El software adecuado detrás de su proyecto, grupo u organización puede marcar la diferencia. Intellinote hace que sea más fácil administrar, colaborar y comunicarse mejor con su equipo, colegas y clientes.
Intellinote combina mensajes de texto, audio y video en tiempo real, fácil compartir archivos y pantallas y proyectar Funciones de administración con un enfoque de espacio de trabajo único que hace que la administración de grandes equipos de personas sea simple asunto.
Mejor aún, es completamente gratuito para uso personal y viene con una función llena Prueba gratuita de 30 días para que pueda probarlo con su equipo antes de comprar.
Todo bajo un mismo techo
Intellinote está disponible como una aplicación web basada en navegador o como
software independiente para Ventanas, Mac y plataformas móviles. Ambas versiones web y autónomas comparten la misma interfaz moderna restringida: una mano izquierda plegable El menú aprovecha al máximo su contenido, al que puede anclar cualquier espacio de trabajo o chat para un acceso más rápido.
Intellinote proporciona un hogar para sus notas, tareas, archivos, conversaciones y casi cualquier otra cosa relacionada con su negocio, equipo o proyecto. Las notas pueden compartirse y colaborarse y asignarse a espacios de trabajo, las tareas pueden delegarse a individuos con una fecha de vencimiento. Compartir archivos directamente en un espacio de trabajo es una excelente manera de compartir con equipos completos, o iniciar un chat individual para mantener las discusiones sobre el tema en el espacio de trabajo. Es una navaja suiza organizativa.
Puede cargar archivos directamente en espacios de trabajo o adjuntarlos a notas y tareas, proporcionar descripciones de texto extensas (formateadas con herramientas WYSIWYG) y comentar absolutamente cualquier cosa. También es posible insertar tareas o notas en otras notas. Simplemente haga clic en el botón de archivo adjunto "clip" y elija Agregar desde Intellinote.
El enfoque de Intellinote es uno que hace un uso intensivo de los espacios de trabajo, que son esencialmente centros que proporcionan un propósito asignable a sus notas, tareas y archivos. Los espacios de trabajo no son rígidos en su diseño, y pueden aplicarse a casi cualquier cosa para lo que los necesite: departamentos completos, proyectos individuales, miembros de equipos, literatura de capacitación, lo que sea que necesite.
Los espacios de trabajo no son específicos del proyecto o del departamento, y también se pueden crear para la comunicación grupal. Un espacio de trabajo grupal tiene un propósito diferente al habitual, proporcionando un punto de colaboración para un número ilimitado de miembros del equipo. Puede chatear, compartir archivos y ver todo en lo que su grupo ha estado trabajando, y todo funciona igual para espacios de trabajo uno a uno.
Crear un espacio de trabajo es tan simple como hacer clic en el botón más en la esquina superior derecha y seleccionar Espacio de trabajo, dándole un nombre y agregando miembros de tu equipo. Ha creado instantáneamente un espacio organizativo, un lugar para almacenar archivos relevantes para esa operación en particular y una sala de chat en tiempo real para sus colegas.
Los espacios de trabajo no anclados aparecerán en el menú desplegable de la izquierda en función de su actividad (incluidos los chats que tenga actualmente con los miembros del equipo), y cualquier espacio de trabajo que no sea visible inmediatamente en el menú está oculto debajo de los puntos suspensivos (...) icono.
Esto mantiene lo que tu no necesita fuera del camino, para que pueda concentrarse en las tareas importantes que necesitan atención en este momento.
Usando Intellinote
Si ha usado Intellinote en el pasado, probablemente notará que la interfaz de usuario ahora es considerablemente "más ligera" y más fácil de usar. Además de una capa de pintura y una sensación más receptiva, navegar por sus espacios de trabajo ahora es aún más fácil de lo que era antes.
Lo que una vez fue el "Espacio de trabajo unificado" simplemente se ha convertido Todas - reunir todo lo que está trabajando, en todos sus diversos espacios de trabajo. Además, todas sus tareas asignadas (pasadas y presentes) se han trasladado a Tareas pantalla, proporcionando información de un vistazo sobre su próximo horario.
Cada espacio de trabajo que cree, ya sea un grupo, un individuo o un proyecto, tiene una ventana combinada de chat y actividad, y un área tabulada para notas, tareas y otro contenido. Póngase al día con lo que sucedió en cada espacio de trabajo en su ausencia con un vistazo a la actividad reciente, o inicie una conversación asincrónica con sus compañeros de trabajo. Puede incluso agregar notas, asignar tareas, cargar archivos y enviar mensajes a otros miembros del equipo desde el mismo campo de texto, simplemente elija una opción en el cuadro del lado izquierdo.
Cuando ingresa a un espacio de trabajo, independientemente de si se trata de un proyecto o grupo, verá una ventana de actividad, un breve resumen del espacio de trabajo y un menú tabulado para explorar rápidamente relevantes Notas, Tareas, Archivos, Miembros, Borradores y Basura. Todos estos se muestran junto a la ventana de actividad, por lo que puede seguir chateando con colegas mientras navega.
Una solución como Intellinote puede reemplazar varios productos independientes, incluido un antiguo software de gestión de proyectos que nunca parece evolucionar y un costoso software de chat y videoconferencia en tiempo real. En un entorno educativo, Intellinote podría ser útil para proporcionar comentarios, trabajar con grupos o asignar plazos. En algunos casos, es posible que desee deshacerse del correo electrónico para las discusiones en equipo y simplemente usar el chat en tiempo real de Intellinote y las funciones de mensajería privada dentro de un grupo.
Muchas empresas y equipos usan herramientas de terceros como parte de sus operaciones regulares, y aunque Intellinote intenta reemplazar algunas de estas herramientas, otras se han aplicado como integraciones opcionales. Estos incluyen herramientas basadas en la web como GitHub y Bitbucket, MailChimp, Wufoo e incluso ZenDesk.
Además de estos, Intellinote también puede integrarse con pilares de colaboración como Dropbox, Box, Google Drive (incluidos Google Docs) y calendarios en línea. Incluso hay una integración de Evernote que migra todas sus notas y contenido a Intellinote. Si desea integraciones más complejas, hay soporte para Built.io, REST, Webhook y Zapier, que pueden llevar la productividad al siguiente nivel con integraciones específicas para su operación.
Intellinote tiene una amplia gama de aplicaciones gracias a una base tan robusta. La fusión de gestión de proyectos, video en tiempo real, audio y pantalla compartida y discusión en tiempo real es sorprendentemente efectiva. En entornos más ocupados donde hacer un seguimiento de los proyectos puede ser difícil, Intellinote podría ser la herramienta ideal para restaurar el orden y la cordura.
Comunica y organiza tu equipo
Además de proporcionar un sentido de contexto para las operaciones de su equipo o empresa, los espacios de trabajo también son fundamentales para la comunicación. A veces, el correo electrónico y la mensajería instantánea se sienten demasiado desarticulados y eliminados de su proyecto, que es donde intervienen el chat y la videoconferencia del equipo de Intellinote.
Posiblemente uno de los puntos de venta más importantes de Intellinote, la reciente incorporación de videoconferencia se integra con los miembros de su equipo actual exactamente de la manera que espera. Simplemente coloque el cursor sobre un nombre y presione Llamada para iniciar una reunión individual o agregar un grupo de usuarios para una conferencia más grande, todo desde la misma interfaz de usuario.
Los beneficios de dejar que Intellinote se encargue de sus necesidades de videoconferencia parecen obvios: organice su equipo desde una interfaz, acceda a los materiales de la empresa rápidamente y ahorre dinero en costosas conferencias premium independientes herramientas. Intellinote admite funciones de anotación y uso compartido de pantalla que se encuentran en soluciones de conferencia más caras.
De hecho, ni siquiera necesita ser un usuario registrado de Intellinote para participar en una videoconferencia. Simplemente cree una nueva conferencia usando el botón azul de "llamada" en la parte superior de la pantalla y pase el enlace a un posible cliente o proveedor. ¿Trabajando con múltiples clientes? Use Intellinote para crear un espacio de trabajo para cada uno de ellos, de modo que pueda compartir documentación, hacer preguntas, realizar videoconferencias y comunicarse de manera mucho más eficiente que el simple correo electrónico antiguo.
Ya sea que trabaje en la misma oficina o sea miembro de un equipo disperso por todo el mundo, el chat asincrónico y la videoconferencia deberían cubrir la mayoría de sus necesidades comunicativas. Organice reuniones personales cara a cara o simplemente consulte con grupos y proyectos: la elección es suya.
Haga clic en el pequeño icono similar a RSS en la esquina inferior izquierda (ya sea Nota o Tarea) para seguirlo. Puede recuperar notas seguidas por área de trabajo o mostrar todo lo que está siguiendo en Todas utilizando el Filtrar menú en la esquina inferior derecha. Siga y deje de seguir las notas cuando las necesite para agregar una dimensión adicional a su productividad: priorice las tareas para terminar las cosas.
Para cualquier elemento que esté siguiendo, las notificaciones le informarán sobre cambios en los contenidos, comentarios, etiquetas, archivos adjuntos y cesionarios o fechas de vencimiento. Incluso puede agregar otros usuarios como seguidores (útil si no están asociados con ese espacio de trabajo en particular) haciendo clic en el botón más "+" y escribiendo su nombre.
Las actualizaciones automáticas en tiempo real aseguran que, mientras examina un espacio de trabajo, no necesita actualizar Intellinote para ver las últimas incorporaciones en términos de contenido: los cambios se envían automáticamente a su navegador, y los espacios de trabajo y chats relevantes aparecen en el área de navegación cuando están actualizado.
Intellinote para escritorio y móvil
El acceso móvil es cada vez más valioso en un mundo donde raramente dejamos nuestros teléfonos inteligentes o tabletas solos, e Intellinote tiene dos aplicaciones móviles: una para iOS (que he probado aquí) y uno para Androide.
Teniendo en cuenta que la aplicación web de Intellinote parece algo que normalmente encontraría en la App Store, es muy fácil llevarse bien con el cliente móvil. Proporciona acceso completo a sus espacios de trabajo, notas y conversaciones mientras lo mantiene actualizado con notificaciones push en tiempo real para los cambios y mensajes entrantes mientras está lejos de su escritorio.
Se puede acceder a todos sus datos de Intellinote a través de la aplicación móvil, incluida la ventana combinada de chat y actividad y las notas tabuladas y otro contenido. La videoconferencia también funciona en dispositivos móviles, lo que le permite iniciar y participar en mensajes grupales en tiempo real utilizando su dispositivo Android o iOS, independientemente de su ubicación.
Es casi posible hacer cualquier cosa que pueda hacer en el versión web usando la aplicación móvil, aunque hay algunos inconvenientes, como la falta de herramientas de formato de texto y incapacidad para interactuar con ciertas integraciones (no puede crear documentos en Google Drive, por ejemplo).
Sin embargo, puede cargar archivos, crear nuevos espacios de trabajo y agregar miembros a su organización (siempre que tenga la autorización correcta) desde la aplicación iOS que probé. Todos los cambios se envían al servidor a medida que los realiza, y aparecen instantáneamente.
La aplicación de navegador de Intellinote proporciona acceso a su organización desde cualquier computadora con conexión a Internet, pero también puede descargar versiones de escritorio dedicadas para Mac y Ventanas. Cada uno de ellos proporciona notificaciones en tiempo real y mantiene sus tareas más importantes fuera del navegador.
Un enfoque integrado
Intellinote intenta adoptar un enfoque completamente integrado para organizar sus proyectos, equipos y organización. Una solución combina elementos de gestión de proyectos, comunicación grupal en tiempo real, intercambio simple de archivos de arrastrar y soltar y integraciones con Google Drive, Dropbox y otras herramientas empresariales imprescindibles.
Intellinote tiene como objetivo eliminar la necesidad de varias soluciones diferentes al hacerlo todo, en un solo lugar. Incluso hay una API de Intellinote para integrar mejor Intellinote en el flujo de trabajo de su empresa.
Y funciona: los espacios de trabajo son una excelente manera de mantener el trabajo en el lugar correcto sin causar desorden. Las plantillas pueden adaptarse a las demandas más pequeñas de su organización y luego implementarse una y otra vez. Casi todos los equipos pueden beneficiarse de una comunicación más rápida y efectiva, ya sean 3, 30 o 300 personas fuertes. Intellinote funciona para ambos equipos y individuos, lo que permite a los equipos colaborar a gran o pequeña escala según los requisitos.
Mejor aún, es gratis para uso personal y la versión de prueba de 30 días ofrece muchas oportunidades para que los equipos decidan si $ 10 por usuario, por mes para el plan estándar es aceptable.
Regístrese para su prueba gratuita y ser más productivo hoy!
Tim es un escritor independiente que vive en Melbourne, Australia. Puedes seguirlo en Twitter.