proporciona evidencia de que "escuchar el nombre de uno tiene una activación única del funcionamiento del cerebro".

Usar el nombre de su destinatario en el asunto del correo electrónico y El cuerpo del correo electrónico es, por lo tanto, un truco psicológico que puede llamar la atención. Cerrar con "Espero tener noticias tuyas pronto, Stan" es mucho más efectivo que simplemente "Espero tener noticias tuyas pronto".

2. Abrazar la Efecto aureola

Las personas son influenciadas por personas en las que confían. Si un gerente le aconseja ponerse en contacto con el director de su empresa, nombre ese gerente en su correo electrónico introductorio. Los correos electrónicos fríos son horribles de recibir. Por lo tanto, demostrar que tiene el apoyo de alguien en quien su destinatario confía es extremadamente importante.

Esto se debe en parte a una teoría llamada Efecto aureola. Este es un tipo de sesgo de confirmación. En este caso, el sesgo probablemente mejoraría la impresión general del director de tú simplemente por su impresión favorable del gerente que lo refirió.

Sin embargo, no tiene que ceñirse a mencionar a los superiores. Aprovechar las opiniones e ideas de expertos, clientes, amigos mutuos y multitudes también puede fortalecer su correo electrónico, siempre que el destinatario valore las opiniones de las personas a las que hace referencia.

3. Estar enojado o feliz. Pero nunca neutral

Cuando Bumerang, una aplicación líder de Gmail, analizó sus datos, encontraron algo increíblemente interesante. "Uno de los factores más importantes para determinar las tasas de respuesta es cuán positivas (palabras como buenas) o negativas (palabras como malas) son las palabras en el mensaje".

Ambos moderadamente positivos y los correos electrónicos negativos recibieron 5–15% más respuestas que los correos electrónicos neutrales. Habiendo dicho eso, correos electrónicos extremadamente hostiles 10 consejos de correo electrónico para lidiar con correos electrónicos enojados, trollish o groserosEs increíblemente frustrante revisar su bandeja de entrada de correo electrónico solo para encontrar un mensaje completamente odioso. ¿Por qué en el mundo las personas actúan así? Dicho esto, debes aprender a defenderte mientras ... Lee mas Apenas recibió ninguna respuesta. Los correos electrónicos excesivamente halagadores tampoco funcionaron mucho mejor. En otras palabras, transmite tus sentimientos, pero no exageres.

4. Que sea breve (¿Pero qué tan corto?)

Sé que sé. Habrá excepciones a esto. Uno de mis sitios cerebrales favoritos Lea más contenido inteligente en 2016 con estos 35 sitiosTodos deberíamos leer estos 35 sitios con más frecuencia. Si estás cansado del contenido tonto, haz las cosas un poco más reflexivas el próximo año con esta súper lista. Lee mas , Brain Pickings envía correos electrónicos increíblemente largos que son una delicia para leer. Pero, en general, los datos sugieren que debe evitar correos electrónicos largos.

De hecho, junto con esa información sobre los tipos de palabras que debe usar en sus mensajes, Boomerang también encontró la longitud "ideal" de un correo electrónico. Según su análisis de 40 millones de correos electrónicos, descubrieron que aquellos que no contenían más de 50-175 palabras tenían la mayor probabilidad de recibir una respuesta (49-50%). Esto también está respaldado por los hallazgos de un Estudio MIT 2010.

Este es un sabio consejo, pero no siempre es práctico. Pero la lección es mantener sus correos electrónicos concisos. Una forma de hacerlo es suscribirse a la Cinco oraciones filosofía, y nunca envíe correos electrónicos de más de cinco oraciones de longitud. Como inversionista y autor Guy Kawasaki le dijo a Entrepreneur.com, "Menos de cinco oraciones es a menudo abrupto y grosero, más de cinco oraciones desperdician tiempo".

5. Use la palabra "porque"

Si tiene la audacia de pedirle a alguien que haga algo por usted, al menos dígale por qué. Lo sabemos desde los años 70, cuando el profesor de psicología en la Universidad de Harvard, Ellen Langer publicó un estudio destacando la importancia de la palabra "porque".

Con demasiada frecuencia recibimos correos electrónicos que solo exigen algo ("¿Me pueden enviar ese informe antes de las 2 p. M.?"), Sin explicar por qué. Pero al introducir la palabra "porque" en nuestra solicitud ("¿Puede enviarme ese informe antes de las 2 p. M. Porque necesita ser editado antes de las 5 p. M.?), Aumentan las posibilidades de cumplimiento.

Según ese estudio, esto podría deberse a que "las personas adoptan un comportamiento" automático "... como una forma de heurística o atajo. Y escuchar la palabra "porque" seguido de una razón (no importa cuán lamentable sea la razón), nos hace cumplir ".

6. No ofrezca más de 3 opciones

los Paradoja de elección es donde tenemos tantas opciones que nos paralizamos. Para asegurarse de que sus correos electrónicos no resulten en una paradoja de elección, intente no ofrecer más de tres opciones.

La mente humana ama la magia de tres. Es por eso que damos tres medallas en los Juegos Olímpicos. Analizamos las cosas en términos de optimismo, realismo y pesimismo (o alto, medio y bajo). Y es por eso que los mercados económicos a menudo maduran para albergar solo a tres competidores principales.

En términos de toma de decisiones, también nos encanta confiar en tres razones, o tres opciones. Esto se demostró a través de una investigación titulada Cuando tres encantos pero cuatro alarmas, realizado por dos científicos del comportamiento. Aplicado al correo electrónico, si está organizando una reunión o una llamada, intente dar solo tres opciones de hora y fecha. Alternativamente, puede usar una herramienta de programación de reuniones como Garabatear, que tenemos revisados 5 herramientas de administración y programación de calendario para el añoMantente al tanto de todo en tu agenda. Aquí hay cinco herramientas gratuitas que pueden ser particularmente útiles para mantener su calendario en orden. Lee mas en el pasado.

7. Escribir a nivel de tercer grado

El nivel de grado de lectura de sus correos electrónicos puede tener un efecto masivo en sus tasas de respuesta. De acuerdo con Boomerang, los correos electrónicos escritos a nivel de lectura universitaria tuvieron una tasa de respuesta de solo el 39%. El grado de lectura más efectivo fue el de tercer grado, que logró una tasa de respuesta del 53%.

El nivel de lectura se calcula principalmente observando "el número de sílabas en sus palabras y el número de palabras en tus oraciones ". Para mejorar su tasa de respuesta, mantenga sus oraciones y sus palabras corto. Para verificar el grado de lectura de sus propios correos electrónicos, cópielos y péguelos en herramientas como Calificación de legibilidado Editor de Hemingway.

8. Revise su texto

Para correos electrónicos más largos, esto es evidente, pero para correos electrónicos más cortos, la revisión a menudo se pasa por alto. Esta es una mala idea.

en un Estudio de 2001, Larry Beason demostró que los errores en la escritura (incluidos los errores ortográficos y gramaticales, así como los errores lógicos) tienen varios efectos negativos en la percepción del escritor.

Cuando un lector nota un error, automáticamente hace suposiciones sobre el escritor. En este estudio, las suposiciones más comunes fueron que el escritor era un pensador defectuoso, no una persona detallada, un comunicador deficiente y / o con poca educación.

Estos son algunos atributos bastante dañinos que puede evitar que tenga, simplemente por corrección de pruebas Grammarly Lite: una extensión del navegador para todas sus necesidades de corrección de pruebas [Chrome, Firefox, Safari]¿Cómo revisa actualmente lo que escribe en su computadora? ¿Escribirlo en Google? ¿Pegarlo en Word? ¿O utiliza un sitio web de revisión en el que pega su texto? Definitivamente estoy ... Lee mas Cada uno de sus correos electrónicos.

9. Mostrar números como números

Si los números como estadísticas, datos, fechas, hora, etc. son importantes en su mensaje, muéstrelos como números en lugar de escribirlos (12, en lugar de doce).

Estudios de seguimiento ocular han demostrado que los ojos de un lector generalmente escanean sobre el texto, mientras que "los números a menudo detienen el ojo errante". Esto se debe a que "los números representan hechos". Los números son datos duros que la mente puede seleccionar rápidamente. La mente del lector asume que esos números son una parte importante del mensaje.

Tenga esto en cuenta al elaborar sus propios correos electrónicos. Si los números son una parte importante de su mensaje, muéstrelos como números para que su lector pueda filtrar lo importante de lo que no es importante.

Hacer que el correo electrónico funcione para usted

En la mayoría de los trabajos, los correos electrónicos son una parte crucial de cómo nos comunicamos con nuestros colegas. Ya sea que envíe 10 o 100 correos electrónicos por día, saber cómo elaborar mensajes efectivos es una habilidad que necesita aprender.

Como puede ver desde arriba, esto no es difícil. Pequeños cambios, como hacer que sus correos electrónicos sean más breves, corregir o cambiar la emoción de su escritura pueden tener un gran impacto. Y con herramientas gratuitas de mejora de correo electrónico 5 herramientas que pueden ayudarlo a escribir mejores correos electrónicosTodos todavía están tratando de resolver el problema del correo electrónico. Entonces, hablemos también del hábito más básico de todos: el arte de escribir mejores correos electrónicos. Con la ayuda de algunas herramientas geniales. Lee mas para ayudar, no hay excusa.

Estas posibilidades no solo pueden hacer que sea más probable que sus correos electrónicos sean notados y respondidos, sino que también ayudarán a cultivar una mejor imagen profesional de usted mismo.

¿Qué cambios ha realizado en la forma de escribir correos electrónicos que han mejorado su eficacia? ¡Nos encantaría saberlo!

Créditos de imagen: Abrazo por Hernán Piñera (Flickr), Signo de interrogación por Marco Bellucci (Flickr), Ejemplo de marcas de corrección por volkspider (Flickr), Email por Dennis Sklay (Flickr)