Rastree correos electrónicos, llamadas telefónicas y tareas con Outlook Journal

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Una de las quejas más comunes de personas con trabajos muy ocupados es que simplemente no parece haber suficiente tiempo en el día para todo. La única forma de ganar tiempo es encajar de alguna manera más tareas en menos espacio.

Suena imposible, pero no lo es. Gran parte de la gestión del tiempo se reduce al registro del tiempo y, a través del monitoreo de cómo usa el tiempo, llega a comprender cómo podría estar perdiendo el tiempo también. Aquí en MakeUseOf, hemos cubierto muchas herramientas y consejos que puede usar para controlar su tiempo durante el día. Esto podría incluir la instalación software como Klok Capture el tiempo perdido en su horario de trabajo con Klok Time TrackingEn los últimos meses, descubrí un fenómeno muy extraño que se infiltra en mi horario de trabajo. Parece que sigo perdiendo el tiempo. ¿Cómo pierdes el tiempo? Es más fácil de lo que piensas. Usted obtiene... Lee mas literalmente "reloj" cada segundo del día, o podría incluir el uso de algo como el más avanzado

Herramienta Chrometa Realiza un seguimiento eficaz del tiempo de tu computadora (¡y factura por ello!) Con Chrometa Lee mas que Dave cubrió.

Sin embargo, si está trabajando en una oficina típica, es muy probable que tenga un paquete de Microsoft Office instalado en su computadora. Las probabilidades también son buenas de que el software de Office que tiene incluye Microsoft Outlook. Y si ese es el caso, entonces créalo o no, ya tiene una aplicación de seguimiento de tiempo muy buena integrada en el conjunto de herramientas de Microsoft Outlook.

. Dado que Outlook es tan común como Word y Excel en la mayoría de las computadoras de trabajo en todo el mundo, me gustaría compartir con usted algunos consejos sobre cómo puede usar el Una herramienta de diario realmente genial en Microsoft Outlook para hacer un seguimiento de tu día, incluyendo cada tarea, cada correo electrónico, cada llamada telefónica y todo lo que haces durante el día. Este es un sistema de administración de tiempo con un solo clic que supera prácticamente cualquier otra cosa que pueda descargar de forma gratuita.

Uso del diario de Outlook para registrar su día

Lo sorprendente es que mucha gente usa Outlook y nunca se da cuenta de que esta pequeña herramienta está disponible. Las personas están tan acostumbradas a usar el calendario, la lista de tareas y el cliente de correo electrónico que ni siquiera se molestan en mirar la esquina inferior derecha de la barra de navegación izquierda. Hay un pequeño ícono de cuaderno verde: esa es la aplicación Diario.

Cuando abras esta pequeña aplicación, te darás cuenta rápidamente de que no es tan pequeña. Si deja el Diario abierto en una esquina de su pantalla, puede usarlo durante todo el día para realizar un seguimiento de todas sus actividades simplemente haciendo clic en un botón: la Entrada del Diario.

Cuando inicia una nueva entrada de diario, simplemente le da un nombre (asunto), elige un tipo de entrada como una llamada telefónica, un correo electrónico o una tarea en la que está trabajando, y luego haga clic en el botón "Hora de inicio" Eso es. Solo ponte a trabajar. Puede escribir una descripción del trabajo para que luego cuando vea su diario, tenga un registro detallado de lo que hizo en ese día, pero realmente el valor de esta herramienta es la capacidad de mantener un registro diario de sus actividades con muy poco esfuerzo todas. Solo ábrelo y haz clic.

Desde el interior de la entrada del diario, también puede iniciar rápidamente cualquier otra aplicación de Outlook como un mensaje de correo electrónico, una cita, una nueva tarea y más. En otras palabras, esto hace que la herramienta Diario sea el mejor centro de gestión de proyectos para cada uno de los proyectos en los que podría estar trabajando en su trabajo. ¿Qué mejor manera de realizar un seguimiento de las horas generales que ha dedicado a cada proyecto, además de tener el capacidad de vincular todas sus actividades, como tareas, mensajes de correo electrónico y más, directamente al proyecto ¿grabar?

Si desea ver cuánto tiempo ha dedicado al proyecto, o si su proyecto está dentro de lo previsto línea de tiempo asignada por su jefe, simplemente haga clic en el icono "Línea de tiempo" y verá las entradas del diario distribuidas en un calendario línea de tiempo

También puede enfocarse en la línea de tiempo y verla por hora, no solo por día.

Lo mejor de todo es que si tu jefe sigue preguntándote en qué has estado trabajando, todo lo que tienes que hacer es hacer clic derecho en el diario del proyecto y seleccionar la opción "Compartir". Simplemente comparta el Diario con su jefe, y él o ella puede monitorear rápidamente su progreso y cuánto tiempo que dedicas al proyecto, sin la necesidad de seguir molestándote sobre lo que estás trabajando en. Una buena relación jefe-trabajador realmente se reduce a la apertura y la comunicación, por lo que ofrecer este tipo de colaboración y visibilidad con su jefe fácilmente sumaría algunos puntos bastante importantes.

Por supuesto, no tiene que ver sus entradas en una línea de tiempo larga. Si solo desea un vistazo rápido a todo lo que ha estado trabajando últimamente, puede cambiar a la vista "Lista de entradas" y ordenar por fecha.

Una vez que su lista de entradas de diario se vuelva obscenamente larga, no tenga miedo: puede hacer clic derecho en la línea de tiempo o lista de entradas y seleccione "Ir a la fecha ..." Esto le permite ver todas las entradas que hizo en un determinado día.

Entonces, la próxima vez que su colega diga: "Oye, ¿recuerdas el proyecto en el que estábamos trabajando el pasado febrero?" - usted puede simplemente abra su aplicación de diario súper práctica, vaya a esa fecha y recupere todas sus notas y actividades de ese hora. Sorprenderá a todos con su capacidad de recordar todo lo que ha hecho y cada proyecto que ha realizado.

Esa es la aplicación Journal en teoría de todos modos. Cómo la gente realmente lo pone en práctica es otra historia. Y la forma de ponerlo en práctica depende completamente de usted, pero tenga en cuenta que la herramienta está allí si alguna vez la necesita.

¿Alguna vez ha utilizado la herramienta Diario de Outlook en Outlook? ¿Cómo ha facilitado tu trabajo? ¡Comparte tus experiencias con él en la sección de comentarios a continuación!

Credito de imagen: Cuaderno de cuero a través de Shutterstock