La guía del usuario avanzado de Gmail

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Gmail ha cambiado tanto con el tiempo que referirse a él simplemente como un "cliente de correo electrónico" no le hace justicia. Piénselo de esta manera, podría usar su teléfono inteligente exclusivamente para hacer llamadas telefónicas o usar una computadora para crear solo documentos. Podrías tener un auto deportivo solo manejas un par de cuadras. Podría, pero hay mucho más que estas cosas podrían hacer por usted, y estaría desperdiciando su dinero solo para usarlas para una cosa. Lo mismo puede decirse de Gmail, aunque no le cueste un centavo usarlo.

En esta guia:Comenzar de nuevo con Gmail | Gmail como centro de comunicación | Etiquetas, el ADN de Gmail | Siente el poder de la búsqueda y los filtros | Herramientas de productividad de Gmail

Nota: Esta guía de Gmail no es para usuarios nuevos, sino para aquellos de ustedes que ya usan Gmail y desean aprovechar sus muchas funciones. Aquellos de ustedes que son nuevos probablemente deberían leer La guía para principiantes de Gmail

primero, que le dará una introducción al servicio y cómo usar sus funciones más básicas e importantes.

Comenzar de nuevo con Gmail

1.1 Temas y la mentalidad efectiva de Gmail

Una imagen vale más que mil palabras, así que en lugar de explicar cómo se ve mi interfaz de Gmail, solo te mostraré:

¿Qué es lo primero que notas? ¿Es la integración del Calendario de Gmail, pestañas útiles para la organización o el ícono de notificación?

En realidad, lo primero con lo que vamos a comenzar es su tema de Gmail. Probablemente sea lo único que no notó de inmediato. No hay estrellas elegantes, ni ninjas que cuelguen entre líneas de asunto, y no hay imágenes en el fondo. Y ese es el punto: el tema está simplemente fuera del camino. Con los temas, puede elegir que su Gmail tenga una apariencia diferente, que es una característica favorita entre muchos usuarios. Puedes leer la guía original de Gmail para aprender cómo aplicarlos, pero si te tomas en serio la efectividad de tus correos electrónicos, debes considerar mantener las cosas lo más simples posible.

Su tema de Gmail es más que una simple colección de colores o un fondo limpio. Establece tu estado de ánimo cuando estás viendo tus correos electrónicos e incluso puede afectar cómo respondes a ellos. En una cuenta profesional de Gmail donde trabajas con trabajo y proyectos, la eficiencia debe prevalecer sobre la creatividad. Elige un tema limpio con alto contraste y no te agobies con un montón de distracciones.

Separar su trabajo y su vida personal es probablemente una de las cosas más importantes que puede hacer para el éxito de ambos. Entonces, para una bandeja de entrada más efectiva Cómo dominar la ansiedad de la bandeja de entrada de GmailTantos correos electrónicos, tan poco tiempo. ¿Te sientes así cuando se trata de administrar tu bandeja de entrada de Gmail? Le mostramos configuraciones simples y herramientas útiles para organizar y proteger su bandeja de entrada de Gmail. Lee mas , intente cambiar su Gmail a su tema original durante un par de semanas. Aprenderás a apreciarlo. No subestimes esta pequeña pero importante sugerencia, te pondrá en la mentalidad correcta para el resto de este manual.

1.2 Vacía tu mente, vacía tu bandeja de entrada

Mantener su bandeja de entrada de Gmail vacía Llegue a Inbox Zero en Gmail con estas estrategias¡Mantenerse al tanto del correo electrónico es difícil! La clave para la bandeja de entrada cero es automatizar la mayor parte del proceso que pueda. Le mostraremos cómo acercarse a la bandeja de entrada cero en Gmail. Lee mas Es otro punto clave en el uso efectivo de Gmail. Al igual que el tema simple, es una mentalidad que necesita entrenarse para entrar. Una gran bandeja de entrada llena de mensajes es el equivalente a una mesa de trabajo llena de papeles. Solo debe usar su bandeja de entrada para los correos electrónicos que aún no ha leído y necesita una respuesta; El resto pertenece al almacén.

Más adelante aprenderemos cómo usar los poderosos filtros de Gmail (ver capítulo 4) para organizar los correos electrónicos entrantes y cómo usar atajos de teclado (ver capítulo 5) para archivar rápidamente correos electrónicos que no requieren su inmediata atención. Gmail también ofrece pestañas y un sistema de etiquetado automático para una organización más fácil (también en el capítulo 5).

Trate su bandeja de entrada como una lista de "cosas por hacer". Cualquier correo electrónico que contenga requiere que haga algo al respecto (generalmente responde). Tan pronto como termine de ocuparse de ese correo electrónico, archívelo. Es posible que se sorprenda al saber cómo aliviar una bandeja de entrada vacía.

1.3 Gmail e integración con otros productos de Google

Si bien esta guía de Gmail se enfoca en Gmail y en cómo aprovecharla al máximo, Google ha lanzado muchos productos que funcionan juntos en armonía. Hay mucho que decir sobre estos servicios (algunos de los cuales cubriremos en diferentes puntos de este manual), pero por ahora, intente imaginar a Gmail como una "capa" de servicio sobre otras capas, todas fluyendo juntas en una dirección.

Muchas de las mejoras a Gmail descritas en este manual funcionan a través de estos otros servicios que están completamente integrados en Gmail. Para aprovecharlos al máximo, tendrá que aventurarse y examinarlos. Te animo a que lo hagas.

2. Gmail como centro de comunicación

2.1 Dale a Chat la habitación que se merece

Con suerte, ahora tienes una mentalidad efectiva de Gmail, así que quiero que consideres La función de chat de Gmail y el uso de Hangouts Google divide los Hangouts en 'Chat' y 'Meet'Google está dividiendo Hangouts en dos aplicaciones separadas, Hangouts Chat y Hangouts Meet. Nadie parece saber por qué, pero no obstante está sucediendo. Lee mas . De manera predeterminada, Gmail comprime la comunicación en la esquina inferior izquierda de la pantalla, oculta debajo de una línea de separación. Esta es probablemente la forma en que está configurado su chat en este momento.

Si desea utilizar Gmail como centro de comunicación, debe darle al área de chat una posición mucho más destacada en la pantalla. Para hacer esto, moveremos la barra de chat a la derecha de la pantalla. Haga clic en el engranaje icono en la parte superior y seleccione Configuraciones. Escoger Laboratorios desde la parte superior y en la ventana de búsqueda que aparece, escriba "chat" para ver solo la opción disponible para las funciones de chat. Luego, habilite el Chat del lado derecho opción y haga clic Guardar cambios al final de la página. Gmail debería volver a cargarse con el cambio.

Eso fue fácil, ¿no? Recuerde esta pestaña Labs porque volveremos a ella pronto y la usaremos para funciones adicionales.

El chat del lado derecho usa el lado derecho de la pantalla, que está relativamente sin usar en Gmail. Le permite ver más contactos a la vez, hace que el chat sea más destacado visualmente y le da más espacio para ver sus etiquetas a la izquierda, sin mover constantemente esa molesta barra dinámica. Esta es una situación simple de ganar-ganar.

2.2 Uso del chat para algo más que solo chatear

Como mencioné anteriormente, el chat de Gmail es una de sus características más poderosas. Desafortunadamente, muchos usuarios de Gmail aún no son conscientes de todas sus capacidades, y Google parece hacer un mal trabajo al dar a conocer estas características.

Echemos un vistazo más de cerca a nuestra barra de chat. Primero está el botón Contactos de Hangouts que mostrará a aquellos con los que te has unido anteriormente. Si selecciona uno, tiene opciones para contactarlos por videollamada, Hangout o correo electrónico. También puede revisar sus detalles básicos.

El siguiente es el botón Hangouts, la versión de videoconferencia de Google. Hangouts es un componente de Google Plus que le permite hablar con hasta cinco personas en Gmail (es posible hablar con más personas directamente a través de Google Plus). Incluso puede hacer que la gente se una por teléfono. Es la herramienta de comunicación definitiva de Gmail y una de las mejores funciones que puede ofrecerle.

A la derecha de eso está el botón de Llamada telefónica que mostrará los contactos a los que puede llamar. Esto iniciará la llamada en una pequeña ventana del teclado de marcación.

En la parte superior del área de características del chat, vemos nuestra foto de perfil. Al hacer clic en la imagen o en la flecha al lado, aparecerá una ventana que nos permite cambiar nuestro estado y ajustar otras configuraciones.

Las características en esta área se explican por sí mismas: le permiten insertar un mensaje de estado, como "ocupado en el trabajo" o "en mi teléfono", e indican si está ocupado o disponible. También puede ajustar sus notificaciones, configuraciones generales y revisar elementos como Hangouts archivados y contactos bloqueados.

2.2.1 Google Voice y obtener su propio número

No podemos hablar de llamadas telefónicas y mensajes de texto en Gmail sin mencionar Google Voice, aunque sea brevemente. Google Voice es otro excelente servicio de Google, y funciona como una especie de operador entre su operador y su contacto.

Funciones de Google Voice Google Voice obtiene una actualización y es más útil que nuncaGoogle Voice, que durante mucho tiempo se pensó abandonado, fue revivido por Google. Esto es lo que sucede con Voice y lo que puede esperar ver en las aplicaciones renovadas. Lee mas ir más allá de los propósitos de esta guía de Gmail. Pero, mencionaré aquí que si tiene configurado Google Voice, también puede hacer llamadas telefónicas y enviar y recibir mensajes de texto. Google ofrece precios muy competitivos para llamadas internacionales, pero solo puede configurarlas a través de Google Voice. Este es realmente un excelente servicio, especialmente si tiene amigos y familiares en el extranjero.

3. Etiquetas, el ADN de Gmail

3.1 ¿Qué son las etiquetas, exactamente?

Las etiquetas son la base de cómo Gmail organiza los correos electrónicos. Cuando Google lanzó por primera vez su servicio de correo electrónico, la mayoría de los usuarios compararon Gmail con Outlook, y las etiquetas de Gmail con las carpetas de Outlook. Se ven casi iguales (bandeja de entrada, correos electrónicos enviados, borradores) y parecen estar haciendo lo mismo, por lo que la mayoría de los usuarios lo dejaron así y trataron la palabra "etiquetas" como nada más que un discurso de marketing. Pero las etiquetas son diferentes, y es importante que los usuarios avanzados de Gmail (como usted) sepan la diferencia antes de continuar.

Las etiquetas funcionan más como etiquetas que carpetas. Si los correos electrónicos son documentos en papel colocados en carpetas, las etiquetas son como calcomanías coloridas colocadas en estos papeles para clasificarlos aún más. Los correos electrónicos no se colocan directamente en una etiqueta, están asociados con una etiqueta. Por lo tanto, un correo electrónico puede tener más de una etiqueta (piense en los papeles con varias etiquetas), y los correos electrónicos también pueden buscarse con más de una etiqueta.

Por ejemplo, mi etiqueta "profesional" en Gmail contiene correos electrónicos de mis dos lugares de trabajo. Tengo una etiqueta para cada ubicación, pero algunos materiales son comunes en ambos lugares. Estos correos electrónicos tienen tres etiquetas: la etiqueta "profesional", que indica que está relacionada con el trabajo, y etiquetas para cada lugar de trabajo. Esto me permite buscar material que responda a las necesidades de ambas ubicaciones.

Todo en Gmail está basado en etiquetas. No hay carpetas ni enlaces que se abran a diferentes partes del sitio web. Todos los mensajes existen allí mismo: Gmail simplemente muestra la asociación de etiquetas correcta cuando la eliges. Podría dar más ejemplos y usar algo como un diagrama de Venn, pero probablemente estés tan emocionado de seguir adelante como yo.

3.1.1 Configuración de etiquetas y tipos de etiquetas

Puede acceder a todas las configuraciones de etiquetas en Gmail desde Etiquetas pestaña dentro Configuraciones. Actualmente hay tres tipos de etiquetas dentro de Gmail: etiquetas del sistema, categorías y etiquetas personalizadas.

Las etiquetas del sistema y las etiquetas personalizadas tienen un Mostrar en IMAP opción; debe configurar estas opciones si está utilizando una aplicación diferente, un software como Outlook o ciertos complementos. Esta guía de Gmail se enfoca en sacar el máximo provecho de la interfaz de Gmail, por lo tanto, no entraré en estas opciones aquí. Si estás interesado, asegúrate de leer La guía para principiantes de Gmail La guía para principiantes de GmailEs posible que ya tenga una cuenta de Gmail. O bien, estás pensando en inscribirte en uno. Esta guía tiene todo lo que necesita para aprovechar al máximo esa nueva y brillante cuenta de Gmail. Lee mas .

3.2 Etiquetas del sistema

Las etiquetas más familiares en Gmail son las etiquetas del sistema. Estos son los enlaces en la parte superior izquierda que ha visto desde que comenzó a usar el servicio, como Bandeja de entrada, Destacados, Correo enviado, Borradores, Papelera. Para un Gmail efectivo, le sugiero que tenga estas etiquetas del sistema a su disposición. También notará que tiene un Mostrar si no leído opción para las etiquetas Borradores y Spam. Activar esta opción le mostrará estas etiquetas solo si están asociadas con algún correo electrónico.

3.2.1 Todo el correo y el archivo de correos electrónicos antiguos

Puede recordar la filosofía de la Bandeja de entrada vacía de la introducción de esta guía de Gmail. Si su bandeja de entrada es un escritorio de trabajo, All Mail es su archivador. Aún mejor, es un sótano lleno de archivadores. No es necesario bajar al sótano cada vez que necesita escribir un correo electrónico, pero es útil tenerlo disponible si desea recuperar un mensaje del pasado.

Todo el correo es ese sótano. Encendiéndolo (eligiendo mostrar) significa tener acceso instantáneo a sus correos electrónicos anteriores, organizados por fecha. Si bien puede acceder a cualquier correo electrónico antiguo desde la barra de búsqueda, este enlace se vuelve bastante útil cuando limpia su bandeja de entrada a menudo y solo quiere echar un vistazo rápido para encontrar un correo electrónico que recibió un poco más temprano en el día.

3.2.2 Borradores de usos que no consideró

Como sabrás, Gmail guarda automáticamente los mensajes que escribes en la etiqueta Borrador, incluso si solo has escrito un par de oraciones. Todo lo que haya escrito y no enviado se almacena allí. Lo más probable es que probablemente ya tenga un par de borradores almacenados (¡o tal vez más!)

Sin embargo, lo que quizás no hayas considerado es usando borradores para notas simples Cómo convertir Gmail en la mejor aplicación para tomar notas para ustedLas mismas características que hacen de Gmail un cliente de correo electrónico eficaz pueden convertirlo en una aplicación decente para tomar notas. Pruebe estos consejos y trucos para ver algunos de los beneficios. Lee mas , para anotar ideas, hacer listas de compras o almacenar la información de contacto de alguien rápidamente. La mayoría de los clientes de correo de hoy le dan la opción de adjuntar archivos e imágenes a un correo electrónico. Esto hace que su carpeta de borradores sea un excelente lugar para cargar archivos y sincronizarlos entre computadoras si necesita una solución rápida. Sin embargo, ¡no dejes archivos en tu carpeta de borradores para siempre! Este no es el lugar para ellos.

Otro gran uso para la sección borrador es almacenar plantillas. Si se encuentra componiendo el mismo correo una y otra vez, guarde una copia en blanco del correo electrónico en sus borradores y cópielo y péguelo en un nuevo correo electrónico cada vez que lo necesite (no envíe su borrador original; esto eliminará el borrador) ¡etiqueta!). Puede guardar su firma de correo electrónico, enlaces e incluso imágenes de esta manera. Proporcione a su plantilla de correo electrónico borrador un tema que refleje su uso para una referencia fácil, como "boda: carta de agradecimiento" o "admiradores: gracias por agregar una carta", etc.

Alternativamente, puedes usar respuestas enlatadas para guardar plantillas de correo electrónico 4 formas de utilizar creativamente las respuestas enlatadas para la productividad del correo electrónicoSi eres efectivo, estás haciendo algo bien. Es por eso que debe usar filtros de correo electrónico y programar el tiempo de correo. Un truco es preparar respuestas enlatadas para los correos electrónicos que escribe con frecuencia. Lee mas para los tipos de mensajes que envía todo el tiempo.

3.3 Categorías

Las categorías son etiquetas que corresponden a las pestañas que ve en Gmail; Social, Promociones, Actualizaciones y Foros. Gmail aplica estas etiquetas automáticamente para ayudar a mantener su bandeja de entrada bien organizada a medida que llegan los mensajes.

Puede decidir si desea mostrar u ocultar cada una de estas etiquetas tanto en la lista de etiquetas como en la lista de mensajes. Tenga en cuenta que esto es independiente de que esas categorías se muestren como pestañas.

Si desea agregar o eliminar una pestaña para una de las categorías, haga clic en el más icono a la derecha de la última pestaña. Luego, habilite los que desee marcando la casilla correspondiente y presionando Salvar cuando termines.

3.4 Etiquetas personalizadas

Lo último en la lista a la izquierda de su pantalla de Gmail son sus etiquetas personalizadas. Probablemente ya tengas algunos de ellos. Las etiquetas personalizadas siguen siendo las etiquetas más potentes de Gmail (por ahora), y sería prudente aprender a usarlas bien, especialmente con los increíbles filtros de Gmail.

Puede agregar y editar etiquetas desde Etiqueta pestaña debajo Configuraciones, al igual que con cualquier otra etiqueta, pero es aún más rápido hacer clic en el cuadrado de color junto al nombre de la etiqueta personalizada. El menú emergente es aún más efectivo que la pestaña Etiquetas tradicional en Configuración porque le permite elegir y editar el color de una etiqueta directamente.

Tenga en cuenta que las etiquetas personalizadas también se pueden anidar entre sí. Por ejemplo, puede tener una etiqueta para Formularios de trabajo que puede incluir subcarpetas para impuestos, información sobre seguros de salud y notas. Incluso puede enseñarle a Gmail cómo notar la diferencia y colocar los correos electrónicos entrantes en estos lugares automáticamente.

4. Siente el poder de la búsqueda y los filtros

Si las etiquetas son el ADN de Gmail, entonces la búsqueda y los filtros son su cerebro. Hay muy pocas combinaciones que no lo llevarían al correo electrónico que busca, incluso varios años atrás, todo en segundos. Gmail llama a su lista de reglas para organizar filtros de correos electrónicos. Y dado que los dos están tan entrelazados, Google los ha unido ahora, así que puedes crear filtros 10 problemas de correo electrónico que puede resolver con los filtros de Gmail¿Una bandeja de entrada desbordante te vuelve loco? ¿Desea revisar su bandeja de entrada más rápido que nunca? Pruebe algunos de estos brillantes filtros de Gmail para ver la diferencia. Lee mas directamente de tus búsquedas.

Lo primero es lo primero, acostumbrarse a la ventana de búsqueda de Gmail. Probablemente esté familiarizado con los operadores de búsqueda más populares, como "desde" o "tiene: archivo adjunto" (y si no, está en el lugar correcto). Estas son palabras que le dicen a Gmail que vaya a buscar algo. Afortunadamente, estas palabras se explican principalmente por sí mismas.

Puede ingresar esos operadores manualmente, pero Gmail lo hará por usted cuando ingrese la información en el cuadro desplegable de búsqueda. Simplemente haga clic en la flecha en el cuadro de búsqueda y complete los detalles de su búsqueda. Esto puede variar de quién es un correo electrónico o de quién es el asunto, si el mensaje tiene o no palabras específicas, y si hay un archivo adjunto Cómo encontrar rápidamente mensajes con archivos adjuntos en GmailGmail y los archivos adjuntos están vinculados entre sí. Encuentre y administre todos sus archivos adjuntos grandes con la ayuda de estos consejos. Lee mas .

Luego puede limitar su búsqueda por tamaño y fecha si es necesario. Observe en la imagen de arriba que los elementos de búsqueda que ingrese se muestran en el cuadro de búsqueda.

4.1 Convertir una búsqueda en un filtro

Convertirse en un ninja de búsqueda de Gmail es increíble, pero ¿qué hay de guardar estas búsquedas? ¿Qué sucede si desea realizar una búsqueda que encuentre todos sus archivos de Word en su Gmail con frecuencia? Mejor aún, ¿qué pasa si desea que esta búsqueda se ejecute automáticamente? ¿No sería bueno si Gmail pudiera encontrar estos archivos de Word para usted cada vez y hacer algo con ellos, como enviarlos a un amigo o etiquetarlos de cierta manera? Bueno, Gmail puede hacer estas cosas, y fácilmente. Estos comandos automáticos para Gmail se denominan filtros. Para realizar una búsqueda en un filtro, haga clic en el enlace en la parte inferior del cuadro desplegable de búsqueda, Crear filtro con esta búsqueda.

La siguiente ventana le presentará una lista de opciones disponibles. Puede elegir eliminar, archivar y reenviar estos correos electrónicos automáticamente. Puede aplicarles una etiqueta o incluso configurar Gmail para que responda estos correos electrónicos automáticamente con un correo electrónico prefabricado solo para ese propósito. Cuando haya terminado, haga clic en el azul. Crear filtro botón. Si elige aplicar el filtro a todos los correos electrónicos que ya están en su Gmail, las acciones que acaba de seleccionar también pueden hacerlo.

Siempre puede acceder a sus filtros existentes desde Filtros pestaña debajo Configuraciones. Desde allí, puede elegir editar o eliminar cualquier filtro personalizado.

4.1.1 Ejemplos de filtros útiles

Estas son algunas de los filtros de Gmail más útiles 4 filtros inteligentes de Gmail que lo ayudan a manejar demasiado correo electrónicoLimpiar y organizar su bandeja de entrada de Gmail es una tarea diaria. Hay una forma más inteligente de hacerlo. Cree cuatro tipos básicos de filtros en Gmail para ordenar sus correos electrónicos de forma automática. Lee mas He usado por años:

Filtro de correo semi-basura:

Algunos correos electrónicos no son exactamente basura, pero tampoco requieren su atención. Facturas y extractos de tarjetas de crédito, notificaciones de Facebook, correos electrónicos de la oficina que conoces podría necesitar un día, o incluso solo un miembro de la familia que inunda tu bandeja de entrada con fotos de su nuevo y lindo perrito. No desea eliminar estos correos electrónicos por completo, pero tampoco desea ordenarlos de inmediato.

Construya una búsqueda con el operador "desde:" y agregue correos electrónicos con una coma para incluir más direcciones de correo electrónico. Por ejemplo, "de: [email protected], [email protected], [email protected]" le mostrará los correos electrónicos de todas estas personas. Haga clic en la flecha hacia abajo y cree un filtro que marque automáticamente estos correos electrónicos como leídos y los coloque en el archivo.

La próxima vez que tía Susie envíe una foto de su cachorro, ni siquiera estará en su bandeja de entrada, pero si lo llama y le pregunta al respecto, puede encontrarlo en su archivo rápidamente.

Marque las notificaciones de entrega de Amazon:

Si usa mucho Amazon, probablemente reciba muchos correos electrónicos de ellos, como promociones, recibos y solicitudes de comentarios. Podría crear fácilmente un filtro para enviar todo esto a su etiqueta de "semi-basura", pero el problema es que usted Todavía quiero saber de inmediato cuándo Amazon le envió algo para que tenga el número de seguimiento disponible. ¿Cómo haces eso?

Busque "Amazon" en su Gmail y haga clic en la flecha hacia abajo para crear su filtro. La palabra "Amazon" muestra todos los correos electrónicos que le envían desde Amazon.com, por lo que el siguiente paso es incluir palabras adicionales que solo existen en los correos electrónicos de confirmación de envío de Amazon. En la línea "tiene las palabras" escriba "ha enviado!" entre comillas Esto le dice a Gmail que está buscando la combinación de palabras "¡se ha enviado!" exactamente como aparece en el texto: dos palabras, espacio y signo de exclamación. Notarás que la lista se reduce considerablemente para incluir solo correos electrónicos de Amazon que incluyen la frase "¡se ha enviado!"

Aún así, algunos correos electrónicos logran llegar, especialmente si vende artículos en Amazon. Recibirá un mensaje pidiéndole que envíe sus artículos. No hay problema. Solo incluya la combinación de palabras "enviar ahora" en la línea "no tiene" y observe cómo su lista se reduce aún más. Se ve bastante bien ahora, ¿no? Luego, crea el filtro.

A continuación, puede aplicar una etiqueta a estos correos electrónicos, como "enviado desde Amazon". De ahora en adelante todos tus artículos los pedidos de Amazon se entregarán cuidadosamente a esta etiqueta y podrá realizar un seguimiento de sus envíos fácilmente en el futuro. Aplique el filtro a todos los correos electrónicos existentes e incluso podría buscar en su pasado.

5. Herramientas de productividad de Gmail

Ahora que conoce bien Gmail y cómo usar sus funciones más potentes, es hora de buscar ajustes divertidos adicionales que realmente hagan de Gmail una herramienta de productividad.

5.1 Bandeja de entrada prioritaria y sus variaciones

En su búsqueda para hacer que el correo electrónico funcione mejor, Google incluyó muchos algoritmos avanzados en Gmail. Una de estas excelentes características son los diferentes estilos de bandeja de entrada, de los cuales hay cinco: clásico, importante primero, no leído primero, destacado primero y bandeja de entrada prioritaria. Lo que cada uno hace varía desde sencillo (clásico, no leído primero) hasta un poco difícil de explicar (Bandeja de entrada prioritaria). La mejor manera de aprender sobre los diferentes estilos de la bandeja de entrada es simplemente experimentar con ellos y ver qué funciona mejor.

Buzón de prioridad ordena a través de tus correos electrónicos Cómo ordenar su bandeja de entrada de Gmail por remitente, asunto y etiquetaHay un secreto esencial para administrar Gmail: aprenda a ordenar su bandeja de entrada de Gmail con filtros como asunto, remitente y etiquetas. Lee mas automáticamente y decide qué debe leer primero y cómo, pero no divide su lista de correo electrónico ni otros tipos de bandejas de entrada. La primera bandeja de entrada importante, que, combinada con etiquetas inteligentes, hace un excelente trabajo al organizar su bandeja de entrada por usted. Todos los mensajes que considere importantes se mostrarán en la lista superior, y todo lo demás irá a la lista inferior, incluso si no lo ha leído.

Para cambiar su tipo de bandeja de entrada, haga clic en Bandeja de entrada debajo Configuraciones y haga su elección en el cuadro desplegable. Asegúrese de hacer clic Guardar cambios en la parte inferior cuando termines.

5.1.1 Correos electrónicos VIP vs. Correos electrónicos regulares

Cuando se lanzó Gmail por primera vez, antes de que hubiera una Bandeja de entrada prioritaria, los correos electrónicos se consideraron importantes por una bandera en Outlook o una estrella en Gmail. Si bien esta sigue siendo la mejor y más simple forma de "marcar" correos electrónicos al instante, Gmail ahora comprende que algunos de sus contactos son más importantes para usted que otros.

Gmail decide qué correos electrónicos son más importantes en función de la frecuencia con la que lee y responde los correos electrónicos de un determinado contacto y cómo interactúa con ellos. El mecanismo de Gmail es bastante bueno por sí solo, pero puede interferir directamente y dar a algunos correos electrónicos el estado VIP al marcarlos como importantes. Alternativamente, puede quitar los correos electrónicos de su importancia.

Puede marcar los correos electrónicos como importantes o no importantes haciendo clic en el pequeño icono de etiqueta junto a ellos en la lista principal de correo electrónico o en la parte superior una vez dentro del mensaje (consulte la figura a continuación).

Al hacer clic y ajustar sus correos electrónicos, Gmail también ajustará su propio algoritmo y responderá en consecuencia: no es necesario marcar todos los mensajes de un determinado contacto como importantes. Gmail se pondrá al día después de algunos cambios manuales y los marcará por usted.

5.1.2 Correos electrónicos destacados

Como se mencionó anteriormente, las estrellas (el equivalente a las banderas en Outlook) han existido desde el principio, y aún son muy efectivas para marcar correos electrónicos rápidamente. Para destacar un correo electrónico, simplemente haga clic en el icono de estrella junto a él en la lista principal de correo electrónico, justo al lado de la "etiqueta" de importancia descrita anteriormente.

¿Por qué querrías destacar los correos electrónicos si ya tienes una función avanzada como bandeja de entrada prioritaria? Porque a veces solo necesitas recordar algo rápidamente o recordarte a ti mismo que quieres hacer algo sobre un correo electrónico en particular en lugar de solo considerar un grupo de correos electrónicos importantes. Tenga en cuenta que las estrellas funcionan igual tanto en sus correos electrónicos importantes como en sus correos electrónicos no tan importantes.

Por ejemplo, los correos electrónicos con estrella que no puede responder de inmediato pero que desea responder más tarde en el día o con estrella correos electrónicos que contienen información importante, como direcciones y números de teléfono que necesitará luego. Puede archivar convenientemente los correos electrónicos destacados para sacarlos de su bandeja de entrada y acceder a ellos más tarde desde la etiqueta del sistema "destacados" en la parte superior izquierda. Cuando haya terminado de hacer lo que sea que necesite hacer con el correo electrónico, desmarque haciendo clic nuevamente en el ícono de estrella.

5.2 Atajos de teclado

Muchas personas parecen subestimar el poder de los atajos de teclado y agitarlos como una molestia en el mejor de los casos. Pero te diré que no puedes convertirse en un usuario efectivo de Gmail 9 impresionantes funciones de Gmail que probablemente no usesVarias funciones interesantes de correo electrónico en Gmail han existido durante mucho tiempo sin que nadie se moleste en usarlas. Cambiemos eso hoy. Lee mas sin dominar al menos una pareja. Hay una diferencia de noche y día entre usar el mouse para todo y saber cómo organizar rápidamente una bandeja de entrada en segundos con estos accesos directos.

Siempre puede acceder a la lista de métodos abreviados de teclado en Gmail presionando un signo de interrogación, o Mayús + / (barra diagonal), siempre y cuando no esté redactando un correo electrónico (que por supuesto simplemente insertaría un signo de interrogación en el cuerpo de su correo electrónico).

Antes de que podamos usar atajos de teclado en Gmail 5 métodos abreviados de teclas Shift que todo usuario de Gmail debe saberGmail puede tener una interfaz que aumenta la productividad, pero puede impulsarla aún más con estos atajos de teclado simples pero esenciales. Lee mas , sin embargo, debemos asegurarnos de que estén activados. Para hacerlo, ve a Configuraciones y desplácese hacia abajo para Atajos de teclado para habilitarlos.

Navegación:

• presione el J y K teclas para subir y bajar la lista de correo electrónico en la pantalla principal.
• prensa X para seleccionar una conversación ("marcar" o resaltarla).

Seleccionar correos electrónicos de esta manera le permite elegir rápidamente los correos electrónicos que desea eliminar, archivar o mover a otra etiqueta. Después de un poco de práctica, descubrirá que seleccionar correos electrónicos de esta manera es mucho más rápido que usar el mouse. Cuando empiece a comprender el poder de los atajos de teclado, estará listo para más.

Comportamiento:

• prensa Entrar para abrir un correo electrónico y leerlo.
• prensa mi para archivar un correo electrónico.

Esto funciona directamente desde el correo electrónico o desde la lista de correos electrónicos en la pantalla principal. Intente seleccionar varios correos electrónicos (moviéndose hacia arriba y hacia abajo en la lista con J y K y seleccionando mensajes con X) y presione mi. ¡Maricón!

• prensa # (Shift + 3) para eliminar correos electrónicos.

Nuevamente, esto funciona en múltiples correos electrónicos de la lista principal o desde el interior de un correo electrónico que haya abierto.

• Dentro de un correo electrónico abierto, presione R para responder al remitente; prensa UN para responder a todos los remitentes.
• Dentro de un correo electrónico abierto, presione sol y entonces yo para volver a la bandeja de entrada.

Estos son los atajos cruciales. Probablemente pueda ver cómo, con unos pocos toques, ahora puede seleccionar varios correos electrónicos, responder a todos los remitentes a la vez y eliminar un montón de correos electrónicos rápidamente. Practique esto algunas veces antes de pasar a los atajos realmente geniales.

Los atajos de teclado realmente geniales:

• Dentro de un correo electrónico abierto, presione Shift + R para responder en una nueva ventana; prensa Shift + A para responder a todos los remitentes en una nueva ventana.

Esto es muy útil en pantallas pequeñas, donde necesita espacio adicional para leer y responder un correo electrónico. También bloquea el chat y las etiquetas, lo que le permite concentrarse en el correo electrónico.

• Dentro de un correo electrónico abierto, presione sol y entonces K para ir a tu lista de tareas.

¿Recuerdas que Gmail se integra con Google Tasks? Lo cubriremos a continuación. En la lista principal de correos electrónicos, marque un correo electrónico (X) y presione Shift + K para adjuntar el correo electrónico a un nuevo elemento "pendiente" en su lista de tareas. ¡Esta función solo funciona con atajos de teclado! No hay una manera fácil de hacerlo.

• prensa sol y entonces PAG para abrir la ventana del teléfono y hacer una llamada telefónica.
• prensa Shift + F reenviar un correo electrónico.
• prensa Shift + U para marcar un correo electrónico como no leído.
• prensa + o – para marcar un correo electrónico importante o no importante (como se discutió anteriormente).

No se sienta obligado a conocer todos los atajos. Entrena para memorizar aquellos que usas con frecuencia y haz que los uses durante una semana (¡no uses el mouse!) Hasta que se conviertan en una segunda naturaleza. Descubrirá que no desea volver a usar el mouse en Gmail y que es mucho más rápido manejar sus correos electrónicos con accesos directos.

5.3 Tareas y listas de tareas

Las Tareas de Google en Gmail son muy básicas y contrastan con la aplicación de correo electrónico que de otro modo sería completamente funcional, pero son convenientes.

Acceda a Google Tasks haciendo clic en la flecha hacia abajo junto al encabezado de Gmail en rojo en la esquina superior izquierda. Esto abrirá un menú que lo llevará a tareas o contactos. Sus tareas aparecerán en la esquina inferior derecha de una ventana similar a la ventana emergente de chat. Alternativamente, puede acceder a las tareas presionando si y entonces K en cualquier lugar de Gmail, como se mencionó anteriormente.

Google Tasks with Gmail en realidad puede ser bastante útil. Puede crear fácilmente una tarea y luego anidar tareas dentro de ella "tabulando" nuevas tareas a la derecha, convirtiéndolas en subtareas de la original. Esto es útil para simplificar un proyecto dividiéndolo en pasos más pequeños en el camino. Ya que puedes conectar correos electrónicos directamente a tareas 9 formas instantáneas de convertir tus correos electrónicos en tareasNo puede evitar que los correos electrónicos de tareas pendientes terminen en su bandeja de entrada, pero puede convertirlos en tareas para administrarlos mejor. Aquí hay algunos consejos para convertir los correos electrónicos en tareas. Lee mas puede incluir información útil dentro de esa tarea, como enlaces, información de contacto e incluso archivos. Cuando se realiza una tarea, puede marcarla y ser recompensado con un tachado que la atraviesa, tachándola como completa.

Al hacer clic en cualquier tarea, se abrirá una opción para agregar notas a la tarea o elegir una fecha de vencimiento. Esto resulta útil especialmente si trabaja con Google Calendar, ya que las listas de tareas se sincronizan a la perfección y también aparecerían en su calendario.

5.4 Administrando sus contactos

Para acceder a sus contactos, haga clic en el flecha hacia abajo cerca de Correo en la esquina superior izquierda, como lo hizo con sus tareas, o presione sol y entonces C desde tu bandeja de entrada. Si realmente necesita ayuda para comenzar, investigue La guía para principiantes de Gmail La guía para principiantes de GmailEs posible que ya tenga una cuenta de Gmail. O bien, estás pensando en inscribirte en uno. Esta guía tiene todo lo que necesita para aprovechar al máximo esa nueva y brillante cuenta de Gmail. Lee mas previamente mencionado. Entonces, solo tocaremos cómo administrarlos de manera efectiva.

Notarás que cuando haces clic Contactos desde su menú desplegable, será llevado a una nueva página. Aquí, puede ver cada uno de sus contactos con su dirección de correo electrónico y número de teléfono, si corresponde. También puedes hacer clic en Contactado con frecuencia para ver sus comunicadores de contacto más recientes.

Al igual que con los correos electrónicos, puede crear y editar etiquetas para sus contactos de negocios, escuela y familia. Esta es una forma maravillosa de mantener sus contactos separados y de fácil acceso. También puede elegir cómo ordenar su página de contactos haciendo clic en Configuraciones desde la izquierda y elegir el nombre o el apellido para el orden de clasificación.

Al lado de cada contacto, puede hacer clic en Más (icono de tres puntos) para cambiar su etiqueta, eliminarlos u ocultarlos de su lista de contactos.

La forma más fácil de gestiona tus contactos 10 consejos fáciles para rescatar contactos de Google de la negligenciaGoogle Contacts es quizás el menos organizado de todos los servicios de Google que utilizamos. La mayoría de nosotros lo descuidamos. Aquí hay una guía completa para limpiar en primavera y organizar Contactos de Google. Lee mas es agruparlos con etiquetas para que pueda contactarlos rápidamente desde Gmail.

5.5 Características adicionales de Labs

Gmail contiene varias funciones opcionales que pueden mejorar aún más su productividad 7 funciones esenciales de Gmail Lab para aumentar su eficiencia de correo electrónicoGmail Labs alberga algunas características experimentales realmente excelentes que pueden ayudarlo a aumentar la productividad de su correo electrónico. Lee mas .

Son accesibles bajo el Laboratorios pestaña en Configuraciones. A continuación nombraré una pareja que encuentro útil, organizada por su orden en el área de Laboratorios. Siéntase libre de explorar y encontrar más por su cuenta.

Etiquetas inteligentes:

Uno de mis favoritos personales, esta práctica función permite a Gmail "adivinar" cuáles de sus correos electrónicos entrantes son notificaciones, respuestas de foros en línea y en masa (boletines y demás). Gmail agrega automáticamente etiquetas a cada tipo y hace un trabajo bastante bueno al adivinar. También le pedirá que lo "entrene" eligiendo la etiqueta correcta durante unos días cuando lo encienda. Pruébelo y vea cómo afecta a su organización.

Respuesta enlatada:

Un regalo del cielo si recibe muchos correos electrónicos a los que responde de la misma manera. Enciéndalo y luego redacte un correo electrónico como una "plantilla". Guárdelo y úselo la próxima vez que quiera responder rápidamente. Esto es excelente para cartas de agradecimiento, por ejemplo, o para boletines.

5.6 Complementos de Gmail

Puede encontrar un montón de complementos para Gmail haciendo clic en el icono de engranaje y luego seleccionando Obtén complementos. Aquí puedes navegar a través de herramientas que te ayudan a ser más productivo 13 trucos y extensiones rápidos para convertirse en un usuario avanzado de GmailSi eres un usuario de Gmail, tienes un sinfín de trucos y extensiones para aprovecharlo al máximo. Exploraremos algunos de los mejores en este artículo. Lee mas , extra organizado, o un mejor comunicador. Si bien las opciones son limitadas, es posible que aún le gusten algunas de estas prácticas herramientas.

QuickBooks para finanzas, Trello para gestión de proyectos, Dialpad para comunicación y Hire para recursos humanos son algunas de las opciones disponibles. Si elige instalar un complemento, solo tenga en cuenta que la mayoría proviene de fuentes de terceros, por lo que es posible que desee consultar los términos después de presionar Instalar en pc y antes de presionar Seguir.

Su bandeja de entrada de Gmail dominada

¡Eso es! Espero que te hayas convertido en un mejor usuario de Gmail al leer esto, y que te haga la vida un poco más fácil. ¡Disfrutar!

Ahora puede ser el momento de llevar nuestro dominio de Gmail al siguiente nivel y descubrir más sobre funciones ocultas de Gmail en Android 9 características ocultas en Gmail para Android que deberías usarAproveche al máximo su experiencia de Gmail para Android con estos consejos y trucos. Lee mas .

¿Nos perdimos algo? ¿Qué has descubierto sobre Gmail que los demás lectores deben saber? Por favor comparte con nosotros en los comentarios.

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