Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque

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¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Tratar Bloqueo de tiempo.

Hace unos meses, me encontré Publicación iluminadora de Cal Newport sobre bloqueo de tiempo - un "truco" de productividad que lo ayuda a aprovechar al máximo su día de trabajo al asignar tareas muy específicas a bloques de tiempo muy específicos. Esto se basa libremente en la Ley de Parkinson, cuya idea es que el trabajo simplemente se expandirá para llenar el tiempo disponible para su finalización.

Para algunos, la idea de programar tareas de una manera tan rígida puede ser contra intuitiva. Pero, si tiene una acumulación de tareas pendientes o una fecha límite que cumplir, el bloqueo de tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, la dilación y la multitarea improductiva.

Newport generalmente pasa alrededor de 15-20 minutos al final de cada día planeando sus "bloques de tiempo" para el día siguiente, con el objetivo general de "asegurarse de que se avanza en las cosas correctas al ritmo adecuado para el plazos ". Su teoría es que "una semana laboral de 40 horas bloqueada, calculo, produce la misma cantidad de producción que una semana laboral de más de 60 horas perseguida sin estructura".

Por una potencial promesa de un 50% de aumento en la productividad (especialmente en relación con el trabajo profundo y duro), es difícil resistir la tentación de realizar una prueba de este truco.

Dar algo de tiempo a la planificación

Si tiene la tentación de probar esto, lo primero que debe hacer es pasar un poco de tiempo estableciendo lo que necesita completar antes de que termine la semana. Decide qué hace una semana bien gastada.

Escriba 3-5 de las tareas más importantes que necesita completar (estas aplicaciones de toma de decisiones ¿Indeciso? Tome las decisiones correctas con estas aplicaciones¿Has oído hablar de la paradoja de la elección? Si eres como yo y sufres de parálisis de análisis, estas aplicaciones cambiarán tu vida. Lee mas puede ayudar), y cualquier otro necesario (aunque no siempre es importante) tareas que solo tienes que hacer. Luego, si trabaja un día de trabajo típico de 8 horas, divida esas 8 horas en trozos de diferentes tamaños, con cada trozo dedicado a una tarea específica (o conjunto de tareas) - importante y necesario - en el que tienes que trabajar. calendario de Google es una herramienta perfecta para esto, pero un trozo de papel puede funcionar igual de bien.

Puede ver un ejemplo básico (por solo un día) que utilicé hace unos días a continuación, aunque, por supuesto, puede hacerlo lo más detallado posible. Intente dividir las tareas durante la semana de una manera que ayude a lograr todas de tus objetivos sin esforzarte demasiado.

Sin embargo, antes de sumergirse directamente, hay algunas cosas a tener en cuenta.

Se honesto contigo mismo

No intentes exprimir demasiado en un día. Es muy fácil subestimar cuánto tiempo llevará una tarea: especialmente si se supone que será un 50% más eficiente de lo habitual. Si eres alguien que nunca es rastreado su tiempo 4 excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android]No importa quién es usted, el tiempo es una mercancía increíblemente importante. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, 86.400 segundos cada día, y depende de nosotros cómo pasamos ese tiempo ... Lee mas antes de esto será Tómese un tiempo para aprender.

Debe calcular la cantidad promedio de tiempo productivo que pasa en su bandeja de entrada. Necesitas saber exactamente cuánto tiempo puedes concentrarte en lo profundo, difícil trabajo. Si trabajas cuatro horas para un trabajo profundo, pero solo puedes concentrarte profundamente durante dos horas (por ejemplo), esas son dos horas desperdiciadas, que podrían haberse gastado en tareas menos exigentes.

A medida que aprenda más sobre cómo trabaja y cuánto dura cada tarea, sus estimaciones de bloques de tiempo serán cada vez más precisas, lo que lo ayudará a ser más productivo.

Puedes bloquear el tiempo Trabajo reactivo También

Si gran parte de su trabajo es reactivo, puede pensar que este método no funcionará para usted. Pero, afortunadamente, tú lata asigne bloques de tiempo al trabajo reactivo, también, para evitar ese juego de 8 horas de Ping-Pong cuando esté en el trabajo.

Por ejemplo…

Si una gran parte de su trabajo se gasta en su bandeja de entrada, programe 30 minutos cada 2 horas en su bandeja de entrada (¿Un gran problema? Agregue información a su firma para que las personas sepan que solo revisa el correo electrónico algunas veces al día para mantener la productividad).

Si tiene que atender llamadas durante todo el día, en lugar de contestar el teléfono cada vez que suena, apague el contestador automático y programe un par de períodos durante el día en que responda a su mensajes Esto permite que sus otros bloques de tiempo se interrumpan mucho menos, lo que le permite realizar su mejor trabajo.

Eliminar distracciones

Bloquear el tiempo está muy bien en teoría, pero si no te apegas a los principios en la práctica, estás obligado a fallar. Si se está preparando para un par de horas de trabajo profundo con una pestaña de Facebook abierta, su teléfono está listo y dispuesto a acepta llamadas y tus colegas sienten que pueden interrumpirte en cualquier momento, te estás preparando para fracaso.

Asegúrese de que las personas sepan que no deberían molestarlo (usar auriculares puede reducir las interrupciones dramáticamente). Apaga el teléfono. Salir de las redes sociales. Cierre todas las pestañas innecesarias y concéntrese en la tarea en cuestión durante el período de tiempo asignado. A menudo te sorprenderá lo mucho que haces.

No seas demasiado específico

Esto está vagamente relacionado con nuestra incapacidad humana para predecir cuánto tiempo tomarán realmente las cosas. O incluso si tenemos la motivación para completar una tarea. Si somos demasiado específicos con nuestro bloqueo de tiempo (es decir, "30 minutos para reservar un lugar para la fiesta"), cuando no encontremos un lugar dentro de los 30 minutos, ya hemos fallado. En cambio, mantenga sus bloques de tiempo relativamente vagos, pero aún trabajando hacia un objetivo muy específico.

Por ejemplo, "30 minutos organizando la fiesta" funciona bien. En lugar de tener un lugar reservado, el bloque de 30 minutos puede resultar en una lista reducida de lugares, ¡así que al menos has progresado!

Estas ganancias rápidas son las que lo mantienen motivado para mantenerse al día con este tipo de sistemas de productividad.

El bloqueo de tiempo no significa falta de elección

Algunas personas detestar no tener opciones durante todo el día y temer que el bloqueo del tiempo conduzca a una falta total de opciones. Este, sin embargo, no es el caso. Tome mi ejemplo personal de Google Calendar arriba.

"Escribir artículos" es deliberadamente vago. Tengo una selección de artículos en los que puedo trabajar en cualquier momento, por lo que durante este período de tiempo, puedo elegir el artículo que más me emociona en ese momento. El punto es asegurarse de que realmente dedico una cierta cantidad de tiempo a escribir cada día, independientemente de lo que realmente esté escribiendo.

Mantenga notas detalladas

Cuando su día regularmente implica cambiar de una tarea a otra, a menudo puede llevar demasiado tiempo volver al ritmo de la siguiente tarea. Cuando detengo mis llamadas telefónicas a las 12:30 y me dedico a mi trabajo profundo, necesito saber que puedo entrar fácilmente en el estado de ánimo adecuado para perder el menor tiempo posible.

Para hacer esto, sigo detallado notas en papel o en mi Google Calendar sobre dónde estoy, dónde llegué la última vez que estaba trabajando en esto proyecto, problemas que estaba enfrentando, avances que hice y cuál es el siguiente paso para mantener el progreso hacia adelante. Dedique los últimos minutos de cada bloque de tiempo a escribir estas notas para poder ingresar al siguiente bloque de tiempo con una mente clara.

Realizar revisiones regulares

Al final de cada semana, mes o trimestre (lo que sea mejor para usted), realice una revisión de los diferentes proyectos en los que ha estado trabajando para ver si su enfoque de bloqueo de tiempo funciona para usted y para saber qué proyectos necesita asignar más tiempo bloques a. Esta es la única forma real de saber cómo asignar efectivamente su tiempo. Durante una revisión, hágase las siguientes preguntas para cada proyecto:

1. ¿Qué logré desde la última revisión?
2. ¿Qué tareas deben completarse antes de la próxima revisión?
3. ¿En qué etapa estoy con cada uno de mis proyectos?

Con esta descripción general, estará en una posición mucho mejor para tomar decisiones para el futuro. Usa tecnología... como estas aplicaciones de seguimiento de tiempo en Android 4 excelentes herramientas gratuitas de seguimiento del tiempo [Android]No importa quién es usted, el tiempo es una mercancía increíblemente importante. Todos tenemos la misma cantidad de tiempo, 86.400 segundos cada día, y depende de nosotros cómo pasamos ese tiempo ... Lee mas .

Comprende el reloj de tu cuerpo

Lea este artículo en Ritmos circadianos y ultradianos, y aprenda a saber qué horas cada día son las más productivas y programe sus bloques de tiempo en consecuencia. Muchos autores encuentran que son más creativos durante las primeras horas. Si sabe que puede concentrarse mejor durante la tarde, organice sus bloques de tiempo para aprovechar al máximo este tiempo y sus principales prioridades para la semana.

No seas demasiado profesional

Todo trabajo y nada de juego hacen de Jack un niño aburrido. Asegúrese de programar el tiempo para jugar en sus días. Dedique tiempo a pasar con su ser querido. Tiempo para gastar solo. Hora de hacer ejercicio. Es hora de ir de compras de Navidad. Es hora de no hacer nada. De lo contrario, todo esto puede quedar en el camino y encontrará que está actualizado en lo que respecta al trabajo, pero completamente atrasado en su vida personal.

Utilice recordatorios que funcionen

Ya sea una ventana emergente de calendario, recordatorio por correo electrónico Agregue programación, seguimiento y recordatorios a Gmail con este fantástico complementoSeamos realistas, Gmail es bastante perfecto. No es una coincidencia que ahora sea uno de los proveedores de correo electrónico más populares, al menos para aquellos que prefieren una interfaz web. Hay, sin embargo, varios ... Lee mas , un temporizador en tu teléfono o un cronómetro de la vieja escuela, debes asegurarte de configurar recordatorios que confíes en que cumplirás. Si está dispuesto a trabajar 10 minutos adicionales en cada tarea, pronto se retrasará en otros proyectos. ¿Realmente vale la pena? Asegúrese de saber cuándo su bloque de tiempo está llegando a su fin, así que póngase en el estado de ánimo adecuado para pasar al siguiente bloque.

En esencia, el bloqueo de tiempo es un ejercicio simple para segregar su día en varios períodos de tiempo que, si se mantiene, nos ayuda a lograr todo lo que necesitamos, por lo tanto reduciendo estrés 4 maneras de eliminar el estrés de la productividadCon algunos cambios bien orientados, puede aumentar su productividad a pasos agigantados. Aplique estos métodos simples a su vida y el resultado es lo que esperaría: un mejor trabajo con menos esfuerzo. Lee mas . Claro, hay algunos problemas con la motivación, la capacidad de predecir cuánto tiempo tomarán las cosas y las interrupciones imprevistas. Pero el uso de este método puede ayudarnos a reducir la dilación y el desperdicio, lograr días de trabajo más eficientes y también devolvernos tiempo personal.

Para ver el bloqueo de tiempo en acción, mira este video:

¿Alguna vez ha utilizado este "truco" de productividad? ¿Cómo ha funcionado para usted? ¿Cuáles son las herramientas que utilizas para dar el tiempo debido?