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Una de las habilidades más importantes en el bolsillo de un Gerente de Proyecto es la organización. Siendo capaz de gestionar y realizar un seguimiento exitoso de los proyectos, tareas y personas son esenciales para tener éxito en ese tipo de posición.
Para los gerentes de proyecto, puede ser más fácil llevar las herramientas y el conocimiento para organizar sus vidas personales que para otros. Con eso en mente, aquí hay varios consejos y trucos de ese comercio que pueden ayudar a casi cualquier persona a administrar, realizar un seguimiento y organizar partes de su propia vida diaria.
Abordar proyectos utilizando tareas: un bocado a la vez
Tareas y tareas pendientes Las 8 mejores aplicaciones para administrar listas de tareas en AndroidNo intentes hacer malabarismos con docenas de tareas en tu cabeza. Estas increíbles aplicaciones de administración de tareas de Android lo ayudan a realizar un seguimiento eficiente de su lista de tareas pendientes. Lee mas son una gran parte de cualquier proyecto. Ya sea para implementar una nueva pieza de software de la compañía como Gerente de Proyecto o para paisajizar el patio trasero como propietario de una casa, cada proyecto debe dividirse en tareas. Tenga en cuenta la analogía de cómo comer un elefante, es decir, un bocado a la vez. Cualquier proyecto, grande o pequeño, puede y debe desglosarse en un conjunto de tareas.
Crear tareas también es importante cuando hay dependencias. Para el Project Manager, la tarea de instalar el nuevo software no puede llevarse a cabo hasta la compra de la nueva aplicación. En el mismo sentido, la tarea de plantar los nuevos arbustos no puede suceder hasta que se hayan comprado.
Entonces, ya sea que tenga un proyecto como el ejemplo anterior para paisajismo o algo a menor escala, como simplemente limpiar la casa, enumere primero las tareas y tenga en cuenta esas dependencias. A medida que avanza y completa cada tarea, simplemente márquela de la lista. Su proyecto se completará de una manera muy organizada, asegurando que nada sea olvidado.
Todoist, Wunderlist, Tareas de Google, Recuerda la lechey Trello son algunos de los más herramientas populares para tareas, tareas pendientes y gestión de proyectos personales Enfrentamiento de la lista de tareas de Chrome: Wunderlist, Google Tasks y TodoistChrome tiene varias extensiones y aplicaciones que funcionan directamente con algunos de los administradores de tareas más populares. Pero, ¿qué tan bien funcionan y qué tan fáciles son de usar? Lee mas .
Recordatorios sobre la memoria: las cosas no se te olvidarán
Algunas personas tienen la capacidad más maravillosa para recordar cualquier cosa y todo. Sin embargo, esto no es común para la mayoría. Y muchas veces, podemos recordar las tareas para que la oficina se realice por la mañana más fácilmente que recordar que necesitamos llamar a la compañía eléctrica por la tarde. Los gerentes de proyecto pueden usar recordatorios para obtener actualizaciones de estado, confirmar fechas límite o crear informes de estado.
Fuera del lugar de trabajo, el uso de recordatorios nos protege de olvidar hacer cosas, ir a lugares, hacer llamadas telefónicas o cualquier cosa que se pueda imaginar que deba hacerse. Incluso si recuerda hacer el pago de su automóvil el primer día de cada mes, tiene un recordatorio recurrente configurado en su dispositivo móvil o incluso anotarlo en el calendario para cada mes, casi garantiza que nunca se deslizará mente. Porque, ¿y si llega el día en que llega?
Puede elegir entre muchas herramientas para recordatorios. Desde aplicaciones en tu teléfono móvil Aproveche mejor los recordatorios de iPhone con las aplicaciones y consejos adecuadosAgregar recordatorios y eventos de calendario a su iPhone debería ser un proceso sencillo, y puede serlo si usa las aplicaciones y trucos adecuados para ahorrar tiempo. Lee mas y tableta, a aplicaciones de escritorio y extensiones de navegador, a simples notas adhesivas y calendarios de pared. En estos días, las aplicaciones móviles son probablemente el método más popular porque pueden sincronizarse en múltiples plataformas, despliegue una notificación justo cuando la necesite, y no pueden perderse o arrojarse accidentalmente lejos. También puede incorporar recordatorios en sus listas de tareas o usar aplicaciones divertidas simples como MemoCool Plus.
Organizando el equipo - Su equipo doméstico
Una gran parte de ser Gerente de Proyecto es tener que reunir a las tropas Cómo manejar personas difíciles como gerente de proyectos de TIUn gerente de proyecto necesita acorralar a diferentes personas en un equipo de proyecto exitoso. Hay algunas habilidades blandas a las que puede recurrir para mantener el proyecto y el equipo encaminados. Lee mas . Las diferentes piezas de un proyecto y sus tareas generalmente son realizadas por varias personas. Poder obtener actualizaciones de los miembros del equipo, darles incentivos a veces y hacerlo con respeto son importantes para el éxito del proyecto. A menos que viva solo, es probable que tenga su propio equipo de miembros del hogar que se desempeñen y sean responsables de diferentes tareas.
Ser capaz de mantener a todos al día con sus tareas y tareas diarias, semanales o mensuales se puede lograr de varias maneras diferentes. Puede publicar una pizarra o una tabla de tareas en el refrigerador o la pared, enumerando el nombre y las tareas de cada persona, que se pueden marcar a medida que se completan. Las plantillas lo hacen aún más fácil 10 plantillas de hojas de cálculo increíblemente útiles para organizar tu vida¿Es tu vida un desastre de plazos perdidos, compras olvidadas y compromisos incumplidos? Parece que necesita organizarse. Lee mas .
Otro método es rastrear sus tareas y tareas electrónicamente. Muchos productos le permiten asignar tareas a otras personas. Por lo tanto, si sus hijos son un poco mayores o si vive con varios compañeros de habitación, el envío de tareas a todos los que están en la lista puede proporcionarles recordatorios útiles para hacer las cosas.
No importa qué método funcione bien para su hogar, mantener a todos al día con las tareas y tareas significa que su espacio vital está más organizado en general. Y, si tienes que empujar o empujar a alguien para que se quede en la tarea, solo recuerda que puedes atrapar más moscas con miel que con vinagre.
Otros consejos útiles
Aproveche las listas para que no se olvide nada. Ya sea que use papel y lápiz o una aplicación en su teléfono, haciendo listas de artículos que necesita de la tienda, la ropa que necesita empacar para un viaje, o los lugares a los que debe ir en un día de recado, significa que no debe olvidar un cosa.
Además, tómate tu tiempo al crear listas 3 tipos de listas que realmente lo ayudan a ser más productivoLas listas de tareas son el arma definitiva para la productividad. Estas listas de tareas pueden darle todo el poder que necesita para hacer las cosas. Lee mas e intenta pensar en artículos relacionados. Si está creando una lista de equipaje para su viaje, por ejemplo, puede anotar "zapatos de vestir", que luego le indicarán que escriba "calcetines de vestir". O, para una lista de compras, es posible que desee comprar filetes para la parrilla, que luego le indicarán que elija una guarnición para acompañarlos. Muchas herramientas de administración de tareas, como las que mencionamos anteriormente, se pueden usar para estas listas simples.
Use banderas de correo electrónico para detectar fácilmente. Si recibe un correo electrónico de su escuela, notificándole una fecha límite, uno de su primo acerca de un cumpleaños fiesta, o un recordatorio de la compañía telefónica, marque estos correos electrónicos con una bandera o una estrella para que se mantengan firmes afuera.
Si su bandeja de entrada está inundada de boletines, correos electrónicos personales, anuncios y todos esos otros mensajes que recibe, lo más probable es que los correos electrónicos no marcados pero importantes se muevan al final de la lista fuera de la vista y, por lo tanto, fuera de mente. Muchas aplicaciones de correo electrónico, como Correo electrónico de CloudMagic, y los clientes en línea, por lo tanto, ofrecen recordatorios integrados para que los correos electrónicos vuelvan a aparecer en el momento que establezca.
Prueba e incorpora las herramientas que funcionan para ti. Enumeramos algunas herramientas de lista de tareas y aplicaciones de recordatorio. Tenga en cuenta que no todas las herramientas funcionan bien para todas las personas o familias. Así como los diferentes Gerentes de proyecto tienen diferentes estilos para realizar su trabajo, diferentes personas tienen diferentes opiniones sobre qué herramientas funcionan para ellos.
Pruebe algunas herramientas de administración de tareas diferentes antes de seleccionar la que más le guste. Vea varios métodos de organización de tareas domésticas para ver cuál funciona mejor para su familia. Uno que puede consultar que atiende a los hogares e incluye proyectos, asignación de tareas, recordatorios y listas de compras es Cozi.
Compartamos algunos pensamientos
Si usted es un Gerente de Proyecto y desea agregar a esta lista, siéntase libre de incluir sus sugerencias a continuación. O, si solo tiene problemas para organizar algunas de las cosas discutidas aquí y desea asesoramiento o ayuda, publique su pregunta o dilema en los comentarios.
Credito de imagen: Mujer enojada en una sala caótica por wavebreakmedia a través de Shutterstock, SLBLAKE y TaOb62 a través de Shutterstock.com
Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyecto, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
