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Las reuniones son una parte normal de la vida en el mundo de los negocios. Desafortunadamente, no todas las reuniones son exitosas ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefeSi una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas en su propósito Muchas veces esto se debe a la falta de organización de la reunión.
Con las siguientes plantillas de reuniones gratuitas, puede preparar, grabar y recapitular fácilmente sus reuniones para obtener un resultado general efectivo.
1. Antes de la reunión
Una de las partes más importantes de la organización de cualquier reunión es la agenda. Esto permite que el facilitador de la reunión brinde a los participantes objetivos, puntos de discusión, así como quién asistirá. Además, una agenda que incluye una sección de preparación puede ser útil. Esto le permite incluir documentos y otros materiales que son esenciales para la discusión.
Preparar a sus asistentes tanto como sea posible para la reunión es parte de su trabajo como coordinador. Además, eso mantiene la reunión organizada y avanzando 15 plantillas gratuitas de agenda de reuniones para Microsoft WordEstas plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word pueden ayudarlo a comenzar bien cualquier tipo de reunión. Lee mas .
La plantilla
Esta Plantilla de Microsoft Word de TidyForms Es una opción atractiva, profesional y bien diseñada. Proporciona una apariencia limpia y basada en tablas para una fácil lectura y escaneo simple. La plantilla comienza con los detalles básicos de la reunión, como el título, el facilitador, la fecha, la hora y el lugar.
En la siguiente sección, describirá el objetivo de la reunión. Esta es una parte clave de la agenda que permite a todos los participantes tener una idea clara de la intención de la reunión. Por lo general, una o dos oraciones son suficientes siempre que sean concisas.
La tercera sección es donde puede enumerar los asistentes a la reunión junto con su departamento, dirección de correo electrónico y número de teléfono. Por supuesto, los campos son opcionales, según el negocio en cuestión y su empresa.
A continuación, enumerará los elementos de la agenda de la reunión con el tema, el propietario y la hora. Esto de nuevo deja que los participantes se preparen por su parte de la reunión. También puede mantener el rumbo de su reunión enumerando los tiempos asignados para cada tema.
Finalmente, completará la sección de preparación. Debe incluir y adjuntar elementos como documentos, diagramas o correos electrónicos, como ejemplos, y quién es responsable de proporcionar cada uno.
Cada sección de esta plantilla de agenda cumple su propio propósito y le permite reunir a las personas y los materiales, así como establecer expectativas para su reunión.
2. Durante la reunión
Capturar notas durante una reunión es la siguiente responsabilidad clave del facilitador, aunque debe tratar de designar a un tomador de notas específico. De cualquier manera, tomar notas precisas de la reunión es esencial para el éxito del objetivo de la reunión.
Estas notas sirven como recordatorios de seguimientos, acciones, problemas y conclusiones para todos los participantes. Entonces, si usas un plantilla de actas de reuniones Las 12 mejores plantillas de minutos de reuniones para profesionalesEl formato del acta de la reunión captura lo esencial. Utilice una de estas plantillas de actas de reuniones para aplicar rápidamente el formato MOM. Lee mas , tomar esas notas será mucho más simple.
La plantilla
los plantilla de agenda de TidyForms arriba viene con una segunda página para las minutas de la reunión. El formato de esta página es el mismo que el de la agenda y tres de las cuatro secciones son exactamente iguales.
Las únicas diferencias son que los elementos de acción reemplazan la sección de preparación y hay una sección de seguimiento para la próxima reunión. Si está interesado en una apariencia consistente tanto para su agenda como para sus minutos, esta es una excelente manera de hacerlo.
Sin embargo, hay otra plantilla para Word del Sitio web de Microsoft Office eso ofrece un poco más de organización de tus notas. Verá que esta plantilla tiene la información básica de la reunión en la parte superior, como la mayoría.
Pero, lo que ofrece es una sección para cada tema discutido durante la reunión y todos los detalles que se aplican a ese tema en particular justo debajo. Este diseño está más estructurado en que puede incluir el tema, el tiempo asignado, el presentador, lo que se discutió, las conclusiones y los elementos de acción resultantes para cada elemento de la agenda en un lugar. Mientras que las plantillas de minutos de TidyForms tienen una sección separada en la parte inferior para todos los elementos de acción sin muchos detalles.
Otra característica útil de esta plantilla es la sección al final que le permite agregar notas especiales. Esto puede ser bastante útil cuando surgen elementos adicionales que pueden no estar relacionados con un tema específico discutido.
También puede incluir los nombres de las personas que aparecen en tu reunión inesperadamente en el Observadores sección.
3. Después de la reunión
Ahora que se ha suspendido su reunión, es hora de proporcionar a sus asistentes un seguimiento. Este resumen de la reunión debe resumir las notas de la reunión tomadas y los elementos de acción esperados.
Ten en cuenta que enviar enviando un resumen La verdad sobre las reuniones, y es feoLas reuniones están destinadas a ser productivas, ¿verdad? Lee mas siempre es una buena idea, incluso si la reunión no generó acciones. El resumen de la reunión puede servir como referencia para reuniones similares y temas o problemas que resurgen.
La plantilla
Esta plantilla de Template Lab Es una buena opción. Simplemente complete el título de la reunión, la fecha, los asistentes, la ubicación y las secciones para tomar notas en la parte superior. Luego, use la tabla para incluir sus seguimientos.
Debajo Cuestiones, puede incluir el tema relacionado de la agenda, para Por agregue el presentador y debajo Discusión transferir de los mismos detalles de las notas de la reunión. Añade el Responsable persona, Fecha límitey estás listo.
También puede usar esto para realizar un seguimiento continuo a medida que se completan los elementos de acción. Por ejemplo, puede agregar una columna a la tabla y marcar un X o fecha al lado de las acciones terminadas.
Alternativamente, puede tachar una fila completa para mostrar su finalización. Luego, guarde con un nuevo nombre o fecha y reenvíe a los participantes hasta que todos los elementos estén terminados.
Si no hay elementos de acción derivados de su reunión, aún puede usar esta plantilla para proporcionar un resumen de la reunión. Complete la tabla con los detalles apropiados y luego debajo Fecha límite, ingrese un indicador de que se completó o no es aplicable.
Si le gusta esta plantilla, puede descargarla desde Página de actas de reuniones de Template Lab. Luego, desplácese hacia abajo para Plantilla de notas de la reunión 17 para descargar esta plantilla
Haga que su reunión sea un éxito
Las plantillas de negocios pueden ser útiles Las mejores plantillas de planes de negociosToda empresa necesita un plan. Estas plantillas facilitarán la escritura de su plan de negocios. Una estructura inteligente, preguntas orientadoras y un diseño inteligente le darán una ventaja en su nueva carrera. Lee mas y para las reuniones pueden ahorrar tiempo. Debe pensar en el objetivo y el contenido de la reunión, no en crear documentos. Entonces, para su próxima reunión, consulte estas convenientes plantillas para obtener un resultado bien ejecutado.
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Créditos de imagen: Rawpixel.com/Shutterstock
Con su licenciatura en Tecnología de la Información, Sandy trabajó durante muchos años en la industria de TI como Gerente de Proyecto, Gerente de Departamento y Líder de PMO. Luego decidió seguir su sueño y ahora escribe sobre tecnología a tiempo completo.
