Cómo agrupar tareas con Google Calendar para aumentar el enfoque y la productividad

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El mito de la multitarea es generalizado. No importa cuánta investigación multitarea veamos, seguimos diciéndonos que más la gente no puede realizar múltiples tareas, pero nosotros lata.

Una y otra vez, la investigación muestra que cuando pensamos que estamos haciendo múltiples tareas, en realidad no estamos haciendo más de una cosa a la vez. Estamos cambiando de una actividad a otra, y ese es un fenómeno conocido como "Coste de transferencia"Nos hace menos eficientes (y puede ponernos en peligro).

Pero…

Hay un tipo particular de multitarea que podría ser más eficiente. Quizás no sea tan eficiente como centrarse en una sola tarea. Pero si no puede soportar concentrarse en una cosa durante más de unos minutos, puede tener suerte.

(Para ser justos, hay algunos casos en los que la multitarea puede ser una forma eficiente de hacer cosas Single vs. Multitarea: ¿qué es lo mejor para la productividad?La multitarea es un método común para aumentar la productividad. Resulta que no es necesariamente la bala de plata para la productividad. La clave es saber cuándo realizar múltiples tareas.

Lee mas .)

Una introducción al procesamiento por lotes de tareas

Diferentes gurús de la productividad han definido el procesamiento por lotes de tareas de formas ligeramente diferentes. Pero todo se reduce a esto:

"La agrupación de tareas es la práctica de agrupar tareas similares".

Por lo tanto, puede tener una lista de tareas de "codificación", "depuración", "documentación" y "planificación", por ejemplo. En mi propia vida, probablemente agrupaba tareas como "escribir", "editar", "investigar", "lanzar", etc.

¿Cómo es útil esto?

El procesamiento por lotes de tareas lo ayuda a ser más productivo al alentarlo a seguir con un grupo similar de tareas para reducir el costo de cambio cuando se mueve entre ellas. Pasar de editar fotos a administrar su correo electrónico es un gran cambio, y podría incurrir en un gran costo de cambio a medida que su cerebro lucha por cambiar de marcha.

Cambiar de editar fotos a, por ejemplo, publicar fotos en sitios de fotografía de archivo podría crear un costo de cambio menor. O imagine que cambia de llamar a clientes potenciales con argumentos de venta a llamar a clientes existentes para registrarse. Eso sería más fácil que cambiar de llamadas de tono a crear informes trimestrales.

Y ese menor costo de cambio da como resultado un mayor enfoque.

La forma en que coloca las tareas en lotes depende de usted: lo importante es que son similares. Si le resulta difícil cambiar de marcha entre dos tareas, entonces no pertenecen al mismo lote. Puede tener una gran cantidad de lotes o uno más pequeño, dependiendo del tipo de cosas que necesita hacer.

Una vez que haya agrupado sus tareas, puede dedicar tiempo a cada lote.

Programar tus lotes

Aquí es donde el procesamiento por lotes de tareas se vuelve realmente útil. Cuando usted designar un bloque de tiempo específico Cómo bloquear el tiempo en Google Calendar para una jornada laboral productiva¿Luchas con la gestión del tiempo? Le mostramos cómo bloquear el tiempo en su Google Calendar para aumentar el enfoque, reducir el estrés y mejorar la productividad. Lee mas a un lote en particular, puede cambiar entre tareas dentro de ese lote. Lo cual es genial para aquellos de nosotros que nos gusta movernos mucho entre proyectos.

Mientras no cambies a una tarea fuera de de ese lote, serás más eficiente. El costo de cambio cognitivo será más bajo y podrá hacer más.

Es tan simple como eso.

Y una vez que comience a colocar sus lotes de tareas en su calendario, de modo que tenga un tiempo establecido para trabajar en ellos, comenzará a ver que su productividad se dispara. Debido a que su costo de cambio es menor, pasará menos tiempo poniéndose al día en cada tarea. Y tener un tiempo establecido para lotes específicos lo ayudará a reducir las distracciones (que tienen un enorme Coste de transferencia).

Usando un sistema de gestión del tiempo como el Técnica Pomodoro Cómo un simple temporizador Pomodoro mejoró mi vidaLa Técnica Pomodoro es uno de los trucos más sencillos de gestión del tiempo. Rompe las distracciones con la ayuda de fragmentos de 25 minutos y un temporizador. Podría ser un cambio de rutina que te cambie la vida si te conviene. Lee mas o algo similar aumentará su productividad aún más.

Si está listo para probar el procesamiento por lotes de tareas, esto es lo que debe hacer:

Tareas por lotes con Google Calendar

Lo primero que deberá hacer es crear lotes de tareas. Como todos tendrán diferentes conjuntos de tareas y diferentes métodos de procesamiento por lotes, la forma en que realice este proceso depende totalmente de usted. Como mencioné, podría ser bueno comenzar con tres o cuatro categorías. A los fines de nuestro ejemplo, usaremos "planificación", "construcción", "revisión" e "informes".

Combinaremos estos lotes con el concepto de bloqueo de tiempo Bloqueo de tiempo: el arma secreta para un mejor enfoque¿Está buscando una manera más eficiente de organizar sus días de trabajo? Prueba el bloqueo de tiempo. Esta táctica de gestión del tiempo puede ayudarlo a mantener el rumbo mientras mantiene a raya las distracciones, las dilaciones y la multitarea improductiva. Lee mas . Simplemente reserve bloques de tiempo en Google Calendar para lotes específicos.

Aquí he agregado eventos que me dicen cuándo debería estar trabajando en lotes específicos:

También agregué un recordatorio para asegurarme de saber cuándo comienza mi bloque de informes:

Ahora recibiré un recordatorio cuando sea el momento de trabajar en mis tareas de informes. Durante ese tiempo, podría usar el Técnica Pomodoro Las mejores aplicaciones de temporizador Pomodoro para aumentar su productividadSi a menudo se topa con un muro de productividad después de unas pocas horas de trabajo, un temporizador Pomodoro podría ayudarlo a mantener su enfoque. Esta selección de temporizadores tiene una opción para cada plataforma. Lee mas para administrar mi tiempo en varias tareas. O podría dejar que suceda de forma más natural, donde me muevo entre tareas cuando lo desee. Esta parte depende de ti.

Tienes la idea. ¡Ahora solo inserta más lotes en tu calendario! Pero tenga en cuenta que aún necesita tiempo desbloqueado. Necesitará unos minutos aquí y allá para administrar el correo electrónico, ponerse al día con las llamadas, chatear con personas en la oficina o simplemente descansar un poco.

Una pregunta que puede estar haciendo en este momento: ¿Cómo elijo cuándo programar cada lote? No hay una respuesta correcta para esto. Si tiene un tipo específico de tarea que hace mejor en la mañana, prográmela temprano. Si le gustan las tareas cognitivamente menos intensas por la tarde, prográmelas allí. ¿Prefieres cambiar a algo completamente diferente cuando cambias de tarea? Tu también puedes hacer eso.

Sabes como y cuando trabajas mejor Cómo mantenerse productivo, ya sea una persona madrugadora o una lechuza nocturnaNo se esfuerce por levantarse temprano o quedarse hasta tarde. En cambio, optimice los sistemas para que pueda abordar la fase donde su productividad es baja. Aquí hay algunas estrategias inteligentes. Lee mas , y puede poner ese conocimiento a trabajar en su programación por lotes.

Una vez que tenga sus lotes en el calendario, ¡ya está listo! Ahora todo lo que necesita hacer es ponerse a trabajar.

Uso de Google Calendar para aumentar su productividad

Programar sus lotes de tareas en Google Calendar podría ser suficiente para revolucionar por completo su productividad. Pero si necesita un poco más de impulso, puede usar otras funciones increíbles de Google Calendar.

Por ejemplo, puedes sincroniza tu lista de tareas con Google Calendar Cómo sincronizar tu calendario de Google con tu lista de tareasAl organizar su vida, dos herramientas son indispensables: su calendario y su lista de tareas pendientes. Pero la mayoría de las soluciones de gestión de tareas mantienen estas dos cosas separadas. Le mostraremos cómo combinarlos. Lee mas y vea sus tareas importantes junto con su programación por lotes. Esto podría ayudarlo a priorizar entre las tareas en cada lote.

O podrías usar el vista actualizada de varios calendarios ¡5 nuevas funciones de Google Calendar que tienes que probar!Google Calendar se volvió más fantástico. Google finalmente actualizó su calendario. Le mostraremos cómo obtener el nuevo diseño y qué nuevas características debe probar. Lee mas para mantener su programación por lotes separada de sus otras citas.

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Existen tantas funciones y herramientas que puedes hacer casi lo que quieras con tu Google Calendar.

Lote de tareas a largo plazo

Por supuesto, nunca es tan simple. Siempre hay mantenimiento. Por ejemplo, debe reservar regularmente unos minutos para revisar sus lotes. Si cree que una determinada tarea no fluye con las demás en su lote, es posible que desee crear un nuevo lote para reducir los costos de cambio.

Y es posible que su programación no sea óptima. Quizás necesite más tiempo entre lotes, o necesite un día completo sin actividades programadas para ponerse al día con las cosas.

Incluso cuando encuentres el sistema de productividad perfecto Cómo crear el último sistema perfecto de gestión del tiempo que usarásLa productividad es una búsqueda constante de más organización con menos trabajo. Una forma de lograr todo lo que sueñas lograr, sin perder el sueño. ¿Puede este sistema automatizado de gestión del tiempo hacerlo todo? Lee mas , siempre habrá algún mantenimiento que deba realizar. Las tareas por lotes no son una excepción.

Pero cuando agrupe sus tareas con éxito e las integre en Google Calendar, tendrá un sistema de administración de tiempo casi automatizado. ¡Y no hay nada mejor que eso!

¿Has probado el procesamiento por lotes de tareas? ¿Qué haces para minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para cambiar de tarea? ¡Comparte tu consejo en los comentarios a continuación!

Crédito de imagen: photographee.eu/Depositphotos