5 consejos de Dropbox para hacer más cosas

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¿Sabías que Dropbox tiene muchas más funciones 15 cosas que no sabías que podrías hacer con DropboxLos servicios de almacenamiento en la nube han ido y venido, pero Dropbox es probablemente el que lleva más tiempo aquí. Y ahora ha mejorado su juego con una serie de nuevas características. Vamos a explorar. Lee mas que solo el almacenamiento en la nube? Es ideal para almacenar sus archivos en un lugar donde siempre puede acceder a ellos. Además, Dropbox ofrece algunas excelentes herramientas de productividad.

Aquí, veremos cinco de nuestras formas favoritas para aumentar la productividad con Dropbox. ¡Háganos saber en los comentarios cuáles le gustan, y si nos perdimos alguna buena!

1. Almacenar ideas con papel Dropbox

La aplicación Paper de Dropbox es una alternativa a Evernote, OneNote y otras aplicaciones para tomar notas. Se parece más a los Documentos de Google Drive, pero se enfoca más en la productividad. Cada nota en Dropbox Paper puede contener texto, imágenes, videos incrustados, archivos de Dropbox, listas de tareas e incluso código resaltado. Un solo clic activa el menú de inserción, y solo necesita seleccionar lo que está buscando.

Puede ordenar sus notas en carpetas, y puede controlar el acceso a esas carpetas como lo haría para cualquier otro archivo o carpeta de Dropbox. Y, como muchas otras funciones de Dropbox, hay un fuerte énfasis en compartir y colaborar. Cada línea o sección está marcada con el nombre de la persona que la escribió. Se pueden dejar comentarios en cada línea y, de nuevo, están claramente marcados con los nombres de sus autores.

Compartir, comentar y realizar un seguimiento de las actualizaciones y los cambios es fácil. Sin embargo, incluso si no necesita todas las capacidades de uso compartido, la interfaz fácil de sincronizar y limpiar hace de este un excelente reemplazo gratuito para su aplicación actual de toma de notas. Las aplicaciones gratuitas de iOS y Android también le permiten tomar notas fácilmente sobre la marcha.

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2. Agregar archivos con la aplicación Dropbox

Puede usar la aplicación Dropbox para buscar archivos y echarles un vistazo rápido mientras viaja, pero también puede ser realmente útil para crear. Simplemente presione el botón más en la parte inferior de la pantalla y verá un menú corto. Ese menú le permite escanear un documento, cargar una foto, cargar un archivo o crear un nuevo documento de Microsoft Office directamente desde su teléfono.

Hay muchos buenos aplicaciones de escaneo de documentos Escanee y administre sus recibos, ahorre espacio, papel y tiempoLos recibos en papel se pierden fácilmente y son difíciles de encontrar cuando más los necesita. Afortunadamente, la digitalización resuelve ambos problemas. Lee mas , pero cuando puede escanear el archivo directamente en Dropbox en lugar de agregarlo más tarde, puede llevar las cosas a donde lo desee más rápidamente. La compatibilidad con los formatos de archivo de Microsoft Office directamente desde su teléfono es excelente para crear cosas que estén bien formateadas. Además, los usuarios de escritorio pueden acceder y editar fácilmente estos archivos. Solo tendrá que descargar primero las aplicaciones gratuitas de Microsoft Office.

Y, por supuesto, la aplicación Dropbox le permite ver sus archivos mientras viaja. Esto es ideal para archivos PDF, fotos y cualquier tipo de documento almacenado en su Dropbox. Contratos, hojas de cálculo, fotos de tu viaje, listas de deseos, música... la aplicación te da acceso a ella desde cualquier lugar.

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3. Ahorre tiempo con el historial de versiones

Todo el mundo escribe algo incorrecto a veces. O elimina partes importantes de un documento. O simplemente se equivoca totalmente en otra cosa. Cualquiera sea la razón, conseguir un versión anterior de un documento Volver puede ser un gran ahorro de tiempo. Y Dropbox facilita el regreso de sus documentos a versiones anteriores. Simplemente edite un documento almacenado en la carpeta de Dropbox en su computadora, y se guardará una nueva versión en Dropbox.

Haga clic derecho en un archivo en su Dropbox y seleccione Historial de versiones, y verá cada versión disponible. Haga clic en uno para ver esa versión y seleccione Restaurar si quieres restaurarlo No hay resaltado de cambios, por lo que si desea ver exactamente qué se ha actualizado, querrá mantener el Seguimiento de cambios en sus archivos de Microsoft Office.

4. Mantenga sus documentos actuales en Dropbox

¿Dónde almacena los archivos en los que está trabajando actualmente? En tu escritorio? ¿Tu carpeta de documentos? En su lugar, intente mantenerlos en Dropbox. De esa manera, tendrá acceso a ellos donde y cuando los necesite. Incluso si casi siempre llevas tu computadora portátil, probablemente haya momentos en los que no lo hagas. Y poder editar archivos de Microsoft Office desde su teléfono es una excelente manera de mantenerse productivo 5 formas expertas de usar su teléfono inteligente de manera productiva todos los días¿Podría tu teléfono inteligente hacerte más productivo de una manera saludable? Sí pueden. Entonces, veamos cómo puede optimizar su teléfono inteligente y aprovechar aún más su vida diaria. Lee mas cuando estás atrapado en el aeropuerto o en la parada de autobús.

El almacenamiento de los archivos en los que está trabajando actualmente en Dropbox también facilita compartir y colaborar instantáneamente en ellos. ¿Necesita comentarios sobre algo que está escribiendo? Envíalo y pide comentarios. ¿Quieres la opinión de alguien sobre una presentación de PowerPoint? Pueden preparar una nueva diapositiva directamente desde su teléfono.

5. Aproveche las herramientas de colaboración

Al igual que Google Docs, Dropbox le permite colaborar en tiempo real en sus archivos. Pero Dropbox te permite trabajar directamente en Microsoft Office. Usar esto para trabajar juntos en tiempo real puede ser un gran ahorro de tiempo cuando la alternativa es pasar un documento de un lado a otro con comentarios y marcas. Simplemente use Skype, Google Hangouts o Appear.in para hablar entre ellos y trabajar en el mismo documento.

Cuando tiene abierto un documento de su carpeta de Dropbox y alguien más lo modifica, la insignia de Dropbox se volverá roja para que sepa que hay un cambio que aún no ha visto. (Puedes ver esta guia para ver los diversos estados de la insignia y lo que significan.) Use esta función para mantener actualizadas ambas copias del documento. Estas características de colaboración son excelentes para empresas con empleados en todas partes, ya sean nómadas digitales independientes o simplemente en diferentes edificios.

La insignia también le permite acceder a las herramientas para compartir y al historial de versiones de su documento.

¿Cómo se usa Dropbox?

Estas cinco ideas solo arañan la superficie de cómo puedes usar Dropbox para ser más productivo. Pero con las capacidades de almacenamiento, uso compartido y colaboración, probablemente hay muchas formas diferentes en que las personas lo usan para hacer más cosas. ¡Y queremos escuchar tus mejores consejos!

¿Cómo usas Dropbox para ser más productivo? ¿Lo usas para el trabajo, para cosas personales o para ambos? ¡Comparte tus mejores consejos y trucos en los comentarios a continuación!

Crédito de la imagen: miles de millones de fotos a través de Shutterstock.com