Cree fácilmente agendas de reuniones utilizando las expectativas de la reunión [iPad]

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Aunque ninguno de nosotros espera asistir a las reuniones, afortunadamente hay varias aplicaciones útiles en línea y móviles, como De acuerdo Agreedo: escriba y administre sus actas de reuniones de negocios de forma gratuita en líneaDurante varias semanas, he estado buscando un sitio web o aplicación fácil de usar que me permitiera guardar y almacenar las actas de las reuniones. El enfoque tradicional de documentos de texto ya no es productivo ... Lee mas , que facilitan la tarea de planificar reuniones. Todas las reuniones exitosas comienzan con una agenda bien pensada que incluye una meta y un propósito claramente definidos para cada ítem de la agenda. Una agenda bien desarrollada puede ayudarlo a usted y a los miembros de su equipo a mantenerse enfocados, y quizás reducir la cantidad de tiempo que se reúnen.

Yo uso regularmente MyCommittee MyCommittee es la mejor herramienta en línea para crear agendas y minutos en líneaLas herramientas y recursos en línea para organizar reuniones efectivas son amplios y variados, y extremadamente útiles. Con sitios como MyCommittee.com, puede reducir la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos y reenviar documentos para reunir ...

Lee mas para desarrollar agendas y tomar minutos para la mayoría de las reuniones que organizo y facilito. Pero también descubrí una aplicación para iPad bien pensada llamada Expectativas de reuniones (gratis), diseñado para crear y compartir agendas de reuniones. Aunque la aplicación no está diseñada para tomar minutos, sí incluye una función que podría usarse en caso de necesidad para ese fin.

Configuración básica

Satisface las expectativas tiene una interfaz de usuario limpia que realmente le ahorra algunos toques al agregar datos. Para configurar una agenda, simplemente toque el botón + en la esquina superior izquierda de la barra de menú. Hay campos de entrada para el título obligatorio, la ubicación, la fecha y la duración de la reunión.

También hay una "propósito"Campo que no debe pasarse por alto. Una reunión bien pensada debe tener un propósito claramente definido que comience con algún tipo de verbo de acción, p. Ej. "evaluar la estrategia de marketing actual ".

Las expectativas de la reunión también incluyen una función de participantes que se conecta a la lista de contactos de su iPad. Sin duda, las personas con las que te encuentres probablemente estarán, o deberían estar, en tu lista de Contactos. Si un participante no está en su lista, puede agregar nuevos contactos desde la aplicación. Esta característica no solo ahorra tiempo porque reduce la necesidad de escribir nombres y direcciones de correo electrónico, sino que también es útil para compartir rápidamente la agenda con los participantes por correo electrónico.

Establecer elementos de agenda

Satisfacer las expectativas es realmente un ahorro de tiempo cuando se trata de desarrollar una agenda. Por supuesto, agrega elementos de la agenda utilizando el campo de entrada, pero la aplicación le ahorra algunos toques según la configuración. Después de escribir su entrada y tocar el Hecho botón, la aplicación agrega el elemento a la lista, pero afortunadamente no cierra el teclado.

Nota: normalmente, los elementos de la agenda deben comenzar con un verbo de acción, p. Revisión, evaluación, discusión, lluvia de ideas, informe, informe.

Puede seguir agregando elementos de agenda, cada uno de los cuales tiene asignados 15 minutos de forma predeterminada. En este punto, no se preocupe por establecer duraciones de tiempo para cada elemento de la agenda.

Las expectativas de las reuniones también incluyen una pequeña e ingeniosa función para agregar almuerzos y pausas para el café a su agenda. El tiempo predeterminado para estos elementos es de 45 y 15 minutos respectivamente, pero los tiempos se pueden ajustar.

Los elementos nuevos e importantes de la agenda también deben incluir el nombre del participante responsable de ese elemento, así como una breve descripción de por qué el elemento se agrega a la agenda. Los desarrolladores de Meeting Expectations entendieron claramente la importancia de definir los elementos de la agenda.

Puede tocar un elemento de la agenda y agregar el nombre del miembro del equipo responsable de ese elemento, y una breve descripción y notas relacionadas con lo que se cubrirá durante esa parte de la agenda. En caso de apuro, esta característica también podría usarse para tomar minutos. Las descripciones de su agenda están ocultas mientras usted es el editor de la agenda de la aplicación, pero aparecerán en la página de inicio guardada y el documento que envía por correo electrónico.

Como verá, las Expectativas de la reunión calcularán automáticamente el tiempo de duración de la reunión en función del tiempo asignado para cada elemento de la agenda. Este es un pequeño y dulce ahorro de tiempo, y por supuesto, los elementos y horarios de la agenda se pueden editar. Los elementos también se pueden mover o eliminar fácilmente. La capacidad de ajustar los tiempos también se puede hacer durante la reunión. Entonces, si pasa el tiempo para un elemento en particular, puede ajustar otros elementos de la agenda para que la reunión finalice según lo programado.

Compartiendo tu agenda

Cuando haya terminado de configurar su agenda, todas sus entradas estarán bien formateadas en la página de inicio de la aplicación. Sin embargo, asegúrese de tocar el Salvar botón antes de cerrar la aplicación, o de lo contrario todos sus datos no guardados se eliminarán.

Meeting Expectations hace que sea muy fácil compartir su agenda por correo electrónico. El correo electrónico real incluirá todos los aportes de la agenda, incluyendo fecha y hora, y elementos y notas de la agenda para la reunión. Sin embargo, desafortunadamente, debe ingresar manualmente las direcciones de correo electrónico de los participantes en el campo "Para" del correo electrónico que crea Expectativas de reuniones. Ahorraría algunos pasos si la aplicación hiciera eso por usted.

Sin embargo, enviar su agenda a los participantes unos días o una semana antes de la reunión es una excelente manera de colaborar y obtener aportes adicionales para la agenda.

También puede guardar la fecha y los elementos de la agenda en la aplicación Calendario en su iPad.

Otras características

Otro gran ahorro de tiempo en Meeting Expectations es la capacidad de clonar reuniones guardadas. Esto significa que no tiene que volver a escribir los elementos de la agenda de las reuniones anteriores, sino simplemente editar esos elementos para la próxima reunión. Esta es especialmente una característica útil para reuniones periódicas, programadas regularmente, que presentan elementos de agenda antiguos y nuevos.

También puede guardar agendas como borradores no programados y, por supuesto, todas sus agendas se archivan.

En general, Meeting Expectations es una aplicación móvil bien diseñada y que ahorra tiempo. Sería aún mejor como una aplicación de escritorio. Meeting Expectations reemplaza la necesidad de usar plantillas de Microsoft Word u otras aplicaciones basadas únicamente en texto. Esta aplicación hace que tus agendas se vean profesionales.

Meeting Expectations se encuentra en su primera versión, por lo que espero que signifique características adicionales próximas, incluida la capacidad de guardar agendas en Dropbox y como archivos PDF. Algunos otros deseos incluyen la capacidad de agregar nombres a las notas de la lista de participantes, en lugar de tener que escribirlos a mano. Estas son solicitudes menores, especialmente porque solo hay algunas otras aplicaciones móviles similares en iTunes App Store.

Háganos saber lo que piensa Satisface las expectativas. ¿Lo intentarás o ya utilizas otra solución similar?