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Todos odian las reuniones, pero todos saben que son esenciales al mismo tiempo. Entonces, ¿cómo hacer que las reuniones sean más eficientes en lugar de una gran pérdida de tiempo? Estos sitios web y aplicaciones pueden ayudar.
Las herramientas de este artículo son más adecuadas para reuniones en persona. Si bien también puedes usarlos para equipos remotos, estás mejor con el Las mejores herramientas gratuitas de reunión en línea para colaborar con su equipo Las 6 mejores herramientas gratuitas para reuniones en línea para colaborar con su equipoLos equipos pequeños no necesitan aplicaciones empresariales caras para la colaboración. Aquí hay seis herramientas fantásticas que puede usar para administrar los datos, la comunicación y más de su equipo. Gratis. Lee mas . Desde videoconferencias hasta gestión de proyectos, hay algo para todos en esa lista.
La lechuga se encuentra (Web): encuentre cuándo puede reunirse, no es necesario registrarse
Es molesto suscribirse a un nuevo servicio para cada pequeña tarea. Lettuce Meet es una aplicación web simple para determinar la fecha y hora más conveniente para que todos se reúnan, preguntando por las preferencias de cada uno.
Es terriblemente simple. Comience una reunión deseada con su nombre y propósito, luego agregue las fechas en las que puede reunirse y elija espacios de tiempo en cada día que esté libre. Envíe la URL única de Lettuce Meet a cualquier otra persona, que pueda agregar su propia disponibilidad de manera similar. Los espacios libres de todos los participantes (indicados en verde) se superpondrán entre sí, mostrándole los mejores momentos para reunirse.
Lettuce Meet es uno de esos simples herramientas de colaboración sin registro Más de 10 herramientas de colaboración sin registro que puede usar en 10 segundosColaborar en línea puede ahorrarle a usted y a su equipo tiempo y dinero. Colaborar rápidamente puede ahorrar un poco más. Estas herramientas están listas para usar cuando usted lo esté. No se requiere registro. Lee mas que te ayudan a hacer las cosas sin saltar a través de los aros. Dentro de su propia empresa, es más fácil usar Google Calendar o Microsoft Outlook. Pero cuando se trata de una reunión con personas externas, como clientes o clientes, una herramienta sencilla como Lettuce Meet es un camino más neutral.
¿A menudo tienes que soportar reuniones largas e inútiles? Eso suele suceder porque la persona que dirige la reunión no se ha preparado lo suficientemente bien. Esta lista de verificación de la reunión del equipo garantizará que la reunión se desarrolle sin problemas tanto para el líder como para los participantes.
La lista de verificación se divide en tareas para antes, durante y después de una reunión. La parte "Durante" está llena de pequeños detalles a los que debe prestar atención, porque esas son las cosas que a menudo descarrilan las reuniones. Por ejemplo, "un tema se discutirá a la vez" y "cada tema de la agenda se terminará en voz alta" parecen triviales, pero contribuirán en gran medida a garantizar que la reunión sea un éxito.
Puede imprimir la lista de verificación completa para llevarla a la reunión. La Lista de verificación de la reunión del equipo lo alienta a hacer clic en todos los botones de la lista de verificación y enviarla por correo electrónico a todos los participantes, ya que declarar sus objetivos en voz alta crea un poco de presión social para ayudarlo a desempeñarse. Es similar a tener un grupo intelectual para lograr los objetivos Cómo un grupo Mastermind puede ayudarlo a lograr más objetivosEl término "grupo de expertos" se está aplicando mucho en la esfera del desarrollo personal en estos días, pero ¿qué son exactamente, funcionan y cómo podría establecer su propio grupo? Lee mas .
Cada reunión necesita una agenda fija. Si no tiene eso en su lugar, se dirige a una discusión serpenteante donde no se hace nada y todos pierden su tiempo. Para aprender a establecer la agenda de la reunión, use estas plantillas gratuitas como guías.
La lista de plantillas gratuitas de Smartsheet cubre una variedad de escenarios de reunión diferentes: reunión informal, reunión de negocios, reunión de la junta, reunión de equipo, reunión simple, reunión semanal, etc. Puede usar estas plantillas en Microsoft Word, Google Docs o cualquier procesador de texto que desee que admita el formato de archivo DocX.
Si bien las plantillas son una buena columna vertebral para establecer la agenda, asegúrese de leer también Harvard Business Review's consejos sobre cómo diseñar una agenda de reunión. Tiene algunos trucos geniales, como enumerar temas como preguntas que el equipo debe responder, en lugar de títulos genéricos y abiertos.
Finalmente, si no encuentra lo que necesita en las plantillas de agenda anteriores, consulte nuestra lista de otros 15 plantillas de agenda de reuniones para Word 15 plantillas gratuitas de agenda de reuniones para Microsoft WordEstas plantillas de agenda de reuniones gratuitas para Microsoft Word pueden ayudarlo a comenzar bien cualquier tipo de reunión. Lee mas .
De acuerdo (Web): tome minutos de la reunión, compártalos y asigne tareas
Una persona en cada reunión debe tener la tarea de tomar minutos. "Acta de la reunión" es básicamente una lista de todo lo notable que sucedió. Esto puede ser tareas, información, discusiones de temas o más. AgreeDo lo ayuda a separarse fácilmente y de forma gratuita.
Es fácil crear una cuenta, configurar una reunión e invitar a los participantes. Cada elemento se puede marcar como uno de cuatro tipos: información, decisión, tarea o tema. Esto hace que sea más fácil para alguien tomarse minutos para apuntar las cosas rápidamente en este momento y luego convertirlas en la categoría correcta.
Se pueden asignar tareas a los participantes agregando su correo electrónico, y también puede darle una fecha límite. También puede agregar un archivo adjunto a cada reunión. Los participantes también pueden agregar comentarios a las actas.
La versión gratuita de AgreeDo lo restringe a cuatro reuniones por mes, y tres participantes y un archivo adjunto por reunión. La versión premium puede aumentar estos límites según sus necesidades.
Es una buena práctica concluir cada reunión repasando sus actas y asegurándose de que todos estén de acuerdo con ellas. Si AgreeDo no es su taza de té, puede usar plantillas de actas de reuniones Las 12 mejores plantillas de minutos de reuniones para profesionalesEl formato del acta de la reunión captura lo esencial. Utilice una de estas plantillas de actas de reuniones para aplicar rápidamente el formato MOM. Lee mas para Microsoft Word o Google Docs.
No se trata solo de ponerse de pie (eBook): guía gratuita para las reuniones diarias de la mañana
La aplicación de gestión de proyectos Qlutter se trata de hacer que el trabajo sea eficiente. Crearon un libro electrónico gratuito que enseña sus propias prácticas sobre cómo organizar una reunión matutina diaria eficiente y efectiva.
A través de ocho capítulos, el libro electrónico habla sobre los beneficios de las reuniones matutinas, cómo hacer que su equipo se sume a la idea y cómo organizar la reunión. Es un libro corto de 44 páginas, pero al final, se sentirá mejor equipado para organizar reuniones diarias en forma de reuniones stand-up o scrum.
Deberá suscribirse al boletín Qlutter si desea el libro, después de lo cual puede obtenerlo en formato PDF, mobi o epub. Es más fácil enviarlo directamente a tu Kindle.
Descargar: No se trata solo de ponerse de pie (eBook) [Ya no está disponible]
Qué hacer cuando no diriges la reunión
Así que ahora tiene herramientas sencillas para configurar la reunión, crear una lista de verificación para mantenerla encaminada, establecer una agenda y tomarse minutos. Incluso sabe cómo organizar una reunión diaria de manera eficiente. Pero todo eso es inútil si no lideras la reunión.
En caso de que su jefe haya convocado la reunión, y que tienden a dejar que las reuniones vaguen sin rumbo, debe hacer algo al respecto. Comience enviando este artículo en el ocho reglas que un jefe debe saber para reuniones eficientes ¿Harto de reuniones ineficientes? Envíe estas 8 reglas a su jefeSi una reunión está bien organizada, no hay razón para que no pueda mejorar la productividad, el sentido del propósito y la moral. Aquí hay algunas reglas a seguir para reuniones efectivas. Lee mas . Sin embargo, hágalo cortésmente o envíelo anónimamente.
Mihir Patkar escribe sobre tecnología y productividad cuando no está atrapado viendo repeticiones.