3 herramientas de colaboración y trabajo en equipo de Microsoft Office en línea que impresionan

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En un mundo donde el trabajo remoto se está volviendo más aceptado y los trabajadores se ven con menos frecuencia, la gama mejorada de características de colaboración de Microsoft está muy atrasada.

Muchos de los usuarios de Office dedicados de Microsoft se frustraron, necesidad de enviar constantemente archivos editados de un lado a otro Cómo las herramientas de escritura colaborativa hacen tu vida más fácilGracias a Internet, colaborar en un proyecto de escritura debería ser muy sencillo. Si alguna vez ha coproducido uno, sabe que esto puede ser difícil. No debería ser con la herramienta adecuada. Lee mas . La integración de varias ediciones en un documento final se convirtió en una pesadilla. Con las funciones de colaboración ahora disponibles en Oficina 2016 y Oficina en líneaMicrosoft promesas que "su contenido permanece en un lugar y nadie tiene que volver a perderse las ediciones de otras personas". Si tienes una suscripción a Office 365 Cómo administrar su suscripción a Office 365

¿Conociendo Office 365? Asegúrese de tener el control total de la configuración de su cuenta y suscripción con esta guía. Lee mas , y todavía no he actualizado a Office 2016, actualizar ahora Actualice a Office 2016 de forma gratuita hoy con su suscripción a Office 365Microsoft Office 2016 para Windows ha aterrizado y trae muchas características nuevas e inteligentes. Si tiene una suscripción a Office 365, puede obtenerla ahora de forma gratuita y le mostramos cómo a continuación. Lee mas .

Suena color de rosa, ¿verdad? Más bien como Google Docs hace muchos años, de hecho. Pero mejor.

De lo que estamos hablando esencialmente aquí es del nuevo botón de compartir ubicado en la esquina superior derecha de cada uno de los principales programas en Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint e incluso OneNote) y Office Online (el versión gratuita de Office basada en navegador ¡No pague por Microsoft Word! 4 razones para usar Office Online en su lugarMicrosoft Office Online ofrece versiones web gratuitas de Word, Excel y PowerPoint. He aquí por qué deberías probarlo hoy. Lee mas ). Pero eso no es todo. Microsoft también ha introducido Grupos de Outlook y Office 365 Planner.

Te guiaremos a través de cada uno de estos, junto con algunas otras herramientas que te ayudarán colaborar más efectivamente que nunca Trabajo en equipo: 10 consejos para una colaboración efectiva en línea en tiempo real Lee mas . Sin embargo, si no usa demasiado Microsoft Office, hay muchos otras herramientas de colaboración Cómo trabajar desde casa y ser productivo con herramientas colaborativas en línea¿Te gustaría poder saltarte el viaje y trabajar desde casa? El trabajo remoto también tiene sus desventajas. Le mostramos cómo aprovechar el poder de Internet para seguir siendo productivo mientras trabaja a distancia. Lee mas puedes usar.

Colaborando con documentos de Office

Si desea colaborar en un documento de Office, ya sea usando Office 365 u Office Online (en cualquier dispositivo), primero tendrá que guardarlo en la nube (a través de OneDrive o SharePoint). Una vez hecho esto, puedes Al final comience a cambiar su flujo de trabajo de colaboración para mejor.

Compartir con invitaciones

Cuando hace clic en el botón compartir en la esquina superior derecha de Word, Excel, PowerPoint o OneNote (lea nuestra introducción de OneNote Cómo usar OneNote como un científico mundialmente famosoCharles Darwin hubiera amado OneNote. Era un ávido tomador de notas que registraba todo lo que observaba. Así es como podría haber usado OneNote para organizar su trabajo y avanzar en su investigación. Lee mas ), puede elegir invitar a personas por nombre o por dirección de correo electrónico. Aquí también puede elegir qué permisos otorgar a sus colegas: Poder editaro Solo lectura.

Recibirá una alerta en Office cuando se haya aceptado la invitación. En Word, podrá observar el tipo de colaboradores en tiempo real. Esta función de coedición en Excel y PowerPoint todavía no está tan optimizada, por lo que presionar Salvar actualizará el documento para que pueda ver los nuevos cambios de inmediato.

Otra forma de compartir sus documentos de Office es enviar un enlace para compartir a sus colegas. Si está compartiendo con un grupo de personas, esto será más rápido que invitar a cada persona individualmente.

Puede elegir entre dos enlaces para compartir (encuentre estos haciendo clic en Compartir> Copiar enlace, luego elige copiar el Solo lectura enlace o el Poder editar enlace). Envíe los enlaces relevantes a sus colegas. Cuando alguien hace clic en estos enlaces, siempre será llevado a la versión más actualizada del archivo.

En Office Online, incluso puede hacer clic en el logotipo de Skype para hacer una llamada rápida a sus colaboradores para una toma de decisiones más rápida.

Administrando a tus colaboradores

Una vez que haya compartido un documento, puede ver una lista de sus colaboradores en el panel para compartir en el lado derecho de la pantalla. Es aquí donde puede ver quién está editando actualmente el documento.

Si se muestra "editar en tiempo real" junto al nombre de un colaborador, podrá ver sus cambios a medida que escriben. Si solo se muestra "edición", tendrá que esperar hasta que guarden su versión antes de que pueda ver esos cambios.

Para cambiar los permisos de cualquier colaborador, haga clic con el botón derecho en su nombre y haga clic en cambiar permisos. También tiene la opción de eliminar todos los permisos del colaborador para que ya no puedan acceder al documento.

Grupos de Outlook 2016

La primera iteración de Office 365 Groups se lanzó en 2014. Sin embargo, se ha transformado para Outlook 2016 y ahora está disponible como una aplicación independiente en Telefono windows, iOS [Ya no está disponible] y Android [Ya no está disponible], así como dentro de la aplicación de escritorio. Antes de iniciar sesión, necesitará una suscripción paga de Office 365 (hay un Prueba gratuita de 30 días), o una cuenta escolar.

En esencia, Grupos es la respuesta de Microsoft a Slack, donde los miembros pueden comenzar y unirse a canales / conversaciones sobre diferentes temas. Pero hay mucha más integración con los productos de Microsoft.

Los grupos públicos y privados están formados por "conversaciones" individuales (en lugar de correos electrónicos). Los miembros del grupo pueden chatear en tiempo real sobre varios proyectos, para ayudarlos a avanzar más fácilmente. También hay una integración útil con OneDrive para acceder a los archivos, un calendario grupal para programar reuniones y Skype Empresarial para llamadas de voz y video improvisadas, y una bandeja de entrada compartida y OneNote cuaderno.

Si su equipo depende en gran medida de los productos de Microsoft, esta es una gran adición a sus funciones de colaboración. Pero si usa muchos otros servicios como Google Drive, Dropbox, etc. probablemente sería mejor usar Slack en lugar de 365 Grupos, debido a su gran cantidad de integraciones disponibles. Habiendo dicho eso, Colaboración de oficina usando Dropbox Mejore la edición colaborativa de archivos de Office con Dropbox y Project HarmonyDropbox ha hecho un movimiento prometedor hacia la escritura y edición colaborativas. Project Harmony ofrece a los usuarios de Dropbox for Business acceso temprano a una nueva función de colaboración de escritorio. Lee mas es posible, simplemente no es lo ideal.

Para crear un grupo en Outlook 2016, siga estas instrucciones. Para crear un grupo con Outlook 365 basado en la web, siga estas instrucciones.

Office 365 Planner

Así como los Grupos de Outlook parecen ser la respuesta de Microsoft a Slack, Planificador 365 parece que es la respuesta de Microsoft a Trello.

Lamentablemente, solo está disponible en ciertos negocios y planes escolares. Con Planner, puede organizar más visualmente proyectos y tareas de equipos grandes, en todos sus dispositivos, para ayudarlos a ser más manejables. En las propias palabras de Microsoft:

Planner facilita a su equipo crear nuevos planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, conversar sobre lo que está trabajando y obtener actualizaciones sobre el progreso.

Las tareas pueden clasificarse por estado o a quién están asignadas, y los usuarios individuales pueden ver fácilmente una lista de tareas asignadas a ellos. Gráficos coloridos también visualizan el estado de cada proyecto de un vistazo.

Este es sólo el comienzo

En los últimos años, Microsoft vio a Microsoft ponerse al día con competidores que estaban muy por delante de ellos en términos de características de colaboración.

Pero a pesar de que Microsoft se ha puesto al día, la compañía no se detiene allí. Pronto veremos el lanzamiento de Microsoft GigJam. Esta aplicación le permitirá conectar su trabajo a varias aplicaciones en la web, desde Salesforce hasta Google Drive. A su vez, la automatización de tareas repetitivas será más fácil, y también lo será la colaboración. Permitir que las personas correctas vean la información correcta en el momento correcto, con suerte será mucho más fácil.

Queda mucho por hacer. La estructura de los productos de Microsoft está lejos de ser fácil de entender. La cantidad de paquetes a los que puede suscribirse y las aplicaciones a las que tendrá acceso siguen siendo un desastre. La coedición en tiempo real en algunas aplicaciones necesita mejorar. A pesar de esto, las características de colaboración que ahora ofrece Microsoft finalmente han alineado a Office con la mayoría de sus competidores.

¿Cree que utilizará estas funciones para mejorar sus flujos de trabajo colaborativos en el trabajo?